Chuẩn hóa danh mục chứng từ
Hoạt động tiêu hủy hàng hóa vốn là nghiệp vụ nhạy cảm vì liên quan trực tiếp đến việc miễn, giảm hoặc không thu thuế. Thông tư số 121/2025/TT-BTC đã cụ thể hóa danh mục chứng từ để đảm bảo rằng mọi mặt hàng bị loại bỏ khỏi lưu thông đều có bằng chứng pháp lý rõ ràng.
Những thay đổi này đòi hỏi doanh nghiệp phải có tư duy quản lý dữ liệu chính xác và tuân thủ lộ trình số hóa của ngành Hải quan.
Đối với hàng hóa của các đối tượng được hưởng quyền ưu đãi miễn trừ, giấy tờ chứng minh đã hoàn thành việc tiêu hủy trở thành thành phần không thể tách rời trong hồ sơ hải quan. Đây không chỉ là một tờ biên bản thông thường mà phải là văn bản có giá trị pháp lý cao nhất, xác nhận rằng hàng hóa đã thực sự bị tác động vật lý để không còn giá trị sử dụng.
Đi kèm với đó, doanh nghiệp phải trình nộp Sổ định mức miễn thuế để cơ quan Hải quan thực hiện việc đối chiếu và trừ lùi hạn mức theo đúng quy định.
 |
| Hoạt động nghiệp vụ tại trụ sở cơ quan Hải quan. |
Thông tư số 121/2025/TT-BTC đẩy mạnh việc chấp nhận các chứng từ điện tử và giao dịch xuyên biên giới. Trong kỷ nguyên thương mại số, các chứng từ tiêu hủy do phía nước ngoài phát hành dưới dạng thông điệp dữ liệu, fax hay thư điện tử (email) đều được chấp nhận nếu người khai hải quan ký tên, đóng dấu xác nhận bản chụp và cam kết chịu trách nhiệm về tính trung thực.
Tuy nhiên, một lưu ý khắt khe là các chứng từ không phải tiếng Việt hoặc tiếng Anh bắt buộc phải có bản dịch đi kèm và doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về nội dung chuyển ngữ này.
Ngoài ra, tính toàn vẹn của hồ sơ được bảo đảm qua các quy chuẩn về hình thức. Đối với hồ sơ giấy chuyển đổi sang điện tử, nếu văn bản có nhiều trang, doanh nghiệp phải đóng dấu giáp lai hoặc xác nhận đầy đủ tại từng trang. Việc sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID để kết nối với Hệ thống hải quan cũng được khuyến khích, nhằm đồng bộ hóa dữ liệu định danh cá nhân/tổ chức với quy trình nghiệp vụ hải quan, tạo nên một hành lang pháp lý an toàn và minh bạch.
Bổ sung yêu cầu xây dựng định mức riêng
Một điểm mới nổi bật và có sức ảnh hưởng lớn đến các doanh nghiệp gia công, sản xuất xuất khẩu chính là yêu cầu xây dựng định mức riêng cho các sản phẩm tái nhập về sửa chữa hoặc tái chế.
Trước đây, việc quản lý định mức thường tập trung vào nguyên liệu nhập khẩu để sản xuất mới, nhưng Thông tư số 121/2025/TT-BTC đã lấp đầy khoảng trống pháp lý đối với hàng hóa quay lại chuỗi cung ứng.
Quy định này xuất phát từ việc hàng hóa tái nhập thường có tính chất không đồng nhất. Một sản phẩm lỗi quay về sửa chữa có thể cần thêm nguyên liệu phụ trợ mới, hoặc chỉ đơn giản là thay thế một linh kiện cụ thể. Do đó, việc áp dụng định mức sản xuất thông thường cho hàng tái chế là không chính xác và dễ dẫn đến sai lệch khi quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu.
Theo quy định mới tại Thông tư số 121/2025/TT-BTC, doanh nghiệp phải xây dựng định mức thực tế cho từng mã sản phẩm tái chế. Định mức này phải phản ánh chính xác lượng nguyên liệu, vật tư tiêu hao thực tế trong quá trình khắc phục lỗi hoặc nâng cấp sản phẩm.
Việc tách bạch định mức “sản xuất mới” và định mức “sửa chữa/tái chế” giúp cơ quan Hải quan kiểm soát chặt chẽ lượng nguyên liệu miễn thuế được đưa vào quy trình khắc phục hàng lỗi, tránh tình trạng lợi dụng danh nghĩa tái chế để tiêu thụ nguyên liệu vào mục đích khác.
Quy định này cũng yêu cầu doanh nghiệp nâng cấp hệ thống quản trị nội bộ. Việc quản lý kho bãi, theo dõi tách biệt giữa hàng hóa sản xuất mới và hàng tái nhập sửa chữa không còn là lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc để phục vụ công tác kiểm tra, hậu kiểm.
Nếu doanh nghiệp không xây dựng được hệ thống định mức riêng biệt và minh bạch, việc giải trình số liệu với cơ quan Hải quan khi thực hiện quyết toán năm sẽ trở nên vô cùng khó khăn, thậm chí đối mặt với rủi ro bị bác bỏ các chứng từ liên quan đến tiêu hao nguyên liệu.
Sự thay đổi này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại quy trình quản lý định mức nội bộ ngay từ bây giờ để đảm bảo sự tương thích tuyệt đối với các tiêu chuẩn giám sát mới từ cơ quan Hải quan.
