Pháp lý chứng từ điện tử
Sau 1 tháng triển khai thực hiện các quy định tại Thông tư số 121/2025/TT-BTC, thực tế phát sinh một số vướng mắc. Điển hình, tại Chi cục Hải quan khu vực XII gặp vướng trong việc áp dụng Luật Giao dịch điện tử.
Mặc dù, Thông tư số 121/2025/TT-BTC đã xác lập một định hướng nhất quán khi làm thủ tục hải quan, người khai phải thực hiện nộp và xuất trình các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan thông qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan theo nguyên tắc tự chịu trách nhiệm.
 |
| Công chức Hải quan kiểm tra hệ thống giám sát hàng hóa tại doanh nghiệp. Ảnh: H.Nụ |
Điểm cốt lõi là việc công nhận bản chính dưới dạng thông điệp dữ liệu hoặc các chứng từ được chuyển đổi từ văn bản giấy sang dữ liệu điện tử, với điều kiện đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật của Luật Giao dịch điện tử. Sự chuyển dịch này cho phép cộng đồng doanh nghiệp thực hiện toàn bộ quy trình trên môi trường số, thay thế hoàn toàn phương thức nộp trực tiếp hay gửi qua đường bưu chính vốn là nguyên nhân gây chậm trễ cho dòng chảy thương mại.
Tuy nhiên, đi kèm với sự thông thoáng về hình thức là yêu cầu khắt khe về trách nhiệm tuân thủ và tính đồng bộ của dữ liệu. Người khai hải quan phải cam kết về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của nội dung đã khai báo, đồng thời đảm bảo sự thống nhất tuyệt đối giữa hồ sơ lưu trữ tại doanh nghiệp với dữ liệu hiện diện trên hệ thống hải quan.
Đối với những trường hợp đặc thù mà pháp luật chuyên ngành như Nghị định số 167/2025/NĐ-CP hay Nghị định số 134/2016/NĐ-CP bắt buộc phải hiện diện bản chính dưới dạng giấy, doanh nghiệp mới thực hiện nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính.
Do đó, cơ chế này đòi hỏi doanh nghiệp phải chuyên nghiệp hóa năng lực quản trị chứng từ số để tối ưu hóa thời gian thông quan và kiểm soát chặt chẽ rủi ro pháp lý phát sinh.
Kỹ thuật xử lý bản scan ký số và quy trình trừ lùi giấy phép điện tử
Một vấn đề trọng tâm trong nghiệp vụ hiện nay là cơ chế kiểm tra, đối chiếu và thực hiện kỹ thuật trừ lùi đối với các chứng từ đặc thù như Giấy phép khi tồn tại dưới định dạng điện tử.
Theo hướng dẫn điều hành, người khai hải quan có nghĩa vụ hoàn thiện đầy đủ các chỉ tiêu thông tin trên tờ khai theo mẫu số 01, 02 và các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan quy định tại Điều 16 theo mẫu số 03 Phụ lục II ban hành kèm Thông tư số 38/2015/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư số 121/2025/TT-BTC.
Trong giai đoạn Hệ thống chưa sẵn sàng các chức năng tiếp nhận chỉ tiêu chuyên biệt, phương thức nộp bản scan có xác nhận bằng chữ ký số thông qua hệ thống được xác lập như một căn cứ pháp lý thay thế bản giấy để thực hiện các bước kiểm tra nghiệp vụ tiếp theo.
Đối với quy trình trừ lùi số lượng hàng hóa trên giấy phép – một mắt xích then chốt trong quản trị hàng hóa theo định ngạch – cơ quan Hải quan xác nhận việc kiểm tra hồ sơ vẫn tuân thủ nghiêm ngặt Điều 32 Luật Hải quan nhưng được thực thi hoàn toàn trên nền tảng dữ liệu điện tử.
Đối với việc thực hiện nghiệp vụ trừ lùi thực tế, quy trình tiếp tục bám sát hướng dẫn tại Công văn số 8175/TCHQ-GSQL ngày 31/12/2019. Cơ chế này đảm bảo rằng dù chứng từ được thể hiện dưới dạng điện tử hay bản scan ký số, việc ghi nhận và trừ lùi số lượng hàng hóa đã sử dụng vẫn diễn ra chính xác, liên thông và lưu vết dữ liệu hệ thống.
Điều này cho phép doanh nghiệp chủ động hoàn toàn trong việc quản lý hạn mức còn lại của giấy phép, loại bỏ rủi ro sai lệch số dư khi làm thủ tục tại các chi cục khác nhau, từ đó gia tốc tốc độ lưu thông hàng hóa trong chuỗi cung ứng toàn cầu.
Theo đại diện Cục Hải quan, sự giao thoa giữa Luật Giao dịch điện tử và các quy định mới tại Thông tư số 121/2025/TT-BTC đã kiến tạo hành lang pháp lý minh bạch cho lộ trình số hóa toàn diện hồ sơ hải quan. Việc làm chủ các mẫu chỉ tiêu thông tin và quy trình nộp bản scan ký số không chỉ đơn thuần là tuân thủ thủ tục, mà còn là giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa lợi thế của mô hình Hải quan số, trực tiếp giảm thiểu gánh nặng hành chính và khẳng định vị thế tuân thủ trong môi trường thương mại quốc tế đầy biến động.
