Hóa giải rủi ro “hủy oan” tờ khai: Khi quy trình số cần một điểm tựa từ thực tiễn

Nỗi lo đặt ra

Để tránh rủi ro, theo quy định tại điểm a.5 Điều 22 Thông tư số 121/2025/TT-BTC, cơ quan quản lý thiết lập một chế tài kỹ thuật nghiêm khắc. Theo đó, hệ thống sẽ thực hiện chức năng tự động hủy tờ khai hải quan xuất khẩu đối với hàng hóa giao dịch giữa doanh nghiệp nội địa và doanh nghiệp chế xuất, hoặc giữa các doanh nghiệp chế xuất với nhau, nếu quá thời hạn 15 ngày kể từ ngày thông quan mà không có tờ khai nhập khẩu đối ứng.

Công chức Hải quan hướng dẫn doanh nghiệp làm thủ tục hải quan để tránh rủi ro.

Vấn đề này đã trở thành tiêu điểm tranh luận ngay tại Hội nghị tập huấn, giới thiệu văn bản quy phạm pháp luật mới ban hành và Phần mềm quản lý, làm thủ tục đối với phương tiện vận tải xuất nhập cảnh do Cục Hải quan tổ chức. Tại đây, Công ty TNHH vật liệu băng keo Nitto Denko đặt ra tình huống thực tế tờ khai hải quan xuất khẩu đối với hàng hóa mua, bán, thuê, mượn giữa doanh nghiệp nội địa với doanh nghiệp chế xuất, doanh nghiệp trong khu phi thuế quan, giữa hai doanh nghiệp chế xuất quá hạn 15 ngày kể từ ngày thông quan hoặc giải phóng hàng nhưng người nhập khẩu không đăng ký tờ khai nhập khẩu đối ứng.

Công ty TNHH vật liệu băng keo Nitto Denko thắc mắc, nếu quá 15 ngày thì hệ thống của cơ quan Hải quan sẽ tự động hủy tờ khai xuất khẩu. Trong trường hợp tờ khai nhập khẩu đã mở nhưng vì lý do nào đó (sai số quản lý nội bộ) mà hệ thống không tự nhận diện mà tự động hủy tờ khai xuất khẩu thì sao?

Công ty TNHH vật liệu băng keo Nitto Denko đề xuất nếu tờ khai nhập khẩu chưa mở trong vòng 15 ngày thì vẫn cho phép mở tờ khai nhập khẩu và phạt vi phạm hành chính, chứ không tự động hủy tờ khai xuất khẩu.

Tái lập vai trò kiểm chứng thực tế

Trước vấn đề này của doanh nghiệp, Cục Hải quan đã đưa ra phản hồi mang tính định hướng quản trị rủi ro. Thay vì phó mặc hoàn toàn số phận của tờ khai cho các thuật toán tự động, cơ quan Hải quan đã xác lập một quy trình xác minh trực tiếp trước khi thực thi lệnh hủy.

Theo đó, đối với các trường hợp hủy tờ khai xuất khẩu tại chỗ, xuất khẩu phi thuế quan quá hạn 15 ngày không có tờ khai nhập khẩu tại chỗ đối ứng, công chức thực hiện rà soát, liên hệ với người xuất khẩu tại chỗ/phi thuế quan và người nhập khẩu tại chỗ/phi thuế quan để xác định việc thực hiện thủ tục nhập khẩu tương ứng.

Đây được xem là một hành lang quản trị đặc biệt quan trọng trong giai đoạn chuyển đổi số. Việc yêu cầu công chức phải rà soát và liên hệ đã chuyển đổi cơ chế hủy tờ khai từ trạng thái tự động hóa cứng sang thẩm định thực tế. Bước đệm này cho phép doanh nghiệp có cơ hội đối soát dữ liệu, giải trình các sai sót kỹ thuật khách quan hoặc sự chậm trễ ngoài ý muốn từ phía đối tác nhập khẩu trước khi thông tin bị xóa bỏ vĩnh viễn khỏi hệ thống.

Hơn thế nữa, để giải quyết triệt để nỗi lo vi phạm hành chính do lỗi hệ thống, cơ quan Hải quan đã phác thảo một lộ trình minh bạch hơn khi Hệ thống Hải quan số chính thức vận hành đồng bộ.

Thời điểm vận hành đồng bộ, quy trình sẽ được bổ sung một “van an toàn” về mặt thông tin. Cụ thể, trước khi thực hiện tự động hủy (trước 5 ngày), hệ thống thông báo cho người khai về việc chưa có tờ khai nhập khẩu đối ứng. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa công nghệ và nghiệp vụ rà soát của cơ quan Hải quan chính là minh chứng cho tinh thần kiến tạo của ngành Hải quan.

Theo đại diện Ban Giám sát quản lý về hải quan (Cục Hải quan), công nghệ được sử dụng như một công cụ để tối ưu hóa, nhưng tính chính xác của dữ liệu và sự đồng hành cùng thực tế vận hành của doanh nghiệp mới là nền tảng cốt lõi để chính sách thực sự thúc đẩy kinh tế bền vững. Đây không chỉ là một hướng dẫn nghiệp vụ đơn thuần, mà còn là cam kết của cơ quan quản lý trong việc đảm bảo một môi trường kinh doanh minh bạch, tiên liệu được và an toàn cho mọi thực thể kinh tế.