Hoàn thiện quy định về chứng từ điện tử trong thủ tục hải quan

Nghị định số 336/2026/NĐ-CP xác định chứng từ điện tử là một bộ phận của hồ sơ hành chính thực hiện theo Cơ chế một cửa quốc gia. Ảnh: Cục Hải quan

Chứng từ đáp ứng yêu cầu pháp lý

Nghị định số 336/2026/NĐ-CP xác định chứng từ điện tử là một bộ phận của hồ sơ hành chính thực hiện theo Cơ chế một cửa quốc gia, gồm chứng từ điện tử và chứng từ giấy. Đáng chú ý, chứng từ điện tử không chỉ là những chứng từ được tạo lập trực tiếp trên môi trường số mà còn bao gồm chứng từ giấy được chuyển đổi sang dạng điện tử.

Theo Điều 14, chứng từ điện tử sử dụng để thực hiện thủ tục hành chính qua Cổng thông tin một cửa quốc gia phải được lập theo tiêu chí, định dạng và mẫu chứng từ do bộ quản lý ngành, lĩnh vực quy định. Trường hợp pháp luật chuyên ngành yêu cầu sử dụng chữ ký số, chứng từ điện tử phải được ký số theo quy định về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số; đồng thời phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu của pháp luật chuyên ngành về chứng từ.

Quy định này làm rõ một vấn đề cốt lõi, điện tử hóa chứng từ phải đi cùng chuẩn hóa dữ liệu và xác thực pháp lý. Một tệp được tạo ra từ việc quét tài liệu giấy chưa đương nhiên trở thành chứng từ điện tử đáp ứng yêu cầu của thủ tục. Giá trị sử dụng của chứng từ còn phụ thuộc vào việc chứng từ đó có đúng tiêu chí, đúng định dạng, đúng mẫu và đáp ứng yêu cầu về xác thực theo quy định hay không.

Yêu cầu này gắn với toàn bộ quy trình xử lý trên Cổng thông tin một cửa quốc gia. Theo Điều 13, người khai gửi thông tin, thực hiện thủ tục hành chính đến Cổng; Cổng tiếp nhận, cấp mã số hồ sơ và chuyển thông tin đến hệ thống xử lý chuyên ngành. Cơ quan xử lý tiếp nhận, xử lý và phản hồi trạng thái, kết quả xử lý đến Cổng để phản hồi cho người khai.

Trong quy trình đó, chữ ký số không chỉ mang ý nghĩa kỹ thuật mà còn là một thành tố xác thực. Điều 12 quy định chứng từ điện tử được sử dụng để thực hiện thủ tục hành chính qua Cổng phải được ký số theo quy định.

Theo đại diện Cục Hải quan, chứng từ điện tử được đặt trong mối liên hệ giữa người khai - chứng từ - chữ ký số - Cổng thông tin - hệ thống xử lý chuyên ngành. Đây là nền tảng để xác định chủ thể thực hiện, bảo đảm trách nhiệm đối với nội dung đã khai và tạo cơ sở cho việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ trên môi trường điện tử.

Điểm này cũng phù hợp với trách nhiệm của người khai được quy định trong Nghị định số 336/2026/NĐ-CP. Theo đó, người khai phải thực hiện đầy đủ các yêu cầu xử lý thủ tục và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của nội dung đã khai, chứng từ đã nộp, xuất trình và sự thống nhất về nội dung giữa các chứng từ.

Kiểm soát chuyển đổi chứng từ

Nếu Điều 14 đặt ra điều kiện để chứng từ điện tử được sử dụng trong thủ tục thì Điều 15 tập trung giải quyết một vấn đề có ý nghĩa thực tiễn hơn: khi chứng từ thay đổi hình thức, làm thế nào để vẫn giữ nguyên giá trị và khả năng kiểm chứng.

Nghị định số 336/2026/NĐ-CP quy định việc tạo lập, chuyển đổi chứng từ điện tử từ chứng từ giấy và ngược lại phải tuân thủ pháp luật về giao dịch điện tử, pháp luật chuyên ngành và các điều kiện được quy định tại Điều 15.

Đối với chứng từ giấy chuyển sang chứng từ điện tử, yêu cầu đầu tiên là bản điện tử phải phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ giấy. Đồng thời, chứng từ điện tử chuyển đổi phải có chữ ký số của người khai theo quy định.

Nghị định số 336/2026/NĐ-CP quy định việc tạo lập, chuyển đổi chứng từ điện tử từ chứng từ giấy. Ảnh: Cục Hải quan

Theo cơ quan Hải quan, việc chuyển đổi không tạo ra một nội dung mới mà phải bảo toàn nội dung của chứng từ gốc. Cùng với đó, yêu cầu về chữ ký số tạo thêm căn cứ xác định chủ thể thực hiện việc chuyển đổi và đưa chứng từ vào quy trình điện tử.

Ở chiều ngược lại, khi chứng từ điện tử được chuyển thành chứng từ giấy, bản giấy cũng phải phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ điện tử. Đặc biệt, bản giấy phải có dấu hiệu nhận biết để xác định được chứng từ này được chuyển đổi từ chứng từ điện tử và phục vụ tra cứu thông tin về chứng từ điện tử trên Cổng thông tin một cửa quốc gia.

Đây là điểm làm cho quy định về chuyển đổi có chiều sâu hơn so với yêu cầu đơn thuần về sao chép nội dung. Nghị định đồng thời đặt ra hai yêu cầu: bảo đảm nội dung không bị thay đổi và bảo đảm có thể truy ngược từ bản chuyển đổi về nguồn dữ liệu ban đầu.

Theo Luật sư Hoàng Văn Hướng, Giảng viên Học viện Tư pháp, Trưởng Văn phòng Luật sư Hoàng Hưng - Đoàn Luật sư TP. Hà Nội, điểm quan trọng của chứng từ chuyển đổi là phải bảo đảm mối liên hệ giữa bản điện tử và bản giấy. Nếu không xác định được nguồn gốc và tính toàn vẹn của nội dung, việc đối chiếu trong quá trình kiểm tra sẽ gặp khó khăn.

Với cách thiết kế này, bản giấy và bản điện tử không được xem là hai hồ sơ độc lập. Khi chuyển đổi, mối liên hệ giữa hai dạng chứng từ phải được duy trì để phục vụ kiểm tra, đối chiếu và xác định nguồn gốc khi cần thiết.

Nghị định số 336/2026/NĐ-CP còn quy định trách nhiệm lưu trữ đối với toàn bộ quá trình. Người khai có trách nhiệm lưu trữ chứng từ điện tử và chứng từ giấy theo quy định; đơn vị quản lý Cổng thông tin một cửa quốc gia phải lưu trữ, sao lưu và bảo đảm an ninh thông tin, an ninh mạng, an ninh dữ liệu đối với các giao dịch trên Cổng; cơ quan xử lý có trách nhiệm lưu trữ và bảo đảm an ninh đối với thông tin, dữ liệu gửi đến Cổng.

Trách nhiệm chuẩn hóa cũng được phân định cho các bộ quản lý ngành, lĩnh vực. Các bộ có trách nhiệm quy định tiêu chí, định dạng, biểu mẫu chứng từ điện tử thuộc phạm vi quản lý và tổ chức hệ thống xử lý chuyên ngành để tiếp nhận, xử lý dữ liệu từ Cổng thông tin một cửa quốc gia.

Đặc biệt, các Phụ lục III và IV của Nghị định số 336/2026/NĐ-CP đã quy định thống nhất các nhóm chỉ tiêu thông tin của hồ sơ và kết quả xử lý trên Cổng, bao gồm thông tin về hồ sơ, tổ chức/cá nhân, hàng hóa, vận tải và kết quả giải quyết.

Từ đó, chứng từ điện tử được đặt trong một vòng đời thống nhất: tạo lập, ký số, gửi, tiếp nhận, xử lý, phản hồi, lưu trữ và khi cần thiết chuyển đổi giữa hai dạng chứng từ. Ở mỗi khâu, yêu cầu về tính hợp pháp, tính toàn vẹn và khả năng truy xuất được duy trì.

Điểm đáng chú ý của Nghị định số 336/2026/NĐ-CP không chỉ nằm ở việc thay thế chứng từ giấy bằng chứng từ điện tử, mà ở việc thiết lập cơ chế để chứng từ có thể được xác thực và sử dụng xuyên suốt quy trình xử lý trên môi trường số. Đây là nền tảng quan trọng để Cơ chế một cửa quốc gia chuyển từ tiếp nhận hồ sơ điện tử sang xử lý hồ sơ dựa trên dữ liệu, liên thông giữa Cổng thông tin và các hệ thống chuyên ngành.