Doanh nghiệp gia công, xuất khẩu lưu ý về thủ tục khai báo để tránh sai phạm

Công chức Cục Hải quan Bình Định làm thủ tục cho doanh nghiệp. Ảnh: T.H

Tránh sai khi lập báo cáo quyết toán

Theo lãnh đạo Phòng Nghiệp vụ, Cục Hải quan Bình Định, phần lớn DN làm thủ tục hải quan tại các của khẩu trên địa bàn do đơn vị quản lý chuyên về lĩnh vực gia công, sản xuất xuất khẩu, nên việc nhận biết các lỗi thường gặp để thực hiện đúng quy định, phòng ngừa rủi ro, hạn chế sai sót phát sinh trong lập báo cáo quyết toán là vấn đề được nhiều DN quan tâm.

Hiện nay, các DN khi nộp báo cáo quyết toán hay gặp phải các lỗi về định mức nguyên phụ liệu, chênh lệch số liệu giữa các chứng từ,... khiến cho nhiều DN gặp khó khăn trong quá trình lập báo cáo quyết toán. Để hạn chế những vi phạm, DN cần nắm rõ các nguyên tắc lập sổ kế toán và báo cáo quyết toán đảm bảo dữ liệu trên chứng từ phải khớp nhau, tránh trường hợp chênh lệch ảnh hưởng đến mức thuế phải đóng cũng như uy tín của DN. Bên cạnh đó, DN cần cập nhật những văn bản pháp luật mới nhất và lưu ý các quy định chung để không bị trễ thời hạn cho phép nộp báo cáo quyết toán, với thời gian nộp chậm nhất là 90 ngày sau khi kết thúc năm tài chính.

Theo đó, DN cần hiểu đúng các hướng dẫn về các chỉ tiêu thông tin trên báo cáo quyết toán. Bên cạnh đó thường xuyên kiểm tra, rà soát các biến động có liên quan trong quá trình làm thủ tục hải quan như: mã nguyên liệu, vật tư, mã sản phẩm trên tờ khai với mã tại kho, mã kế toán - đơn vị tính, quy đổi đơn vị tính; tờ khai sửa, huỷ sau thông quan... Đồng thời, khi lập báo cáo quyết toán cần phải liên kết số liệu từ các bộ phận, từ thực tế sản xuất và hệ thống sổ, chứng từ kế toán theo dõi tại DN; thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý để kịp thời điều chỉnh khi phát hiện sai sót, chênh lệch.

Cùng với đó, Cục Hải quan Bình Định đã chia sẻ một số lỗi thường gặp trong khai báo hải quan, lập báo cáo quyết toán như: khai báo sai số lượng; nhập thừa, thiếu, xuất thừa, thiếu số lượng không khai bổ sung tờ khai hải quan; sử dụng nguyên liệu vật tư vào mục đích khác, bán nội địa không khai thay đổi mục đích sử dụng; không thông báo hợp đồng gia công, hợp đồng gia công lại… Nhiều nguyên nhân gây chênh lệch báo cáo quyết toán, như: không tìm hiểu, không nắm quy định pháp luật; bộ phận xuất nhập khẩu hiểu nhưng bộ phận có trách nhiệm liên quan không hiểu nên không thực hiện hoặc có thực hiện nhưng không đúng. Những vi phạm này có thể dẫn đến những rủi ro về truy thu thế, xử phạt các hành vi vi phạm hành chính; đánh giá mức độ tuân thủ của DN.

Do đó, giải pháp để phòng ngừa rủi ro là: DN cần rà soát toàn bộ quy trình quản lý, sử dụng nguyên liệu vật tư từ khi nhập nguyên liệu, xuất sản phẩm, lập báo cáo quyết toán đồng bộ giữa các bộ phận trong DN; duy trì theo dõi xây dựng định mức thực tế; tham chiếu với số liệu, quy định pháp luật với cơ quan Hải quan. Đặc biệt, mọi thay đổi liên quan đến địa điểm sản xuất, chế biến, lưu giữ hàng hóa sản phẩm phải thông báo cơ quan Hải quan bằng văn bản; chủ động kiểm kê và đối chiếu chéo các số liệu tổng hợp từ kiểm kê kho và bàn giao chi tiết rõ ràng khi có thay đổi nhân sự...

Hậu quả lớn nếu DN không tuân thủ

Đặc biệt, trước những quy định mới của Hải quan các nước Liên minh châu Âu (EU) về kiểm soát đối với hàng nhập khẩu, Cục Hải quan Bình Định đã đưa nhiều lưu ý, khuyến nghị đối với các doanh nghiệp xuất khẩu trên địa bàn nhằm tránh những hậu quả đáng tiếc.

Theo quy định của EU, từ 3/6/2024, tất cả DN có liên quan tới hàng hoá xuất khẩu từ Việt Nam vào EU đều phải khai báo dữ liệu trước khi hàng đến vào Hệ thống kiểm soát hàng hóa nhập khẩu (ICS2). Nếu DN Việt Nam không nắm được các quy định này có khả năng phải hứng chịu nhiều hậu quả nghiêm trọng.

Theo đó, Hệ thống ICS2 sẽ thu thập dữ liệu về tất cả hàng hóa trước khi đến biên giới EU cho phép xác định sớm các mối đe dọa về an ninh và giúp cơ quan Hải quan EU can thiệp vào thời điểm thích hợp nhất trong chuỗi cung ứng. Nhờ đó, bảo vệ an toàn và an ninh cho Hải quan EU một cách hiệu quả hơn, tăng cường bảo vệ công dân EU và thị trường nội địa trước các mối đe dọa khủng bố.

Do đó, DN sẽ phải khai báo dữ liệu trên Hệ thống ICS2, thông qua tờ khai nhập khẩu tóm tắt (ENS). Nghĩa vụ bắt đầu nộp các tờ khai như vậy sẽ không hoàn toàn giống nhau đối với tất cả các DN, phụ thuộc vào loại dịch vụ cung cấp trong quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế và được triển khai trong 3 giai đoạn vận hành của Hệ thống ICS2.

Thích ứng với những quy định của EU và để đáp ứng các nghĩa vụ về nộp dữ liệu ENS, các DN cần nâng cấp các hệ thống công nghệ thông tin, quy trình nghiệp vụ và đào tạo nhân sự. Ngoài ra, các DN bắt buộc phải thực hiện tự kiểm thử tính phù hợp trước khi bắt đầu các nghiệp vụ khai báo vào hệ thống.

Kể từ thời điểm 3/6/2024 trở đi, tất cả DN logistics, chuyển phát nhanh, giao nhận và các DN vận tải đường biển, đường hàng không, đường sắt, đường bộ có liên quan tới hàng hoá XK từ Việt Nam vào EU đều phải khai báo dữ liệu trước khi hàng đến vào Hệ thống ICS2. Nếu DN Việt Nam không nắm được các quy định này có khả năng phải hứng chịu hậu quả nghiêm trọng như: Các containers và lô hàng sẽ bị dừng tại biên giới với EU; hàng hoá sẽ không được Hải quan EU cho phép thông quan. Các tờ khai không đầy đủ hoặc bị từ chối, thậm chí sẽ bị cấm vận vì không tuân thủ quy định của EU.

DN cần lưu ý tới các yêu cầu thông tin trên khai báo tóm tắt - ENS như: khai báo mã HS; số đăng ký và định danh EORI (tương tự như mã số DN) của người nhận hàng tại EU; DN cũng phải khai báo thông tin về bên bán và bên mua và bắt buộc phải có bản mô tả đầy đủ hàng hóa bằng ngôn ngữ dễ hiểu và đủ chính xác để cơ quan Hải quan có thể xác định được hàng hóa.

Theo quy định, các cơ quan Hải quan EU có thể từ chối khai báo ENS trong trường hợp thiếu thông tin hoặc có các biện pháp can thiệp giảm thiểu rủi ro trong giai đoạn trước khi xếp hàng lên tàu hoặc trước khi hàng đến, yêu cầu người khai phải cung cấp các dữ liệu cần thiết, chẳng hạn trong trường hợp dữ liệu không chính xác. Do đó, DN cần phải quyết định tự phát triển hệ thống CNTT nội bộ hay sử dụng dịch vụ của một nhà cung cấp dịch vụ CNTT để gửi dữ liệu ENS lên Hệ thống ICS2. Đặc biệt, DN cần phải thỏa thuận sớm với các bên liên quan khác trong chuỗi cung ứng về cách thức nộp dữ liệu ENS.