Quản lý chặt tài khoản trên Cổng thông tin một cửa quốc gia

Quy định việc đăng ký, khóa, kích hoạt, thu hồi và quản lý tài khoản người sử dụng Cổng thông tin một cửa quốc gia. Ảnh: Cục Hải quan

Quản lý ngay từ khâu đăng ký

Trong quá trình thực hiện thủ tục trên Cổng thông tin một cửa quốc gia, tài khoản là điểm kết nối giữa người sử dụng với hệ thống. Vì vậy, kiểm soát tài khoản ngay từ khi đăng ký có ý nghĩa quan trọng, bởi đây là cơ sở để xác định đúng chủ thể thực hiện giao dịch và quyền sử dụng các chức năng trên Cổng thông tin.

Nghị định số 336/2026/NĐ-CP quy định việc thực hiện thủ tục hành chính đối với hàng hóa xuất nhập khẩu, quá cảnh; phương tiện vận tải xuất nhập cảnh, quá cảnh theo Cơ chế một cửa quốc gia, Cơ chế một cửa ASEAN đã dành Điều 11 để quy định việc đăng ký, khóa, kích hoạt, thu hồi và quản lý tài khoản người sử dụng Cổng thông tin một cửa quốc gia, đồng thời đặt nội dung quản lý chữ ký số trong cùng mạch quy định về tài khoản.

Cách tiếp cận này cho thấy yêu cầu quản lý không dừng ở việc cấp một tài khoản truy cập, mà hướng đến kiểm soát cả chủ thể và điều kiện sử dụng tài khoản.

Với người khai, thông tin đăng ký tài khoản được xây dựng theo các nhóm chỉ tiêu tại Phụ lục I của Nghị định số 336/2026/NĐ-CP. Trong đó có thông tin về tổ chức, người đại diện và chữ ký số. Các thông tin được xác định khá cụ thể, gồm tên tổ chức, địa chỉ, số điện thoại, thư điện tử, số đăng ký kinh doanh, mã số thuế, thông tin người đại diện theo pháp luật và những thông tin liên quan đến chữ ký số.

Đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc các bộ, ngành, thông tin đăng ký được thực hiện theo Phụ lục II của Nghị định số 336/2026/NĐ-CP. Việc quản lý gắn với thông tin cá nhân, đơn vị công tác và quyền sử dụng các chức năng trên hệ thống. Các bộ có trách nhiệm tổng hợp danh sách người sử dụng để phục vụ việc cấp và quản lý tài khoản.

Điểm đáng chú ý là thông tin đăng ký được kiểm tra, đối chiếu trước khi tài khoản được đưa vào sử dụng. Nếu thông tin chưa đầy đủ, chưa chính xác hoặc chưa đáp ứng yêu cầu, người đăng ký phải sửa đổi, bổ sung theo thông báo của đơn vị quản lý Cổng thông tin.

Đây là bước tưởng như đơn giản nhưng có ý nghĩa xuyên suốt quá trình giao dịch. Một tài khoản được xác lập trên cơ sở thông tin chính xác sẽ giúp cơ quan quản lý nhận diện được người sử dụng, tổ chức mà người đó đại diện cũng như những thông tin gắn với quyền truy cập.

Theo Cục Hải quan, quản lý tài khoản phải bắt đầu từ việc xác định đúng chủ thể sử dụng. Khi thông tin được kiểm tra ngay từ đầu, việc kiểm soát quyền truy cập và xác định trách nhiệm đối với các giao dịch trên hệ thống sẽ rõ ràng hơn.

Với doanh nghiệp, yêu cầu này cũng đặt ra vấn đề quản lý nội bộ. Tài khoản thực hiện thủ tục cần được giao cho đúng người, thông tin đăng ký phải được duy trì chính xác và những thay đổi liên quan đến người sử dụng hoặc thông tin của tổ chức cần được xử lý kịp thời.

Cách thiết kế này giúp hạn chế khoảng trống giữa thông tin đăng ký và thực tế sử dụng. Khi một người thực hiện thủ tục thay mặt doanh nghiệp, hệ thống có cơ sở để nhận diện mối liên hệ giữa người sử dụng với tổ chức. Đối với cán bộ thuộc các bộ, ngành, việc gắn tài khoản với đơn vị công tác cũng tạo cơ sở cho cơ quan quản lý theo dõi quyền sử dụng trên hệ thống.

Nhìn từ toàn bộ quy trình, tài khoản vì thế không phải một thông tin kỹ thuật đứng riêng. Tài khoản là một trong những yếu tố đầu tiên xác lập danh tính của chủ thể trong môi trường xử lý thủ tục điện tử. Quản lý tốt từ khâu đăng ký sẽ tạo nền tảng cho các bước kiểm soát tiếp theo.

Quyền truy cập gắn với trách nhiệm

Nếu khâu đăng ký giúp xác định ai được sử dụng hệ thống thì các quy định về khóa, kích hoạt và thu hồi nhằm bảo đảm quyền truy cập luôn phù hợp với thực tế.

Người khai hải quan có nghĩa vụ chủ động cung cấp đầy đủ thông tin trên Cổng thông tin một cửa quốc gia. Ảnh: H.Nụ

Theo Nghị định số 336/2026/NĐ-CP, tài khoản có thể bị khóa theo đề nghị của người khai hoặc cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực. Trường hợp phát hiện nguy cơ ảnh hưởng đến an toàn thông tin, an ninh mạng hoặc an ninh dữ liệu, đơn vị quản lý Cổng thông tin có thể khóa tài khoản để ngăn ngừa rủi ro đối với hệ thống.

Điều này tạo ra khả năng xử lý ngay khi xuất hiện vấn đề thay vì chờ đến khi giao dịch phát sinh hậu quả. Khi tài khoản có dấu hiệu liên quan đến nguy cơ về an toàn, quyền truy cập có thể được tạm dừng để kiểm soát tình hình.

Việc mở lại tài khoản cũng không thực hiện một cách tự động. Người sử dụng hoặc cơ quan có thẩm quyền phải đề nghị kích hoạt theo quy trình. Đối với tài khoản bị khóa do nguy cơ về an toàn, an ninh, việc kích hoạt trở lại gắn với việc xác định nguyên nhân và bảo đảm nguy cơ đã được xử lý.

Ở chiều ngược lại, những tài khoản không còn lý do để duy trì cũng được đặt trong diện thu hồi. Nghị định số 336/2026/NĐ-CP nêu các trường hợp như người khai đề nghị thu hồi, tổ chức không còn hoạt động, cán bộ, công chức, viên chức không còn thuộc đối tượng sử dụng hoặc người sử dụng vi phạm quy định về quản lý, khai thác và sử dụng Cổng thông tin.

Quy định này đưa quyền truy cập về sát với tình trạng thực tế của người sử dụng. Khi tổ chức không còn hoạt động hoặc một cán bộ không còn thuộc nhóm đối tượng sử dụng, tài khoản tương ứng không thể tiếp tục được duy trì như trước. Tương tự, khi tài khoản phát sinh vấn đề về an toàn hoặc người sử dụng vi phạm quy định, quyền truy cập có thể được xử lý theo từng trường hợp.

Trách nhiệm không chỉ đặt lên đơn vị quản lý Cổng thông tin. Người sử dụng phải bảo đảm an toàn, bí mật thông tin tài khoản. Khi phát hiện tài khoản bị mất hoặc thông tin tài khoản bị lộ, người sử dụng phải thông báo cho đơn vị quản lý Cổng thông tin để xử lý.

Đây là điểm cần được nhìn cùng với trách nhiệm quản lý chữ ký số. Chữ ký số được sử dụng để xác thực trong giao dịch điện tử và giá trị pháp lý được thực hiện theo pháp luật về chữ ký số, dịch vụ chứng thực chữ ký số. Khi thông tin liên quan đến chứng thư số thay đổi, người sử dụng phải cập nhật theo quy định.

Như vậy, một giao dịch điện tử trên Cổng thông tin không chỉ gắn với việc “có tài khoản”, mà còn liên quan đến việc tài khoản đó thuộc về ai và chữ ký số được sử dụng như thế nào. Tài khoản xác định chủ thể truy cập, trong khi chữ ký số gắn với việc xác thực giao dịch và hồ sơ điện tử.

Đại diện Ban Pháp chế, Cục Hải quan cho biết, khi quyền truy cập được gắn với trách nhiệm của người sử dụng, việc khóa hoặc thu hồi tài khoản không chỉ là thao tác kỹ thuật. Đây còn là cách để bảo đảm tài khoản trên hệ thống luôn phù hợp với tình trạng thực tế của chủ thể và hạn chế nguy cơ mất an toàn.

Cục Hải quan nhấn mạnh, đặt trong tổng thể Cổng thông tin một cửa quốc gia, quản lý tài khoản chính là một lớp kiểm soát nằm ngay đầu chuỗi giao dịch điện tử. Khi tài khoản được xác định đúng, quyền truy cập được điều chỉnh theo tình trạng thực tế và người sử dụng chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin của mình, yêu cầu về an toàn, bí mật dữ liệu sẽ được gắn với từng chủ thể cụ thể thay vì chỉ đặt ở phía hệ thống.