Quản lý thuế thời dữ liệu số: Hai sổ kế toán không còn cửa tồn tại

Bà Lê Thị Yến, Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm Tổng Giám đốc Công ty TNHH Tư vấn thuế Hà Nội (Hanoitax).

Thưa bà, trong bối cảnh cơ quan Thuế siết chặt quản lý, vì sao nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì hai hệ thống sổ kế toán, bất chấp rủi ro pháp lý lớn?

Từ thực tế tư vấn, tôi thấy việc doanh nghiệp duy trì hai hệ thống sổ kế toán không phải là câu chuyện mới, và xuất phát từ một số nguyên nhân khá phổ biến.

Thứ nhất: do tư duy “tối ưu thuế” trong ngắn hạn. Nhiều doanh nghiệp muốn giảm nghĩa vụ thuế nên tách dữ liệu giữa hệ thống báo cáo và hệ thống quản trị nội bộ.

Thứ hai: do hệ thống quản trị chưa hoàn thiện. Khi quy trình vận hành chưa chuẩn, dữ liệu chưa được kiểm soát tốt, doanh nghiệp buộc phải duy trì nhiều nguồn ghi nhận khác nhau để phục vụ các mục đích khác nhau.

Thứ ba: do thói quen và cách làm cũ. Trước đây, việc quản lý chưa chặt chẽ, dữ liệu chưa được kết nối nên doanh nghiệp quen với việc tách sổ để linh hoạt trong điều hành. Ngoài ra, một nguyên nhân rất thực tế là do đặc thù lịch sử của thị trường.

Trước đây, các mô hình như hộ kinh doanh áp dụng phương pháp thuế khoán, không có thói quen sử dụng hóa đơn chứng từ, không quan tâm đến sổ sách kế toán. Điều này dẫn đến việc khi doanh nghiệp bán hàng cho nhóm đối tượng này thường không xuất hóa đơn, từ đó không ghi nhận đầy đủ doanh thu. Ngược lại, khi mua hàng từ hộ kinh doanh, doanh nghiệp cũng không có hóa đơn đầu vào hợp lệ, khiến nhiều chi phí thực tế không đủ điều kiện ghi nhận theo quy định.

Chính những khoảng “lệch” này buộc doanh nghiệp phải tách dữ liệu để vừa phục vụ quản trị nội bộ, vừa có thể giải trình với cơ quan Thuế. Tuy nhiên, trong bối cảnh hiện nay, khi cơ chế quản lý đang chuyển sang minh bạch và kết nối dữ liệu, việc duy trì hai hệ thống sổ không còn là giải pháp, mà trở thành một rủi ro rất lớn. Doanh nghiệp nếu không thay đổi kịp thời sẽ phải đối mặt với chi phí xử lý, truy thu và các hệ quả pháp lý ngày càng nghiêm trọng.

Bà đánh giá như thế nào về mức độ đầy đủ và tính răn đe của các quy định pháp luật hiện hành đối với hành vi này, đặc biệt trong bối cảnh cơ quan Thuế đang tăng cường giám sát qua dữ liệu số?

Theo tôi, về cơ bản, hệ thống quy định pháp luật hiện hành đối với hành vi này là khá đầy đủ. Các quy định liên quan đến kế toán, thuế, hóa đơn chứng từ đều đã có khung pháp lý rõ ràng, trong đó có những điều khoản cấm việc ghi chép, phản ánh không trung thực, không đầy đủ hoặc sử dụng nhiều hệ thống sổ kế toán nhằm che giấu nghĩa vụ thuế.

Tuy nhiên, vấn đề trước đây không nằm ở chỗ thiếu quy định, mà nằm ở khả năng phát hiện và thực thi. Khi dữ liệu còn rời rạc, chưa kết nối, thì việc kiểm soát những hành vi này gặp nhiều hạn chế. Trong bối cảnh hiện nay, khi cơ quan thuế đang đẩy mạnh quản lý dựa trên dữ liệu số, kết nối thông tin từ nhiều nguồn như hóa đơn điện tử, ngân hàng, sàn thương mại điện tử…, khả năng phát hiện các sai lệch đã tăng lên đáng kể. Chính điều này làm cho các quy định hiện hành trở nên có tính răn đe cao hơn so với trước đây.

Doanh nghiệp không nên nhìn nhận ở góc độ “có bị xử phạt hay không”, mà cần nhìn ở góc độ khả năng bị phát hiện ngày càng cao, từ đó điều chỉnh cách vận hành phù hợp với bối cảnh mới. Ảnh: AI.

Nói cách khác, quy định không mới, nhưng cách thức giám sát đã thay đổi và đây mới là yếu tố tạo ra áp lực thực sự đối với doanh nghiệp. Trong thời gian tới, tôi cho rằng xu hướng sẽ không chỉ dừng ở việc xử phạt khi phát hiện vi phạm, mà sẽ chuyển dần sang cảnh báo sớm, phân loại rủi ro và kiểm soát theo dữ liệu, buộc doanh nghiệp phải chủ động minh bạch hóa hệ thống ngay từ đầu.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên nhìn nhận vấn đề này ở góc độ “có bị xử phạt hay không”, mà cần nhìn ở góc độ khả năng bị phát hiện ngày càng cao, từ đó điều chỉnh cách vận hành cho phù hợp với bối cảnh mới.

Trong bối cảnh mới, vai trò của kế toán trưởng và các đơn vị tư vấn, kiểm soát độc lập cần được nâng cao ra sao để kịp thời phát hiện và ngăn chặn các hành vi gian lận ngay từ bên trong doanh nghiệp?

Trong bối cảnh quản lý thuế đang chuyển mạnh sang dựa trên dữ liệu, vai trò của kế toán trưởng và các đơn vị tư vấn, kiểm soát độc lập cần được nâng lên một bước, không chỉ dừng ở việc ghi nhận hay kiểm tra sau, mà phải tham gia sâu vào việc kiểm soát và phòng ngừa rủi ro từ bên trong doanh nghiệp.

Đối với kế toán trưởng, cần chuyển từ vai trò xử lý số liệu sang vai trò kiểm soát hệ thống. Không chỉ đảm bảo ghi nhận đúng, mà phải thiết lập được quy trình kiểm soát dữ liệu, đảm bảo sự thống nhất giữa bán hàng, hóa đơn, kế toán và dòng tiền. Đồng thời, cần chủ động nhận diện các điểm bất thường, các chênh lệch và đưa ra cảnh báo sớm cho lãnh đạo, thay vì chỉ xử lý khi vấn đề đã phát sinh.

Đối với các đơn vị tư vấn, kiểm soát độc lập, vai trò cần được nâng lên rõ rệt. Không chỉ dừng ở việc rà soát hay hỗ trợ chuyên môn, mà cần tham gia ngay từ đầu trong việc thiết kế hệ thống vận hành cho doanh nghiệp, thiết lập các chốt chặn kiểm soát và xây dựng hệ thống báo cáo quản trị, trong đó bao gồm cả quản trị thuế.

Điểm chung là cần chuyển từ “xử lý” sang “phòng ngừa”, từ “khắc phục” sang “kiểm soát từ gốc”. Khi hệ thống được thiết kế và vận hành tốt, các hành vi gian lận hoặc sai sót sẽ rất khó phát sinh.

Trong bối cảnh hiện nay, nếu các vai trò này vẫn giữ cách tiếp cận thụ động như trước, thì sẽ không theo kịp yêu cầu quản lý mới, và doanh nghiệp sẽ là bên chịu rủi ro lớn nhất.

Bà nhìn nhận thế nào về tác động của chuyển đổi số đối với việc nâng cao tính minh bạch và giảm thiểu gian lận tài chính?

Chuyển đổi số, đặc biệt là việc triển khai hóa đơn điện tử và các phần mềm kế toán có kết nối với cơ quan Thuế, đang tạo ra một thay đổi rất lớn trong cách thức quản lý. Có thể xem đây là một “cuộc cách mạng” trong quản lý thuế.

Tác động rõ nhất là nâng cao tính minh bạch của dữ liệu. Khi hóa đơn, doanh thu và dòng tiền được ghi nhận, truyền tải gần như theo thời gian thực, thì khả năng điều chỉnh hay làm lệch số liệu như trước đây trở nên khó khăn hơn rất nhiều.

Bên cạnh đó, việc kết nối dữ liệu giúp cơ quan Thuế có thể đối soát chéo từ nhiều nguồn, qua đó phát hiện nhanh các sai lệch bất thường. Điều này làm giảm đáng kể các hành vi gian lận mang tính hệ thống. Tuy nhiên, cần nhìn nhận rõ rằng chuyển đổi số không tự động làm doanh nghiệp minh bạch hơn, mà khiến những điểm không minh bạch trở nên dễ bị phát hiện hơn. Nếu doanh nghiệp vẫn vận hành theo cách cũ, dữ liệu không đồng nhất, thì khi đưa lên môi trường số, các sai lệch sẽ lộ ra rõ ràng hơn.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp tận dụng chuyển đổi số để chuẩn hóa quy trình, đồng nhất dữ liệu và thiết lập hệ thống kiểm soát tốt, thì đây sẽ là một công cụ rất hiệu quả để nâng cao năng lực quản trị, giảm rủi ro và phát triển bền vững. Vì vậy, chuyển đổi số không chỉ là yêu cầu tuân thủ, mà là cơ hội để doanh nghiệp tái cấu trúc toàn bộ hệ thống vận hành theo hướng minh bạch và chuyên nghiệp hơn

Xin trân trọng cảm ơn bà!