Triển khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử từ 1/6/2025: Người lao động cần lưu ý gì?

Người lao động quyết toán thuế trực tiếp cần yêu cầu tổ chức trả thu nhập cung cấp chứng từ khấu trừ. Ảnh: Thúy Nga

Ủy quyền quyết toán thuế: Không cần nhận chứng từ

Cục Thuế vừa có văn bản phản hồi vướng mắc của người nộp thuế liên quan đến việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN, đặc biệt trong bối cảnh quy định mới về chứng từ điện tử chính thức có hiệu lực từ ngày 1/6/2025.

Theo đó, tại Công văn số 1992/CT-CS, Cục Thuế dẫn Điều 44 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 quy định thời hạn khai quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức trả thu nhập là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ khi kết thúc năm dương lịch; với cá nhân trực tiếp quyết toán là ngày cuối cùng của tháng thứ 4.

Căn cứ điểm 9.2 Phụ lục I ban hành kèm Nghị định số 126/2020/NĐ-CP, hồ sơ quyết toán thuế của cá nhân cần có bản sao chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, tạm nộp trong năm hoặc đã nộp ở nước ngoài (nếu có).

Tuy nhiên, với các trường hợp tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động và không thể cấp chứng từ khấu trừ, cơ quan thuế sẽ căn cứ dữ liệu ngành để xử lý hồ sơ mà không bắt buộc người nộp thuế phải có chứng từ khấu trừ.

Cục Thuế nhấn mạnh, nếu cá nhân ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức trả thu nhập, thì tổ chức này không cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động. Ngược lại, nếu cá nhân trực tiếp quyết toán thuế, chứng từ khấu trừ thuế là thành phần bắt buộc trong hồ sơ, nhằm chứng minh số thuế đã được khấu trừ.

Đáng chú ý, thời hạn quyết toán thuế của cá nhân thường kết thúc sau thời hạn quyết toán của tổ chức. Do đó, trong một số trường hợp, cá nhân nộp hồ sơ trước khi tổ chức hoàn thành quyết toán thuế, dẫn đến việc hệ thống thuế chưa cập nhật đầy đủ thông tin thu nhập và số thuế đã khấu trừ.

Trong bối cảnh đó, chứng từ khấu trừ là căn cứ để cá nhân đối chiếu, đồng thời giúp cơ quan thuế xác minh thông tin khai báo. Khi tổ chức trả thu nhập đã quyết toán và kê khai đầy đủ thông tin trên hệ thống thuế, việc cấp chứng từ cho cá nhân quyết toán thuế trực tiếp sẽ hỗ trợ đối chiếu chéo, giúp phát hiện và hạn chế sai sót về thu nhập hoặc số thuế đã khấu trừ.

Từ 1/6/2025: Thực hiện chứng từ khấu trừ điện tử

Theo quy định tại khoản 3 và khoản 22 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định số 123/2020/NĐ-CP), khi khấu trừ thuế TNCN, tổ chức hoặc cá nhân thực hiện khấu trừ phải lập chứng từ khấu trừ thuế điện tử, gửi cho người nộp thuế ngay trong ngày lập chứng từ và đồng thời truyền dữ liệu đến cơ quan thuế.

Định dạng chứng từ điện tử phải theo chuẩn dữ liệu do cơ quan thuế quy định. Ngoài ra, cá nhân ủy quyền quyết toán không được cấp chứng từ khấu trừ, để tránh trùng lặp hồ sơ và phát sinh không cần thiết.

Từ ngày 1/6/2025, việc áp dụng chứng từ khấu trừ điện tử được thực hiện đồng bộ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư số 32/2025/TT-BTC. Các doanh nghiệp, tổ chức cần rà soát lại quy trình lập và truyền chứng từ để đảm bảo tuân thủ quy định mới.

Cơ quan thuế cũng cảnh báo, nếu cá nhân không có chứng từ khấu trừ trong hồ sơ hoặc thông tin trên chứng từ không trùng khớp với dữ liệu ngành thuế, có thể xảy ra trường hợp hồ sơ bị trả lại hoặc phải giải trình bổ sung. Việc đối chiếu giữa cá nhân và tổ chức trả thu nhập là cần thiết để hạn chế các sai sót do kê khai thiếu hoặc sai thông tin.

Trong bối cảnh triển khai hóa đơn – chứng từ điện tử toàn diện, Cục Thuế khuyến nghị người lao động, nhất là những người thực hiện quyết toán thuế trực tiếp, cần chủ động yêu cầu tổ chức trả thu nhập cung cấp chứng từ khấu trừ (trong trường hợp không ủy quyền), đồng thời lưu giữ cẩn thận để phục vụ việc quyết toán đúng thời hạn.