Quản trị chứng từ xuất xứ hàng hóa trong kỷ nguyên số

Hệ thống dữ liệu liên thông

Trong suốt một thời gian dài, các mẫu Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) bản giấy như mẫu E (ASEAN - Trung Quốc), mẫu AI (ASEAN - Ấn Độ) hay mẫu AK (ASEAN - Hàn Quốc) đã trở thành tiêu chuẩn bắt buộc trong giao dịch quốc tế. Đặc trưng của hình thức này là sự phụ thuộc hoàn toàn vào tính nguyên bản của văn bản vật lý.

Theo nội dung từ Sổ tay Nghiệp vụ Kiểm tra xuất xứ hàng hóa theo các FTA, cơ quan Hải quan khi kiểm tra C/O bản giấy sẽ tập trung vào các yếu tố an ninh như mẫu dấu, chữ ký của người có thẩm quyền đã được đăng ký trước đó.

Bất kỳ một dấu hiệu bất thường nào như dấu triện không sắc nét, chữ ký có sự khác biệt so với mẫu lưu hoặc việc chỉnh sửa bằng bút xóa đều có thể khiến lô hàng bị dừng hưởng ưu đãi ngay lập tức.

Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có kỹ năng kiểm tra đối soát cực kỳ tỉ mỉ ngay khi nhận chứng từ từ đối tác nước ngoài, đảm bảo rằng mọi thông tin từ tên tàu, số chuyến đến mã HS và mô tả hàng hóa phải thống nhất hoàn toàn với vận đơn và hóa đơn thương mại.

Cơ quan Hải quan chú trọng công tác nghiệp vụ nhằm chống gian lận về trị giá, mã số, xuất xứ hàng hóa . Ảnh: T.H

Sự bứt phá thực sự chỉ xuất hiện khi các hình thức C/O điện tử (e-form) được triển khai trên diện rộng, tiêu biểu là mẫu D trong khối ASEAN thông qua Cơ chế một cửa quốc gia. Với hình thức này, dữ liệu không còn tồn tại đơn lẻ trên giấy mà được truyền phát trực tiếp giữa các cơ quan quản lý của nước xuất khẩu và nước nhập khẩu.

Hệ thống liên thông cho phép công chức hải quan truy cập và đối chiếu thông tin trong thời gian thực, loại bỏ hoàn toàn rủi ro về làm giả chứng từ hay các sai sót do vận chuyển vật lý. Tuy nhiên, tính minh bạch cao của hệ thống điện tử cũng có nghĩa là mọi sai lệch dù là nhỏ nhất về mặt dữ liệu sẽ bị hệ thống cảnh báo sớm.

Doanh nghiệp giờ đây không chỉ quản lý một tờ giấy mà phải quản lý cả một hệ thống dữ liệu điện tử đồng bộ. Sự không nhất quán giữa dữ liệu trên hệ thống một cửa và thực tế hàng hóa tại cửa khẩu sẽ khiến lô hàng rơi vào luồng đỏ, gây đình trệ hoạt động kinh doanh và phát sinh chi phí lưu kho bãi không đáng có.

Bên cạnh đó, việc chuyển đổi sang chứng từ điện tử còn đặt ra yêu cầu về bảo mật thông tin và hạ tầng công nghệ. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình lưu trữ dữ liệu điện tử khoa học để phục vụ công tác đối soát khi cần thiết.

Sổ tay Nghiệp vụ Kiểm tra xuất xứ hàng hóa theo các FTA cũng chỉ ra rằng, mặc dù đã có hệ thống điện tử, nhưng trong một số trường hợp lỗi mạng hoặc sự cố hệ thống, doanh nghiệp vẫn phải chuẩn bị các phương án dự phòng bằng chứng từ giấy có xác nhận tương đương để đảm bảo hàng hóa không bị tắc nghẽn. Sự linh hoạt trong việc vận dụng cả hai hình thức này chính là thước đo năng lực của bộ phận xuất nhập khẩu trong doanh nghiệp hiện đại.

Cơ chế tự chứng nhận và trách nhiệm quản trị rủi ro hậu kiểm

Bước sang giai đoạn các FTA thế hệ mới như Hiệp định Thương mại tự do Liên minh châu Âu - Việt Nam (EVFTA), Hiệp định Đối tác toàn diện và tiến bộ xuyên Thái Bình Dương (CPTPP) hay Hiệp định Đối tác kinh tế toàn diện khu vực (RCEP), hình thức chứng nhận xuất xứ đã có một bước tiến dài với cơ chế tự chứng nhận xuất xứ.

Đây là mô hình chuyển giao quyền lực từ cơ quan nhà nước sang phía doanh nghiệp, cho phép nhà xuất khẩu tự phát hành lời khai về xuất xứ ngay trên hóa đơn thương mại hoặc các chứng từ chứng minh kèm theo.

Điển hình như Hệ thống nhà xuất khẩu đăng ký của EU (REX) trong EVFTA, các doanh nghiệp được cấp mã số REX có thể tự khẳng định tính xuất xứ cho các lô hàng có giá trị lớn mà không cần phải đến cơ quan chức năng để xin cấp C/O từng lần một. Điều này giúp cắt giảm đáng kể thời gian và chi phí tuân thủ, đồng thời tăng tính chủ động trong việc xuất khẩu hàng hóa sang các thị trường khó tính như EU.

Tuy nhiên quyền lợi luôn đi kèm với trách nhiệm nặng nề. Khi doanh nghiệp tự chứng nhận xuất xứ, gánh nặng chứng minh không còn nằm ở cơ quan cấp phát mà chuyển hoàn toàn về phía doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp phải tự mình thực hiện các phép tính toán phức tạp về hàm lượng giá trị khu vực (RVC) hoặc đảm bảo quy trình chuyển đổi mã số hàng hóa (CTC) đã diễn ra đúng quy định.

Sổ tay Nghiệp vụ Kiểm tra xuất xứ hàng hóa theo các FTA nhấn mạnh rằng, các lô hàng tự chứng nhận thường là đối tượng trọng điểm của công tác kiểm tra sau thông quan. Trong vòng 5 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai, cơ quan Hải quan có quyền đến tận trụ sở doanh nghiệp để kiểm tra hệ thống sổ kế toán, định mức sản xuất và hóa đơn nguyên vật liệu đầu vào.

Nếu doanh nghiệp không thể chứng minh được tính xác thực của lời khai xuất xứ, hậu quả pháp lý sẽ rất nghiêm trọng, bao gồm truy thu thuế, phạt vi phạm hành chính và ảnh hưởng đến xếp hạng uy tín của doanh nghiệp trên hệ thống quản lý rủi ro của hải quan.

Một khía cạnh khác cần được quan tâm là cách xử lý đối với các lỗi khác biệt nhỏ trong chứng từ xuất xứ. Các FTA hiện đại đã thể hiện sự tiến bộ khi quy định rằng những sai sót không mang tính bản chất như lỗi đánh máy, lỗi chính tả hoặc khác biệt nhỏ về thông tin định danh không nên là lý do để bác bỏ C/O. Tuy nhiên thực tế nghiệp vụ cho thấy ranh giới giữa một lỗi vô ý và một hành vi gian lận thường rất mong manh.

Do đó, doanh nghiệp cần chủ động phối hợp với cơ quan Hải quan để giải trình kịp thời các sai lệch này. Việc xây dựng một bộ hồ sơ kỹ thuật xuất xứ bài bản, bao gồm quy trình sản xuất chi tiết, bảng kê nguyên liệu và chứng từ vận tải xuyên suốt, chính là giải pháp bền vững nhất để vượt qua các đợt hậu kiểm khắt khe.

Việc quản trị xuất xứ trong kỷ nguyên số đòi hỏi doanh nghiệp phải nâng tầm từ tư duy xử lý thủ tục hành chính sang quản trị tuân thủ chiến lược, lấy tính trung thực và hệ thống hóa dữ liệu làm điểm tựa vững chắc để khai thác tối đa ưu đãi thuế quan và khẳng định năng lực cung ứng bền vững trên bản đồ thương mại toàn cầu.