Doanh nghiệp Việt cần chủ động thích ứng với lộ trình kiểm soát mới của EU

Ảnh minh họa có sự hỗ trợ bởi AI.

Chuẩn hóa hồ sơ để giữ cửa xuất khẩu

Cải cách Liên minh Hải quan EU có hiệu lực từ ngày 20/9/2026, mở ra phương thức kiểm soát hàng hóa dựa trên dữ liệu và quản lý rủi ro thống nhất hơn. Ông Nguyễn Ngọc Linh, Viện Phát triển bền vững và Kinh tế số cho hay, EU đang hướng tới hệ thống dữ liệu chung, giúp cơ quan Hải quan các nước thành viên theo dõi dòng hàng, doanh nghiệp và chuỗi cung ứng trên phạm vi toàn khối.

Theo Ủy ban châu Âu, việc hợp nhất hệ thống công nghệ thông tin hải quan dự kiến giúp các nước thành viên tiết kiệm gần 2,3 tỷ Euro mỗi năm chi phí vận hành, đồng thời giảm khoảng 2,58 tỷ Euro chi phí hành chính cho doanh nghiệp.

Với doanh nghiệp Việt Nam, thay đổi không chỉ nằm ở thủ tục khai báo mà còn ở yêu cầu bảo đảm dữ liệu chính xác, nhất quán. “Khi dữ liệu được kết nối trên phạm vi toàn EU, sự thiếu nhất quán giữa chứng từ thương mại, hồ sơ xuất xứ, thông tin sản phẩm và dữ liệu vận chuyển có thể khiến quá trình thông quan phát sinh thêm yêu cầu xác minh”, ông Linh cho hay.

Hai cấu phần quan trọng của cải cách là Cơ quan Hải quan EU (EUCA), đặt tại Lille, Pháp, dự kiến hoạt động từ năm 2027 và Nền tảng dữ liệu hải quan EU (EU Customs Data Hub). Nền tảng này dự kiến vận hành đối với thương mại điện tử từ tháng 7/2028, sau đó mở rộng theo lộ trình, với mốc áp dụng bắt buộc trên diện rộng vào năm 2034.

Khi dữ liệu được kết nối, cơ quan Hải quan có thêm cơ sở nhận diện rủi ro xuyên biên giới, trong khi doanh nghiệp được kỳ vọng giảm khai báo trùng lặp và thuận lợi hơn khi trao đổi thông tin. Tuy nhiên, hiệu quả phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu và khả năng đối chiếu hồ sơ của doanh nghiệp.

Cải cách cũng điều chỉnh trách nhiệm hải quan đối với các nền tảng thương mại điện tử ngoài EU thuộc diện áp dụng, theo đó nền tảng phải thực hiện nghĩa vụ liên quan đến thủ tục hải quan và thuế. Theo Hội đồng EU, vi phạm nghiêm trọng có thể bị phạt tới 6% tổng giá trị hàng nhập khẩu hàng năm của doanh nghiệp trong năm trước đó. Từ ngày 1/11/2026, EU dự kiến áp dụng phí xử lý thống nhất đối với kiện hàng nhỏ.

Bên cạnh đó, cơ chế “Trust & Check Traders” tạo thuận lợi về thủ tục cho doanh nghiệp đáp ứng điều kiện nghiêm ngặt về tuân thủ và minh bạch, đồng thời hướng nguồn lực kiểm tra vào những lô hàng có rủi ro cao hơn. Tuy nhiên, thủ tục đơn giản hóa không đồng nghĩa với việc được miễn các nghĩa vụ pháp lý liên quan.

Theo ông Linh, doanh nghiệp Việt Nam cần xây dựng quy trình kiểm soát dữ liệu xuyên suốt từ mua nguyên liệu, sản xuất, lưu trữ chứng từ đến khai báo xuất khẩu. Thông tin về xuất xứ phải thống nhất giữa hồ sơ nguyên liệu, chứng từ sản xuất và chứng từ thương mại; mã số hàng hóa phù hợp với đặc tính sản phẩm; trị giá khai báo có căn cứ và hồ sơ đủ khả năng giải trình khi cần thiết.

Doanh nghiệp cũng cần rà soát các quy định về thuế, xuất xứ, chất lượng, an toàn sản phẩm và điều kiện nhập khẩu theo từng nhóm hàng. Chuẩn hóa hồ sơ, tăng khả năng truy xuất và bảo đảm tính nhất quán của dữ liệu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trước lộ trình cải cách hải quan EU.

Chủ động thích ứng với lộ trình mới

Theo định hướng cải cách của EU, dữ liệu hàng hóa và thông tin về chuỗi cung ứng sẽ ngày càng giữ vai trò quan trọng trong quá trình đánh giá rủi ro hải quan. Vì vậy, TS Vũ Thị Minh, Khoa Kế toán, Trường Đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh cho rằng, doanh nghiệp Việt Nam cần bắt đầu từ việc rà soát, chuẩn hóa dữ liệu nội bộ, thay vì chỉ tập trung đầu tư phần mềm khai báo hải quan.

Trước hết, doanh nghiệp cần xây dựng bộ thông tin thống nhất cho từng mặt hàng, bao gồm mô tả sản phẩm, mã số hàng hóa, xuất xứ, trị giá, thành phần và các thông số kỹ thuật liên quan. Khi có thay đổi về nguyên liệu, nhà cung cấp hoặc quy trình sản xuất, hồ sơ cần được cập nhật kịp thời để bảo đảm thông tin khai báo phản ánh đúng đặc tính và nguồn gốc thực tế của hàng hóa.

Bên cạnh đó, khả năng truy xuất nguyên liệu và các công đoạn sản xuất cần được chú trọng. Hồ sơ phải thể hiện rõ nguồn cung nguyên liệu, mối liên hệ với từng lô sản phẩm, địa điểm sản xuất và chứng từ làm căn cứ xác nhận. Với những ngành có chuỗi cung ứng qua nhiều nhà cung cấp, việc phân định trách nhiệm cung cấp, cập nhật và kiểm tra thông tin giữa các bên càng có ý nghĩa quan trọng.

Một khâu không kém phần cần thiết là phối hợp dữ liệu giữa các bộ phận xuất nhập khẩu, sản xuất, kế toán và đơn vị cung cấp dịch vụ logistics. Bà Minh chia sẻ: Nếu mỗi bộ phận sử dụng một bộ dữ liệu khác nhau, sai lệch có thể xuất hiện ngay cả khi từng khâu đều đã hoàn thành công việc của mình. Doanh nghiệp nên xác định đầu mối chịu trách nhiệm kiểm tra tính nhất quán của hồ sơ trước khi gửi cho đối tác hoặc cơ quan chức năng.

Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, doanh nghiệp có thể triển khai từ những bước cơ bản như thống nhất biểu mẫu, quy tắc đặt tên và lưu trữ chứng từ, phân công người chịu trách nhiệm cập nhật thông tin, đồng thời thiết lập quy trình kiểm tra chéo trước khi hoàn thiện hồ sơ. Khi quy mô xuất khẩu tăng lên, doanh nghiệp có thể lựa chọn các nền tảng quản lý dữ liệu phù hợp với nhu cầu và nguồn lực thực tế.

Song song với việc hoàn thiện quy trình nội bộ, doanh nghiệp cần chủ động trao đổi với nhà nhập khẩu EU để làm rõ yêu cầu về dữ liệu, thời hạn cung cấp chứng từ và trách nhiệm của từng bên. Việc thống nhất ngay từ đầu trong hợp đồng hoặc quy trình phối hợp sẽ giúp hạn chế tình trạng thiếu hồ sơ, chậm bổ sung thông tin và phát sinh chi phí không cần thiết.

Với hoạt động xuất khẩu qua thương mại điện tử, ông Linh khuyến nghị, doanh nghiệp chú ý đến các quy định liên quan đến trách nhiệm của nền tảng, nghĩa vụ thuế và phí xử lý kiện hàng nhỏ. Đối với phương thức xuất khẩu truyền thống, doanh nghiệp cần ưu tiên rà soát mã số hàng hóa, xuất xứ, trị giá, chứng từ thương mại và khả năng truy xuất chuỗi cung ứng, đồng thời theo dõi lộ trình triển khai hệ thống dữ liệu hải quan mới của EU.

Theo ông Linh, doanh nghiệp cũng cần phân biệt cải cách thủ tục hải quan với các quy định chuyên ngành áp dụng đối với hàng hóa. Việc thay đổi phương thức quản lý hải quan không đồng nghĩa các yêu cầu về chất lượng, an toàn sản phẩm hay điều kiện tiếp cận thị trường được thay thế. Do đó, doanh nghiệp vẫn phải rà soát những quy định tương ứng với từng nhóm hàng để bảo đảm đáp ứng đầy đủ điều kiện nhập khẩu.

Về lâu dài, năng lực quản trị dữ liệu cần được xem là một phần trong năng lực cạnh tranh xuất khẩu. Khi thông tin được chuẩn hóa, chứng từ có thể đối chiếu và các bộ phận phối hợp thống nhất, doanh nghiệp không chỉ có điều kiện thuận lợi hơn khi thực hiện thủ tục hải quan mà còn nâng cao khả năng kiểm soát hoạt động mua nguyên liệu, sản xuất và giao nhận. Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp chủ động thích ứng với lộ trình cải cách của EU, thay vì chờ phát sinh vướng mắc mới điều chỉnh.