Cá nhân tự quyết toán thuế: Nắm rõ thời hạn, thủ tục để tránh rủi ro

Cơ quan Thuế khuyến cáo, cá nhân tự quyết toán thuế cần nắm rõ thời hạn, thủ tục và xác định rõ nơi nộp hồ sơ.

Thời hạn và thủ tục: Chủ động để tránh phát sinh chi phí

Theo quy định hiện hành, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với trường hợp cá nhân tự quyết toán được xác định chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ tư kể từ khi kết thúc năm dương lịch. Đây là mốc thời gian quan trọng mà người nộp thuế cần đặc biệt lưu ý. Trong trường hợp thời hạn này trùng với ngày nghỉ theo quy định, thời điểm nộp hồ sơ sẽ được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo.

Như vậy, năm nay, cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế TNCN với cơ quan Thuế thì thời hạn quyết toán thuế chậm nhất là ngày 30/04/2026. Tuy nhiên, ngày 30/4/2026 là ngày nghỉ lễ liên tiếp với ngày nghỉ lễ 1/5/2026, vì vậy thời gian quyết toán thuế TNCN trong trường hợp này được kéo dài đến ngày 4/5/2026.

Cục Thuế lưu ý, những cá nhân thuộc diện phải trực tiếp quyết toán và có số thuế phải nộp thêm không chỉ nộp hồ sơ mà còn phải hoàn thành nghĩa vụ tài chính trong cùng thời hạn. Nếu chậm trễ, khoản thuế còn thiếu sẽ bị tính tiền chậm nộp theo quy định. Việc chủ động thực hiện đúng thời hạn giúp hạn chế rủi ro và tránh phát sinh chi phí không cần thiết.

Trong bối cảnh chuyển đổi số, cơ quan Thuế đã triển khai nhiều nền tảng điện tử hỗ trợ người dân thực hiện quyết toán thuận tiện hơn. Cá nhân có thể nộp hồ sơ trực tuyến thông qua hệ thống dịch vụ công của ngành Thuế, ứng dụng eTax Mobile hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Về thành phần hồ sơ, cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan Thuế cần chuẩn bị đầy đủ theo quy định. Trong đó, tờ khai Mẫu số 02/QTT-TNCN là tài liệu bắt buộc, đi kèm phụ lục giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc (nếu có) theo Mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN và các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp hoặc đã nộp ở nước ngoài.

Ngoài các giấy tờ chính, hồ sơ còn có bản sao giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào) do cơ quan trả thu nhập cấp hoặc bản sao chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế (trường hợp cơ quan Thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp). Trường hợp có đóng góp từ thiện, nhân đạo hoặc khuyến học, người nộp thuế cần bổ sung các hóa đơn, chứng từ liên quan. Với thu nhập từ các tổ chức quốc tế, đại sứ quán, lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài, thì người nộp thuế còn cần thêm tài liệu chứng minh khoản thu nhập đã nhận.

Đối với người nộp thuế có người phụ thuộc nhưng chưa đăng ký trước đó, hồ sơ cần bổ sung thủ tục đăng ký người phụ thuộc theo quy định. Việc chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp quá trình xử lý hồ sơ diễn ra nhanh chóng hơn.

Với những cá nhân ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay, việc lập giấy ủy quyền theo Mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN là yêu cầu bắt buộc. Đây là cơ sở pháp lý để tổ chức thực hiện quyết toán thay cho cá nhân.

Nguyên tắc xác định nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế.

Một điểm đáng chú ý là trong một số trường hợp (tổ chức trả thu nhập đã gửi dữ liệu điện tử đến cơ quan Thuế, hoặc tổ chức đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan Thuế sẽ căn cứ dữ liệu sẵn có để xử lý hồ sơ), người nộp thuế không cần nộp chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ. Quy định này giúp giảm đáng kể giấy tờ cho người nộp thuế.

Về nơi nộp hồ sơ, nếu thực hiện trực tuyến, hệ thống sẽ tự động xác định cơ quan Thuế phù hợp. Trường hợp nộp sai nơi, cơ quan Thuế tiếp nhận vẫn sẽ hỗ trợ chuyển hồ sơ đến đúng đơn vị quản lý.

Quy định cũng cho phép linh hoạt trong việc lựa chọn nơi nộp hồ sơ. Với cá nhân có nhiều nguồn thu nhập, nguyên tắc chung là nộp tại nơi có thu nhập lớn nhất trong năm. Nếu không xác định được, người nộp thuế có thể lựa chọn giữa cơ quan Thuế quản lý tổ chức chi trả hoặc nơi cư trú.

Giảm trừ gia cảnh cần được thực hiện đúng thời điểm

Bên cạnh nghĩa vụ thuế, người nộp thuế cũng cần quan tâm đến quyền lợi của mình, đặc biệt là giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc. Đây là yếu tố quan trọng giúp giảm số thuế phải nộp, phản ánh đúng khả năng đóng góp thực tế của cá nhân.

Để được tính giảm trừ, người nộp thuế phải thực hiện đăng ký người phụ thuộc theo quy định. Trong trường hợp chưa tính giảm trừ trong năm, cá nhân vẫn được tính giảm trừ kể từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi thực hiện quyết toán, với điều kiện đã đăng ký người phụ thuộc.

Riêng đối với người phụ thuộc khác theo hướng dẫn tại tiết d.4, điểm d, khoản 1, Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính, thì thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31/12 của năm tính thuế. Nếu quá thời hạn này, người nộp thuế không được tính giảm trừ gia cảnh cho năm tính thuế đó.

Đối với cá nhân ủy quyền quyết toán thông qua tổ chức trả thu nhập, quyền lợi giảm trừ gia cảnh vẫn được đảm bảo. Nếu trong năm chưa tính giảm trừ cho người phụ thuộc, cá nhân vẫn được tính giảm trừ từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng. Việc này được thực hiện khi quyết toán ủy quyền, với điều kiện người phụ thuộc đã được đăng ký thông qua tổ chức trả thu nhập.