Vì sao sàn thương mại điện tử dè dặt với cơ chế uỷ nhiệm lập hoá đơn?

Hóa đơn điện tử không chỉ là chứng từ phục vụ quản lý thuế mà còn gắn với quyền sở hữu, bảo hành và giải quyết tranh chấp hàng hóa.

Nhiều người bán hàng online cho biết họ thiếu thông tin giao dịch cần thiết để lập hóa đơn. Theo ông, trách nhiệm chia sẻ dữ liệu giữa sàn và người bán nên được quy định như thế nào?

Xét về nguyên tắc pháp lý, việc xác định người bán có trách nhiệm lập hóa đơn là phù hợp với bản chất của giao dịch dân sự, bảo đảm quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia mua bán, đồng thời là nền tảng trong quản lý thuế hiện nay.

Về lâu dài, cần xem sàn TMĐT là trụ cột trung tâm trong quản lý. Việt Nam có thể nghiên cứu mô hình “nhà cung cấp giả định” đang được áp dụng tại một số quốc gia, theo đó sàn thay mặt các hộ kinh doanh nhỏ thực hiện thu tiền, nộp thuế và xuất hóa đơn theo cơ chế đặc thù. Ông Nguyễn Văn Thi

Tuy nhiên, thực tiễn kinh tế số cho thấy cần tiếp tục rà soát, hoàn thiện cơ chế quản lý cho phù hợp. Các sàn TMĐT là đơn vị nắm giữ dòng tiền, quản lý toàn bộ dữ liệu giao dịch, dữ liệu chốt đơn và đã tham gia sâu vào quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế thông qua cơ chế khấu trừ, nộp thay theo quy định.

Trong khi đó, trách nhiệm lập hóa đơn vẫn thuộc về người bán, chủ yếu là các hộ kinh doanh nhỏ lẻ, còn hạn chế về hạ tầng công nghệ và kỹ năng kế toán. Thực trạng này làm gia tăng rủi ro pháp lý, nhất là liên quan đến thời điểm lập hóa đơn. Do đó, cần tiếp tục nghiên cứu, hoàn thiện chính sách theo hướng hài hòa giữa nguyên tắc pháp lý và thực tiễn vận hành, qua đó hỗ trợ người nộp thuế tuân thủ tốt hơn nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.

Về thời điểm, theo quy định của pháp luật về thuế, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc hoàn thành cung ứng dịch vụ. Trong môi trường giao dịch trực tuyến, sàn TMĐT là đơn vị duy nhất xác định chính xác thời điểm đơn hàng được xác nhận thành công.

Vì vậy, sàn cần có trách nhiệm thiết lập luồng dữ liệu tự động, kết nối trực tiếp qua API (một tập hợp các quy tắc và cơ chế để cho phép nhiều ứng dụng phần mềm hoặc thành phần phần mềm giao tiếp cũng như tương tác với nhau) để truyền thông tin ngay lập tức đến hệ thống của người bán hoặc hệ thống hóa đơn điện tử. Cơ chế này giúp bảo đảm việc lập hóa đơn đúng thời điểm, hạn chế sai sót và rủi ro pháp lý.

Từ thực tiễn đó, mô hình “thông báo đẩy pháp lý” được đề cập như một giải pháp phù hợp. Khi đơn hàng hoàn tất, sàn phát tín hiệu xác nhận mang tính pháp lý; nếu người bán sử dụng giải pháp hóa đơn tự động, hóa đơn sẽ được lập kịp thời, đúng quy định. Ngược lại, nếu thiếu chia sẻ dữ liệu thời gian thực, người bán luôn ở thế bị động, dễ phát sinh sai lệch và ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý thuế.

Nếu buộc sàn TMĐT xuất hóa đơn điện tử thay cho hàng trăm nghìn người bán, theo ông rào cản lớn nhất sẽ nằm ở kỹ thuật, pháp lý hay chi phí vận hành?

Theo các doanh nghiệp trong ngành, về mặt kỹ thuật, việc xử lý khối lượng dữ liệu giao dịch lớn không phải là trở ngại. Hạ tầng công nghệ hiện nay hoàn toàn có khả năng đáp ứng yêu cầu này.

Khó khăn lớn nhất nằm ở khía cạnh pháp lý. Hóa đơn điện tử không chỉ là chứng từ phục vụ quản lý thuế mà còn gắn với quyền sở hữu, bảo hành và giải quyết tranh chấp hàng hóa. Nếu sàn lập hóa đơn thay người bán nhưng không có cơ chế ủy nhiệm pháp lý rõ ràng, nguy cơ sàn bị xem là “người bán” khi phát sinh khiếu nại của người tiêu dùng là hoàn toàn có thể xảy ra.

Bên cạnh đó, chi phí cũng là bài toán đáng cân nhắc. Với số lượng giao dịch rất lớn mỗi ngày, chi phí khởi tạo, lưu trữ và truyền nhận hóa đơn điện tử qua các tổ chức trung gian (T-VAN) là không nhỏ. Nếu chi phí này được chuyển sang người bán, giá thành và phí sàn có thể tăng, ảnh hưởng đến thị trường và quyền lợi người tiêu dùng.

Cơ chế ủy nhiệm xuất hóa đơn là tự nguyện và được xem là giải pháp hỗ trợ người bán, vì sao các sàn TMĐT vẫn còn dè dặt trong triển khai, thưa ông?

Việc các sàn TMĐT thận trọng với cơ chế ủy nhiệm là phản ứng hợp lý trước những rủi ro pháp lý và gánh nặng quản trị phát sinh. Theo quy định hiện hành, thủ tục ủy nhiệm đòi hỏi phải ký kết văn bản hoặc hợp đồng với từng người bán và thông báo với cơ quan thuế.

Với số lượng gian hàng rất lớn, khối lượng hồ sơ và công việc hành chính là khó khả thi trên thực tế. Quan trọng hơn, khi nhận ủy nhiệm, sàn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của hóa đơn. Chỉ cần xảy ra sai sót từ hệ thống hoặc dữ liệu đầu vào không chính xác, sàn sẽ là đối tượng bị xử phạt đầu tiên.

Trong khi đó, lợi ích kinh tế từ việc nhận ủy nhiệm chưa được xác định rõ ràng. Vì vậy, cần có cơ chế pháp lý đơn giản, phân định rõ trách nhiệm, phù hợp thực tiễn để khuyến khích doanh nghiệp tham gia, đồng thời bảo đảm mục tiêu quản lý thuế minh bạch, hiệu quả.

Nhiều nhà bán hàng online lo ngại có thể “vô tình vi phạm” hóa đơn dù không trốn thuế. Theo ông, cần giải pháp gì để hạn chế rủi ro pháp lý cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ?

Mức xử phạt vi phạm về hóa đơn lên tới 80 triệu đồng đang tạo áp lực lớn đối với cộng đồng kinh doanh online, đặc biệt là các hộ, cá nhân nhỏ lẻ có biên lợi nhuận thấp. Điều này dẫn đến tâm lý e ngại và có thể làm phát sinh xu hướng né tránh hoạt động trên sàn.

Ở chiều ngược lại, chế tài nghiêm khắc cũng khẳng định yêu cầu minh bạch hóa hoạt động kinh doanh. Để chính sách đi vào cuộc sống một cách hài hòa, cần triển khai đồng thời hai giải pháp.

Về chính sách, cơ quan thuế nên áp dụng lộ trình “nhắc nhở trước, xử phạt sau” trong giai đoạn đầu, nhất là với các trường hợp đã hoàn thành nghĩa vụ thuế nhưng còn thiếu sót về thủ tục hóa đơn. Về công cụ, cần phổ cập hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, tích hợp trực tiếp vào hệ thống của sàn, giúp giảm thiểu rủi ro do thao tác thủ công của người bán.

Từ thực tiễn triển khai, theo ông cần lộ trình và mô hình kỹ thuật nào để vừa tăng hiệu quả quản lý, vừa tạo điều kiện cho sàn tham gia sâu hơn vào quy trình xuất hóa đơn điện tử, thúc đẩy kinh doanh online phát triển bền vững?

Về lâu dài, cần xem sàn TMĐT là trụ cột trung tâm trong quản lý. Việt Nam có thể nghiên cứu mô hình “nhà cung cấp giả định” đang được áp dụng tại một số quốc gia, theo đó sàn thay mặt các hộ kinh doanh nhỏ thực hiện thu tiền, nộp thuế và xuất hóa đơn theo cơ chế đặc thù.

Cách tiếp cận này giúp cơ quan thuế giảm số lượng đầu mối quản lý, tăng tính minh bạch và giải phóng nguồn lực xã hội. Song song đó, cần xây dựng mô hình “cổng trung chuyển hóa đơn tập trung” tích hợp trực tiếp trên sàn. Sàn phối hợp với các tổ chức T-VAN, tích hợp chức năng xuất hóa đơn trong hệ thống quản trị người bán, sử dụng chữ ký số từ xa hoặc HSM để ký tự động. Quy trình được tự động hóa từ khâu xác nhận đơn hàng đến gửi hóa đơn cho cơ quan thuế, trong khi sàn chỉ đóng vai trò hạ tầng kết nối, hạn chế rủi ro pháp lý.

Trân trọng cảm ơn ông.