Vì sao sàn đã khấu trừ thuế nhưng người bán vẫn phải lập hóa đơn?

Trách nhiệm khấu trừ thuộc về sàn, còn việc lập hóa đơn là nghĩa vụ của người bán khi thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử. Ảnh: HQ.

Khấu trừ thuế thay không đồng nghĩa thay thế nghĩa vụ lập hóa đơn

Có nhiều năm kinh doanh quần áo thời trang trên các sàn thương mại điện tử như Shopee và TikTok Shop, chị Phạm Thị Hoài Hương đã quen với việc các nền tảng thực hiện khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay theo quy định.

Tuy nhiên, khi thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, chị không khỏi băn khoăn về mối quan hệ giữa hai nghĩa vụ này.

“Tôi bán hàng chủ yếu trên Shopee và TikTok Shop. Sàn đã khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay, nên tôi cứ nghĩ như vậy là đã hoàn thành nghĩa vụ. Nếu tiếp tục phải lập hóa đơn điện tử cho từng đơn hàng thì chẳng khác nào làm thêm một thủ tục nữa, trong khi đa số khách lẻ cũng không lấy hóa đơn”, chị Hoài Hương chia sẻ.

Đây cũng là tâm lý chung của nhiều hộ, cá nhân kinh doanh trên các nền tảng số. Không ít người cho rằng, toàn bộ giao dịch, dòng tiền và doanh thu đều đã được sàn ghi nhận đầy đủ, đồng thời sàn cũng đã thực hiện khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay nên việc tiếp tục lập hóa đơn điện tử là chưa thực sự cần thiết.

Giải đáp băn khoăn này, tại một Hội thảo về chính sách thuế mới diễn ra gần đây, Phó Cục trưởng Cục Thuế Mai Sơn cho biết, cần phân biệt rõ giá trị pháp lý giữa dữ liệu giao dịch trên sàn thương mại điện tử và hóa đơn điện tử.

Theo đó, dữ liệu của sàn chủ yếu phục vụ quản lý đơn hàng, thanh toán và đối soát giữa các bên tham gia giao dịch. Trong khi đó, hóa đơn điện tử là chứng từ pháp lý của giao dịch, vừa là căn cứ bảo vệ quyền lợi của người mua và người bán, vừa chứng minh nguồn gốc hàng hóa, đồng thời phục vụ thực hiện nghĩa vụ kế toán và nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật. Vì vậy, dữ liệu giao dịch trên sàn hiện nay chưa có giá trị pháp lý để thay thế hóa đơn điện tử.

Lãnh đạo Cục Thuế cũng nhấn mạnh, quy định lập hóa đơn điện tử không phải là quy định riêng đối với người bán hàng trên sàn thương mại điện tử, mà được áp dụng thống nhất đối với tất cả doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, không phải mọi hộ kinh doanh đều phải thực hiện ngay. Chẳng hạn, các hộ có doanh thu dưới 1 tỷ đồng hiện chưa thuộc đối tượng bắt buộc áp dụng quy định này.

Ở góc độ chính sách, bà Nguyễn Thị Thu Hà, Chuyên viên chính Ban Chính sách, thuế quốc tế (Cục Thuế) khẳng định, việc sàn thương mại điện tử khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay với việc người bán lập hóa đơn điện tử là hai quy định hoàn toàn tách biệt. Trách nhiệm khấu trừ thuộc về sàn, còn việc lập hóa đơn là nghĩa vụ của người bán khi thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo quy định tại Nghị định số 68/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng, trong thời hạn 30 ngày kể từ thời điểm doanh thu vượt ngưỡng phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế.

Việc vừa có dữ liệu doanh thu trên sàn, vừa có dữ liệu hóa đơn điện tử nhiều người bán hàng lo ngại dẫn tới ghi nhận doanh thu hai lần. Tuy nhiên, theo bà Thu Hà đây là cách hiểu chưa chính xác.

Dữ liệu từ sàn thương mại điện tử và dữ liệu hóa đơn điện tử được sử dụng cho các mục đích quản lý khác nhau. Cơ quan Thuế không tính trùng doanh thu chỉ vì có nhiều nguồn dữ liệu phục vụ quản lý.

Hướng tới tự động hóa, giảm gánh nặng tuân thủ cho người bán

Bên cạnh việc làm rõ bản chất pháp lý của hóa đơn điện tử, đại diện cơ quan Thuế cho biết, chính sách mới cũng được thiết kế theo hướng ứng dụng mạnh mẽ công nghệ số nhằm giảm bớt thao tác thủ công và chi phí tuân thủ cho hộ, cá nhân kinh doanh.

Theo Phó Cục trưởng Mai Sơn, định hướng của Chính phủ và ngành Thuế là một dữ liệu phát sinh sẽ được sử dụng cho nhiều công tác quản lý. Ngành Thuế đang hướng tới mục tiêu tự động hóa, từ một giao dịch bán hàng, hệ thống sẽ từng bước hỗ trợ xác định doanh thu, chi phí, nghĩa vụ thuế, tạo các tờ khai gợi ý và hỗ trợ quy trình xuất hóa đơn điện tử để người bán không phải nhập liệu nhiều lần.

Mỗi giao dịch vẫn phải được ghi nhận riêng, lập hóa đơn đúng thời điểm và đúng loại hàng hóa, dịch vụ để xác định chính xác nghĩa vụ thuế tương ứng. Ảnh: Minh họa hỗ trợ bởi AI.

Song song với đó, cơ quan Thuế đang phối hợp với các nhà cung cấp giải pháp tích hợp chữ ký số, máy tính tiền, máy POS và phần mềm bán hàng thành một quy trình thống nhất từ bán hàng, lập hóa đơn, kê khai đến nộp thuế.

Một điểm được nhiều hộ kinh doanh quan tâm là việc xử lý các đơn hàng bị hủy hoặc hoàn trả. Theo Phó Cục trưởng Mai Sơn, để phù hợp với thực tế kinh doanh trên nền tảng số, chính sách đã có điều chỉnh theo hướng chỉ khi giao dịch được xác nhận hoàn thành mới phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử.

Đối với các đơn hàng chưa giao thành công hoặc bị hủy, đơn hoàn trả thì người bán chưa phải xuất hóa đơn. Quy định này góp phần hạn chế việc phải điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn nhiều lần trong quá trình bán hàng trên sàn.

Một giải pháp khác nhằm giảm áp lực cho người bán là cơ chế ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử. Theo bà Thu Hà, Nghị định số 254/2026/NĐ-CP đã cho phép hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng trên sàn thương mại điện tử được ủy nhiệm cho sàn lập hóa đơn điện tử thay.

Quy định này đã được hướng dẫn cụ thể trong Thông tư số 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính, tạo điều kiện để các nền tảng tham gia sâu hơn vào quá trình số hóa hoạt động kinh doanh của người bán.

Cơ quan Thuế cũng lưu ý, việc sàn thương mại điện tử thực hiện khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay không đồng nghĩa với việc đương nhiên được lập hóa đơn thay cho người bán. Muốn sàn xuất hóa đơn, hai bên phải có hợp đồng ủy nhiệm theo đúng quy định.

Khi đó, bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm thông báo với cơ quan thuế và hóa đơn phải thể hiện đầy đủ thông tin của cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.

Một điểm mới quan trọng của chính sách là tăng cường kết nối dữ liệu giữa người bán, nền tảng và cơ quan thuế. Người bán có quyền yêu cầu sàn cung cấp các thông tin liên quan đến người mua, thời điểm giao hàng và trạng thái đơn hàng để xác định chính xác thời điểm lập hóa đơn. Việc liên thông dữ liệu sẽ giúp giảm sai sót, hạn chế tình trạng bỏ sót hoặc ghi nhận trùng giao dịch trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.

Đối với các hộ kinh doanh bán hàng đa kênh, doanh thu phát sinh từ cửa hàng truyền thống, website, mạng xã hội hay sàn thương mại điện tử đều được quản lý thống nhất theo một chủ thể để xác định ngưỡng doanh thu áp dụng chính sách. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là gộp tất cả giao dịch để lập một hóa đơn.

Mỗi giao dịch vẫn phải được ghi nhận riêng, lập hóa đơn đúng thời điểm và đúng loại hàng hóa, dịch vụ để xác định chính xác nghĩa vụ thuế tương ứng.

Trong quá trình triển khai, cơ quan Thuế cũng tiếp tục hoàn thiện hạ tầng công nghệ nhằm tạo thuận lợi hơn cho người nộp thuế. Theo đó, từ tháng 5/2026, hệ thống của ngành Thuế đã được nâng cấp, cho phép cả cá nhân kinh doanh không đăng ký hộ kinh doanh cũng có thể đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử.

Đồng thời, cơ quan Thuế cũng đề nghị các nhà cung cấp giải pháp hỗ trợ người dân đăng ký chữ ký số và sử dụng hóa đơn điện tử thuận tiện hơn.

Theo các chuyên gia, trong lộ trình chuyển đổi số của ngành Thuế, dữ liệu từ sàn thương mại điện tử, dữ liệu hóa đơn điện tử và dữ liệu quản lý thuế sẽ từng bước được kết nối, chia sẻ và khai thác đồng bộ. Mục tiêu cuối cùng không phải tạo thêm thủ tục cho người bán mà là xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, bảo đảm quyền lợi của người tiêu dùng, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và từng bước giảm chi phí tuân thủ cho người nộp thuế.