Gỡ nút thắt hàng tồn kho cho hộ kinh doanh khi chuyển sang kê khai thuế

Hộ kinh doanh phải lập bảng kê hàng tồn kho theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành. Ảnh: TTPHCM.

Quy định chuyển tiếp tháo gỡ vướng mắc hàng tồn kho

Theo quy định tại Nghị định số 68/2026/NĐ-CP, hộ, cá nhân kinh doanh trong năm 2025 nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc kê khai, nếu có doanh thu từ 3 tỷ đồng trở lên, hoặc từ năm 2026 lựa chọn nộp thuế TNCN theo phương pháp thu nhập tính thuế nhân với thuế suất, phải thực hiện xác định và ghi nhận giá trị hàng tồn kho, máy móc, thiết bị đang phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh tại thời điểm ngày 31/12/2025.

Việc xác định giá trị này nhằm làm căn cứ tính chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế của năm 2026 – thời điểm nhiều hộ, cá nhân kinh doanh bắt đầu chuyển sang cơ chế khai thuế minh bạch hơn.

Theo quy định, hộ và cá nhân kinh doanh phải lập bảng kê hàng tồn kho và máy móc, thiết bị theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành. Bảng kê này được lưu tại cơ sở kinh doanh và gửi một bản cho cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng phương thức điện tử. Thời điểm gửi bảng kê là cùng hồ sơ khai thuế quý I/2026 đối với hộ khai thuế theo quý, hoặc chậm nhất ngày 20/4/2026 đối với hộ khai thuế theo tháng. Cơ quan Thuế sẽ tiếp nhận thông tin để phục vụ công tác quản lý.

Tuy nhiên, việc tiếp nhận bảng kê không có nghĩa là xác nhận hoặc hợp thức hóa nguồn gốc hàng hóa. Hộ kinh doanh vẫn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác và đầy đủ của thông tin đã kê khai.

Thực tế cho thấy, phần lớn hộ kinh doanh trước đây nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc theo tỷ lệ trên doanh thu chưa có điều kiện cũng như thói quen lưu trữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ đối với chi phí, hàng hóa tồn kho hay tài sản phục vụ kinh doanh.

Khi chuyển sang phương pháp tính thuế dựa trên lợi nhuận, những yếu tố này trở nên đặc biệt quan trọng. Nếu không có quy định chuyển tiếp phù hợp, việc chuyển đổi phương pháp tính thuế có thể khiến nhiều hộ kinh doanh lúng túng, thậm chí phát sinh tranh chấp hoặc khó khăn trong việc xác định chi phí hợp lệ.

Chị Phạm Thị Lan, chủ một hộ kinh doanh tạp hóa tại xã Đông Anh (TP. Hà Nội) cho biết, hiện cửa hàng có hàng trăm mặt hàng khác nhau, trong đó nhiều loại đã nằm trong kho cả năm trời không có hóa đơn, chứng từ. “Từ đầu năm 2026 khi bắt đầu chuyển sang phương pháp kê khai, tôi khá lo lắng vì không biết phải xử lý số hàng tồn kho như thế nào. Quy định mới tại Nghị định số 68/2026/NĐ-CP cho phép kê khai và xác định giá trị tồn kho giúp tôi yên tâm hơn trong việc chuẩn bị hồ sơ thuế”, chị Lan chia sẻ.

Tiềm năng lớn của khu vực hộ kinh doanh, cũng đặt ra yêu cầu nâng cao hiệu quả quản lý thuế. Ảnh: TTPHCM.

Các chuyên gia cho rằng, quy định về kiểm kê và ghi nhận tồn kho tại thời điểm 31/12/2025 chính là cơ chế “cầu nối” giữa hai phương thức quản lý thuế, từ khoán sang kê khai. Nhờ đó, hàng tồn kho trước đây vẫn có thể được ghi nhận làm chi phí hợp lý khi tính thuế trong giai đoạn mới.

Hộ kinh doanh cần kê khai trung thực, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

Theo ông Lê Văn Tuấn, Giám đốc Công ty TNHH Kế toán Keytas, quy định mới áp dụng chủ yếu đối với các hộ kinh doanh phải nộp thuế theo phương pháp kê khai trên lợi nhuận, tức là những hộ có doanh thu năm 2025 từ 3 tỷ đồng trở lên hoặc tự nguyện đăng ký nộp thuế theo phương pháp tính trên thu nhập.

"Nhiều hộ kinh doanh có thể nghĩ rằng việc kê khai tồn kho cao hơn thực tế sẽ giúp tăng chi phí được trừ và giảm số thuế phải nộp. Tuy nhiên, điều này tiềm ẩn rủi ro rất lớn", ông Lê Văn Tuấn.

Theo hướng dẫn, có 2 trường hợp có thể xảy ra. Trường hợp thứ nhất, hộ kinh doanh đã thực hiện kiểm kê hàng tồn kho và máy móc, thiết bị tại thời điểm 31/12/2025. Khi đó, hộ chỉ cần kê khai số liệu vào mẫu bảng kê hàng tồn kho và máy móc thiết bị theo quy định và nộp kèm theo tờ khai thuế.

Trường hợp thứ hai, hộ kinh doanh trước đây chưa kiểm kê hàng tồn kho. Trong trường hợp này, hộ nên tiến hành kiểm kê càng sớm càng tốt tại một thời điểm gần nhất.

Sau khi có số liệu tồn kho thực tế, có thể xác định lại giá trị tồn kho tại ngày 31/12/2025 theo công thức: Tồn kho ngày 31/12/2025 = Tồn kho thực tế tại ngày kiểm kê (trừ) – giá trị hàng hóa đã mua từ 1/1/2026 đến ngày kiểm kê + giá trị hàng hóa đã bán trong cùng khoảng thời gian.

Việc áp dụng công thức này giúp hộ kinh doanh ước tính tương đối chính xác giá trị hàng tồn kho tại thời điểm cuối năm 2025, từ đó kê khai vào bảng kê theo quy định.

Tuy nhiên, lưu ý rằng quy định mới tạo thuận lợi nhưng đồng thời đặt ra yêu cầu cao hơn về tính trung thực trong kê khai. Ông Tuấn cho rằng, nhiều hộ kinh doanh có thể nghĩ rằng việc kê khai tồn kho cao hơn thực tế sẽ giúp tăng chi phí được trừ và giảm số thuế phải nộp. Tuy nhiên, điều này tiềm ẩn rủi ro rất lớn.

Hiện nay, cơ quan Thuế đã xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu và phân tích rủi ro, trong đó có các chỉ số theo dõi tỷ lệ nhập – xuất – tồn hàng hóa. Nếu số liệu bất thường, cơ quan Thuế hoàn toàn có thể kiểm tra và đối chiếu.

“Nguyên tắc quan trọng nhất là tồn kho thực tế bao nhiêu thì kê khai đúng bấy nhiêu. Khi bán hàng, hộ kinh doanh vẫn phải xuất hóa đơn đầu ra. Nếu tồn kho kê khai không phù hợp với doanh thu và lượng hàng bán ra, hệ thống dữ liệu có thể phát hiện ngay”, ông Tuấn nhấn mạnh.

Đối với máy móc và thiết bị, ông Tuấn nhấn mạnh, đây là loại tài sản hữu hình nên việc kiểm tra cũng khá dễ dàng. Khi cơ quan Thuế thanh tra hoặc kiểm tra, họ có thể trực tiếp đối chiếu với tài sản thực tế tại cơ sở kinh doanh. Vì vậy, hộ kinh doanh cần kê khai đúng thực trạng.

Trong trường hợp hàng hóa hoặc máy móc có giá trị lớn, các chuyên gia khuyến nghị hộ kinh doanh nên sử dụng dịch vụ thẩm định giá độc lập. Báo cáo thẩm định giá sẽ có tính pháp lý và độ tin cậy cao hơn, giúp giảm rủi ro khi làm việc với cơ quan thuế.

Ở góc độ rộng hơn, bà Võ Thị Hồng Nhung, Phó Giám đốc Công ty TNHH Đại lý thuế Khang Phúc cho rằng, Nghị định số 68/2026 đánh dấu bước thay đổi đáng kể trong cách thức quản lý thuế đối với hộ và cá nhân kinh doanh.

"Những hộ kinh doanh tuân thủ đầy đủ quy định sẽ không còn bị bất lợi so với những trường hợp kê khai thiếu trung thực", bà Võ Thị Hồng Nhung.

Theo bà Nhung, việc một chính sách thuế mới được ban hành, đặc biệt là chính sách ảnh hưởng trực tiếp đến hàng triệu hộ kinh doanh, có thể khiến nhiều người lo lắng trong giai đoạn đầu. Điều này càng rõ hơn với những hộ trước đây quen với cơ chế thuế khoán và chưa quen với việc quản lý hóa đơn, chứng từ.

Tuy nhiên, nếu nhìn ở góc độ dài hạn, việc chuyển sang quản lý thuế minh bạch hơn mang lại nhiều lợi ích. Khi doanh thu và chi phí được ghi nhận rõ ràng thông qua hóa đơn điện tử và hệ thống kê khai, môi trường kinh doanh sẽ trở nên công bằng hơn.

“Những hộ kinh doanh tuân thủ đầy đủ quy định sẽ không còn bị bất lợi so với những trường hợp kê khai thiếu trung thực. Ngoài ra, việc minh bạch hóa hoạt động kinh doanh cũng giúp hộ kinh doanh dễ dàng tiếp cận vốn ngân hàng, mở rộng quy mô hoặc chuyển đổi lên mô hình doanh nghiệp trong tương lai”, bà Nhung chia sẻ.

Theo thống kê của cơ quan Thuế, cả nước hiện có khoảng 3,6 triệu hộ kinh doanh. Trong đó, khoảng 2,2 triệu hộ đang hoạt động ổn định và khoảng 1,3 triệu hộ có doanh thu trên ngưỡng chịu thuế. Thu ngân sách từ khu vực hộ kinh doanh những năm gần đây liên tục tăng. Trong 6 tháng đầu năm 2025, số thu đạt hơn 17.000 tỷ đồng, bằng 131% cùng kỳ.

Những con số này cho thấy tiềm năng lớn của khu vực hộ kinh doanh, đồng thời cũng đặt ra yêu cầu nâng cao hiệu quả quản lý thuế. Trong bối cảnh đó, quy định về xử lý hàng tồn kho tại Nghị định số 68/2026 được xem là bước đi cần thiết nhằm hỗ trợ quá trình chuyển đổi sang phương thức quản lý thuế hiện đại hơn.