 |
| Các quy định về hóa đơn, chứng từ được sửa đổi, bổ sung để phù hợp hơn với thực tiễn. Ảnh Trung Kiên |
Điểm mới trong quy định xử lý hóa đơn điện tử có sai sót
Chia sẻ về những thay đổi đáng chú ý trong quy định về hóa đơn điện tử hiện nay, bà Trương Phương Thảo, Ban Chính sách và thuế quốc tế (Cục Thuế) cho biết: Từ ngày 1/7/2022, hóa đơn điện tử được triển khai trên phạm vi toàn quốc, đánh dấu bước chuyển lớn từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.
Trong quá trình triển khai, các quy định về hóa đơn, chứng từ được sửa đổi, bổ sung để phù hợp hơn với thực tiễn, đặc biệt trong bối cảnh thương mại điện tử, kinh doanh trên nền tảng số phát triển.
|
Bên cạnh đó, từ ngày 1/7/2026, theo quy định của Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 việc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo các quy định mới đó là Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và Thông tư số 91/2026/TT-BTC.
Theo quy định mới, có một số nội dung về việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai được bổ sung để phù hợp với thực tế như: sửa đổi mang tính bao quát hơn các sai sót có thể xảy ra, bổ sung một số chỉ tiêu lập Mẫu 04/SS để thông báo với cơ quan thuế; sửa đổi nhằm giảm chi phí tuân thủ cho NNT như cho phép việc lập 01 hóa đơn để điều chỉnh, thay thế cho nhiều hóa đơn, bổ sung một số trường hợp đặc thù chỉ thực hiện việc thay thế hóa đơn.
Theo bà Trương Phương Thảo, trước đây do sử dụng hóa đơn giấy. Nếu lập sai thì thường hủy và lập hóa đơn mới. Tuy nhiên đối với hóa đơn lập sai trước hết cần xác định rõ chỉ tiêu, nội dung sai trên hóa đơn, phương thức truyền nhận dữ liệu với cơ quan thuế. Khi xác định các thông tin đúng thì doanh nghiệp sẽ thực hiện đúng ở bước xử lý lỗi sai trên phần mềm hóa đơn.
Qua thống kê, có một số lỗi thường gặp đó là: sai tên, địa chỉ của người mua; sai mã số thuế, sai hàng hóa, sai số tiền; điều chỉnh tăng, giảm trên hóa đơn; nhiều hóa đơn cùng sai.
Trên một hóa đơn, có thể có một hoặc nhiều chỉ tiêu bị sai, do đó, doanh nghiệp cần xác định rõ các chỉ tiêu sai. Nếu hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ người mua thì theo quy định hiện hành chúng ta không phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, mà chỉ cần thực hiện thông báo cho người mua về chỉ tiêu sai và thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT được ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Nếu hóa đơn có sai sót liên quan đến một trong các tiêu chí quan trọng như: mã số thuế, hàng hóa, dịch vụ, số tiền và số thuế để lập hóa đơn thì cần điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn
Ví dụ thực tế bán 100 sản phẩm, nhưng hóa đơn lại ghi 110; đơn giá 1 triệu đồng nhưng ghi thành 1,1 triệu đồng; hoặc áp dụng sai thuế suất. Với những trường hợp này người bán có thể lựa chọn một trong hai phương thức: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế.
Bởi về cơ bản, việc điều chỉnh hay thay thế đều là phương án để điều chỉnh hóa đơn đã lập sai về đúng giao dịch kinh tế. Do đó, nguyên tắc chung có thể cho phép doanh nghiệp lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp cụ thể mà có thể phải lựa chọn phương án cụ thể như trường hợp đối với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng khi hóa đơn đã lập sai thì chỉ dùng phương án thay thế mà không áp dụng phương án điều chỉnh.
Một số trường hợp đặc thù và khuyến nghị dành cho người mua
Nếu trong cùng một tháng, người bán đã lập sai nhiều hóa đơn của cùng một người mua và các hóa đơn có cùng nội dung sai như tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất... thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn đã lập sai.
Với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, khi phát hiện sai sót thì người bán không thực hiện điều chỉnh như thông thường, mà sẽ lập hóa đơn thay thế để phản ánh đúng nội dung giao dịch.
Nếu hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử thì người bán ngoài việc thực hiện điều chỉnh hóa đơn thì cần gửi thông tin hóa đơn điều chỉnh, thay thế trực tiếp trên Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử của các kỳ tiếp theo.
Còn nếu dữ liệu hóa đơn điện tử trên Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan Thuế bị thiếu hoặc sai thì người bán thực hiện gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung. Việc điều chỉnh dữ liệu hóa đơn trên Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử phải đủ thông tin điều chỉnh chứ không phải lập hóa đơn để điều chỉnh.
Bà Thảo cũng nhấn mạnh, nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh (hay nói cách khác thuộc nhóm sử dụng hóa đơn để kê khai thuế) thì trước khi điều chỉnh hoặc thay thế, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trừ các trường hợp không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận. Nếu người mua là cá nhân thì người bán chỉ cần thực hiện thông báo cho người mua (nếu có thông tin) hoặc thông báo trên website của người bán nếu có.
Đối với người mua khi nhận hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, cần kiểm tra hóa đơn nào đang được điều chỉnh hoặc thay thế, nội dung điều chỉnh là gì, giá trị hàng hóa dịch vụ thay đổi ra sao, thuế suất và tiền thuế có thay đổi hay không.
Nếu việc điều chỉnh làm thay đổi giá trị hoặc số thuế thì người mua phải đối chiếu với hồ sơ giao dịch thực tế để bảo đảm hóa đơn sau xử lý phản ánh đúng giao dịch.
Đây cũng là lý do vì sao trong một số trường hợp, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế, người bán và người mua phải có sự trao đổi, thống nhất về các nội dung sai theo quy định.
