 |
| Ông Nguyễn Minh Trung: “Doanh nghiệp không thể chỉ xem hóa đơn điện tử là công việc riêng của kế toán”. |
Phóng viên: Chính phủ vừa ban hành Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và Thông tư số 91/2026/TT-BTC về hóa đơn, chứng từ với nhiều quy định mới nhằm chuẩn hóa dữ liệu, tăng cường quản lý và phòng, chống gian lận trong sử dụng hóa đơn điện tử. Theo ông, những điểm mới nào sẽ tác động lớn nhất đến doanh nghiệp trong quá trình triển khai thực hiện?
Ông Nguyễn Minh Trung: Theo tôi, điểm thay đổi lớn nhất không nằm ở việc doanh nghiệp tiếp tục dùng hóa đơn điện tử, bởi quy định này đã trở nên quen thuộc trong nhiều năm qua.
Điều quan trọng hơn là hóa đơn điện tử đang bước sang một giai đoạn mới, giai đoạn quản lý bằng dữ liệu, xác thực danh tính và kiểm soát rủi ro chặt chẽ hơn.
Có thể nói, điểm quan trọng của Nghị định số 254/2026/NĐ-CP là chuyển đổi phương thức quản lý từ kiểm tra hồ sơ sang quản trị dữ liệu.
Khi dữ liệu hóa đơn được kết nối đồng bộ với dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, thông tin người đại diện theo pháp luật, dữ liệu bán hàng và các cơ sở dữ liệu khác của cơ quan quản lý, khả năng phát hiện giao dịch bất thường, cảnh báo rủi ro và hỗ trợ thanh tra kiểm tra sẽ được thực hiện sớm hơn, chính xác hơn.
Điều này cũng đồng nghĩa doanh nghiệp cần nâng cao chất lượng dữ liệu ngay từ khâu phát sinh giao dịch.
Từ góc nhìn triển khai thực tế, tôi cho rằng có một số điểm sẽ tác động đến doanh nghiệp.
Thứ nhất: Yêu cầu chuẩn hóa dữ liệu hóa đơn điện tử.
Thứ hai: Việc đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử được kiểm soát kỹ hơn, đặc biệt có thêm yếu tố xác thực thông tin người đại diện theo pháp luật.
Thứ ba: Cơ chế đánh giá rủi ro người nộp thuế rõ ràng hơn.
Thứ tư: Quy định về ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, hoặc chuyển từ hóa đơn không có mã sang hóa đơn có mã trong một số trường hợp.
Thứ năm: Yêu cầu cao hơn đối với các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Trước đây, nhiều đơn vị chỉ chú trọng phát hành hóa đơn đúng quy định, nay yêu cầu cao hơn là dữ liệu hóa đơn phải chính xác, thống nhất và có khả năng kết nối với toàn bộ quy trình bán hàng, kế toán và khai thuế.
Điều này có nghĩa, doanh nghiệp không thể chỉ xem hóa đơn điện tử là công việc riêng của kế toán. Hóa đơn điện tử liên quan đến dữ liệu bán hàng, dữ liệu khách hàng, quy trình vận hành, hệ thống phần mềm, chữ ký số và cả năng lực tuân thủ của doanh nghiệp.
Phóng viên: Các quy định mới về chuẩn hóa dữ liệu, xác thực thông tin, kết nối và truyền nhận dữ liệu với cơ quan Thuế sẽ đặt ra những yêu cầu mới như thế nào đối với hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử và chữ ký số?
Ông Nguyễn Minh Trung: Thực tế, nhiều doanh nghiệp đang bán hàng đồng thời qua cửa hàng truyền thống, website, sàn thương mại điện tử và mạng xã hội.
Nếu dữ liệu của từng kênh không đồng bộ, nguy cơ sai lệch thông tin trên hóa đơn sẽ tăng lên, kéo theo rủi ro phải điều chỉnh hóa đơn, khai bổ sung hoặc giải trình với cơ quan Thuế.
Phần mềm hóa đơn điện tử trong giai đoạn mới phải chuyển từ vai trò “công cụ xuất hóa đơn” sang vai trò “hệ thống quản trị dữ liệu tuân thủ”.
Vì vậy, hệ thống hóa đơn điện tử và chữ ký số sắp tới cần đáp ứng đồng thời bốn yêu cầu: đúng chuẩn pháp lý, đúng chuẩn dữ liệu, an toàn trong vận hành và linh hoạt khi tích hợp với các hệ thống khác của doanh nghiệp.
 |
| Hóa đơn điện tử liên quan đến dữ liệu bán hàng, dữ liệu khách hàng, quy trình vận hành, hệ thống phần mềm, chữ ký số và cả năng lực tuân thủ của doanh nghiệp. |
Phóng viên: Theo ông, đâu là khó khăn lớn nhất mà doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh gặp phải khi triển khai các quy định mới về hóa đơn điện tử? Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì về hạ tầng công nghệ, dữ liệu, quy trình quản lý và nhân sự?
Ông Nguyễn Minh Trung: Theo tôi, khó khăn lớn nhất hiện nay không nằm ở việc mua phần mềm mà ở chất lượng dữ liệu. Nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý hàng hóa bằng mã nội bộ chưa thống nhất, thông tin khách hàng thiếu chuẩn hóa hoặc vận hành nhiều phần mềm độc lập.
Khi các hệ thống này chưa kết nối, việc phát hành hóa đơn điện tử rất dễ phát sinh sai sót. Vì vậy, đầu tư cho chuẩn hóa dữ liệu và quy trình nội bộ quan trọng không kém đầu tư cho công nghệ.
Cụ thể, doanh nghiệp nên chuẩn bị theo bốn nhóm: công nghệ, dữ liệu, quy trình và con người.
Về công nghệ: Doanh nghiệp cần rà soát lại phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Hệ thống có đáp ứng về định dạng, vận hành ổn định, có hỗ trợ xử lý hóa đơn sai sót không. Với các doanh nghiệp, hộ kinh doanh kinh doanh đa nền tảng cần kiểm tra thêm hệ thống phát hành hóa đơn có khả năng vận hành dữ liệu xuyên suốt từ đơn hàng đến hóa đơn.
Về dữ liệu: Doanh nghiệp cần làm sạch dữ liệu trước khi xuất hóa đơn. Đây là việc nghe có vẻ đơn giản nhưng lại rất quan trọng.
Các thông tin về doanh nghiệp, danh mục hàng hóa, mã sản phẩm, đơn vị tính, đổi trả… đều cần được chuẩn hóa. Trong thực tế, nhiều lỗi hóa đơn không phải do phần mềm, mà do dữ liệu đầu vào sai ngay từ đầu.
Về quy trình: Doanh nghiệp cần có hướng dẫn rõ cho từng tình huống. Trường hợp sai tên người mua thì xử lý thế nào, sai mã số thuế thì xử lý thế nào, sai số tiền, sai thuế suất thì điều chỉnh hay thay thế ra sao…
Nếu không có quy trình thống nhất, mỗi kế toán có thể xử lý theo một thói quen khác nhau, dẫn đến khó kiểm soát về sau.
Về con người: Không chỉ kế toán cần được đào tạo. Các bộ phận khác kế toán cũng cần hiểu vai trò của dữ liệu hóa đơn.
Một nhân viên bán hàng nhập sai thông tin khách hàng có thể làm hóa đơn sai; một bộ phận vận hành không cập nhật chính sách đổi trả có thể làm số liệu doanh thu sai; một người phụ trách chữ ký số quên gia hạn có thể khiến doanh nghiệp bị gián đoạn phát hành hóa đơn.
Hiện nay, các sai sót phổ biến doanh nghiệp cần tránh như xem hóa đơn điện tử chỉ là file PDF, không kiểm tra dữ liệu người mua trước khi lập hóa đơn, chưa có quy trình xử lý sai sót, không quản lý chặt chữ ký số, và lựa chọn nhà cung cấp phần mềm chỉ dựa trên giá mà chưa đánh giá về giải pháp, năng lực hỗ trợ, hạ tầng…
Qua quan sát phản ứng trên các cộng đồng kế toán và nhóm người bán hàng online thời gian gần đây đã cho thấy nhu cầu thị trường hiện nay không chỉ là “đọc luật”, mà cần hướng dẫn thực thi thật cụ thể và dễ hiểu.
Phóng viên: Trong bối cảnh các quy định về hóa đơn điện tử ngày càng được hoàn thiện theo hướng quản lý rủi ro và phòng, chống gian lận, công nghệ sẽ đóng vai trò như thế nào trong việc hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ quy định, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản trị hóa đơn điện tử?
Ông Nguyễn Minh Trung: Lãnh đạo doanh nghiệp và nhân sự vẫn giữ vai trò là cốt lõi, tuy nhiên công nghệ sẽ là cánh tay đắc lực để đáp ứng tuân thủ quy định và tối ưu hiệu suất cho doanh nghiệp.
Khi dữ liệu hóa đơn được chuẩn hóa và kết nối sâu hơn với cơ quan Thuế, doanh nghiệp không thể quản lý tuân thủ chỉ bằng kinh nghiệm và thủ công.
Với doanh nghiệp có hàng trăm, hàng ngàn giao dịch mỗi ngày, đơn hàng phát sinh ngoài giờ hành chính thì việc lập hóa đơn thủ công sẽ rất dễ sai, mệt mỏi và tốn nhiều thời gian.
Khi phần mềm hóa đơn điện tử được tích hợp với hệ thống bán hàng, kế toán, dữ liệu có thể đi tự động và liền mạch từ giao dịch đến hóa đơn, giảm thao tác nhập lại và giảm sai sót.
Về vai trò hỗ trợ quản trị, khi dữ liệu hóa đơn được số hóa đúng chuẩn, doanh nghiệp có thể theo dõi doanh thu theo thời gian thực, đối chiếu bán hàng với kế toán, kiểm soát công nợ, phát hiện các chỉ số cần điều chỉnh trong hoạt động kinh doanh.
Khi đó, hóa đơn điện tử không chỉ phục vụ tuân thủ thuế, mà còn trở thành nguồn dữ liệu quan trọng cho quản trị tài chính, phát triển kinh doanh. Nói ngắn gọn, hóa đơn điện tử không còn là câu chuyện thay thế hóa đơn giấy, đó là câu chuyện quản trị dữ liệu.
Xin trân trọng cảm ơn ông!
