Lưu trữ dữ liệu chính xác sẽ giúp việc thực hiện nghĩa vụ thuế chủ động hơn

Ảnh minh họa có sự hỗ trợ bởi AI.

Phóng viên: Cục Thuế (Bộ Tài chính) vừa ban hành Quy trình kiểm tra thuế tại Quyết định số 1161/QĐ-CT ngày 14/8/2026, trong đó tăng cường đối chiếu dữ liệu từ nhiều nguồn. Theo bà, quy định mới đặt ra yêu cầu gì đối với cá nhân, hộ kinh doanh trong quản lý doanh thu, chứng từ và thực hiện nghĩa vụ thuế?

TS. Nguyễn Thị Hà: Theo tôi, đây không chỉ là thay đổi trong cách cơ quan Thuế kiểm tra, mà còn đòi hỏi người kinh doanh thay đổi cách tự quản lý. Bán hàng đến đâu, quản dữ liệu đến đó.

Tôi từng chứng kiến những người kinh doanh làm ăn nghiêm túc nhưng vẫn khó giải trình chỉ vì dữ liệu nằm rải rác, không được lưu giữ đầy đủ. Vì vậy, quản lý dữ liệu không phải để tạo thêm gánh nặng, mà là cách người kinh doanh tự bảo vệ mình. Dữ liệu được quản lý tốt vừa giúp kê khai đúng, vừa là căn cứ để chứng minh mình đã thực hiện đúng nghĩa vụ thuế. TS. Nguyễn Thị Hà

Doanh thu hiện để lại dấu vết ở nhiều nơi như: hóa đơn điện tử, ngân hàng, sàn thương mại điện tử, đơn vị vận chuyển, trung gian thanh toán. Vì vậy, hộ kinh doanh cần lưu giữ những dữ liệu cơ bản và thường xuyên đối chiếu số đơn hàng, doanh thu, hóa đơn với số tiền thực nhận; đồng thời ghi nhận rõ các trường hợp hủy đơn, hoàn hàng, giảm giá, chiết khấu, phí sàn.

Ví dụ, một hộ có 3.000 đơn hàng mỗi tháng cần biết 3.000 đơn đó tạo ra doanh thu bao nhiêu, tương ứng với những hóa đơn nào và thực tế đã thu về bao nhiêu tiền. Làm được việc này, khi có chênh lệch, người kinh doanh có thể truy lại nguyên nhân thay vì lúng túng tìm chứng từ.

Tôi từng chứng kiến những người kinh doanh làm ăn nghiêm túc nhưng vẫn khó giải trình chỉ vì dữ liệu nằm rải rác, không được lưu giữ đầy đủ. Vì vậy, quản lý dữ liệu không phải để tạo thêm gánh nặng, mà là cách người kinh doanh tự bảo vệ mình. Dữ liệu được quản lý tốt vừa giúp kê khai đúng, vừa là căn cứ để chứng minh mình đã thực hiện đúng nghĩa vụ thuế.

Phóng viên: Nhiều người lo ngại rằng khi dữ liệu kê khai có chênh lệch với dữ liệu cơ quan Thuế thu thập được, điều đó đồng nghĩa với việc người nộp thuế đã có vi phạm. Cách hiểu này có chính xác không, thưa bà?

TS. Nguyễn Thị Hà: Cảnh báo rủi ro không đồng nghĩa với kết luận vi phạm. Đó là tín hiệu để cơ quan Thuế rà soát, đối chiếu và yêu cầu người nộp thuế giải trình, làm rõ.

Chênh lệch dữ liệu có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân rất bình thường: đơn hàng bị hủy, hàng hoàn trả, thời điểm thanh toán khác thời điểm xuất hóa đơn, hoặc doanh thu trên sàn còn liên quan đến chiết khấu, phí và các khoản khấu trừ.

Điều quan trọng là cá nhân, hộ kinh doanh phải chứng minh được bản chất giao dịch. Quy trình cũng dành bước giải trình trước khi chuyển sang các biện pháp kiểm tra tiếp theo. Người nộp thuế được yêu cầu bổ sung thông tin, tài liệu; thời hạn theo mỗi thông báo không quá 10 ngày làm việc và cơ quan Thuế thông báo không quá hai lần. Nếu chứng minh được số thuế đã khai là đúng, hồ sơ được chấp nhận và lưu trữ.

Vì vậy, không nên nhìn việc giải trình như một cuộc đối đầu. Đó là cơ hội để người nộp thuế đưa dữ liệu và chứng từ ra chứng minh con số mình đã kê khai có cơ sở.

Phóng viên: Điều đáng lưu ý là quy trình còn áp dụng quản lý rủi ro với cả hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu chưa đến ngưỡng phải nộp thuế. Người kinh doanh nhỏ cần đặc biệt lưu ý điều gì, thưa bà?

TS. Nguyễn Thị Hà: Doanh thu chưa đến ngưỡng chịu thuế không có nghĩa là có thể bỏ qua việc quản lý dữ liệu. Quy trình vẫn rà soát những trường hợp có dấu hiệu doanh thu khai báo không phù hợp với thực tế, dựa trên dữ liệu hóa đơn điện tử, thông tin từ bên thứ ba hoặc dấu hiệu về quy mô hàng hóa, dịch vụ mua vào.

Với hộ kinh doanh nhỏ, tôi cho rằng không cần làm phức tạp. Mỗi tháng chỉ cần dành thời gian kiểm tra doanh thu, hóa đơn, tiền thực nhận và những giao dịch bất thường; đồng thời lưu chứng từ để khi cần có thể đối chiếu.

Chẳng hạn, một hộ có vài trăm đơn hàng mỗi tháng chỉ cần theo dõi được đã bán bao nhiêu, thu bao nhiêu, xuất hóa đơn thế nào và những đơn nào bị hủy hoặc hoàn. Làm đều đặn như vậy sẽ tốt hơn nhiều so với việc dồn dữ liệu rồi khi cần mới tìm lại.

Nếu rà soát không phát hiện dấu hiệu vi phạm, hồ sơ được lưu. Ngược lại, nếu có dấu hiệu khai sai, người nộp thuế sẽ được yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin. Vì vậy, quy mô nhỏ không có nghĩa là không cần chú trọng đến việc quản lý dữ liệu.

Phóng viên: Nếu cần có một lời khuyên dành cho cá nhân, hộ kinh doanh, bà sẽ khuyến nghị điều gì?

TS. Nguyễn Thị Hà: Theo tôi, cá nhân, hộ kinh doanh cần tự trả lời được ba câu hỏi: Doanh thu đến từ đâu? Con số kê khai được hình thành thế nào? Và có tài liệu gì để chứng minh? Trả lời được ba câu hỏi này là đã tạo cho mình một “hàng rào” khá chắc chắn.

Quản lý dữ liệu cũng không nên bị xem là việc làm đối phó. Đó trước hết là kỹ năng quản trị. Biết hôm nay bán bao nhiêu, tiền đã về chưa, đơn nào bị trả lại, chi phí phát sinh thế nào và doanh thu thực nhận bao nhiêu giúp người kinh doanh hiểu rõ chính hoạt động của mình.

Khi dữ liệu hóa đơn, doanh thu và các nguồn thông tin liên quan ngày càng được đối chiếu để nhận diện rủi ro, việc lưu giữ và kiểm tra dữ liệu càng trở nên cần thiết. Vì vậy, lời khuyên của tôi rất đơn giản: làm đúng, lưu đúng và chứng minh được điều mình đã làm. Khi trở thành thói quen hằng ngày, việc thực hiện nghĩa vụ thuế sẽ chủ động và nhẹ nhàng hơn.

Phóng viên: Trân trọng cảm ơn bà!