Kinh doanh TMĐT: Không chỉ bán hàng, còn phải “giữ sổ” chuẩn

Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình 5 bước chuẩn trong hoạt động TMĐT: Mua hàng → Nhận hàng → Nhận hóa đơn → Kiểm tra hóa đơn điện tử → Hạch toán và lưu trữ. Đồ họa: TT

Bí quyết để doanh nghiệp giữ vững dòng tiền

Kể từ khi Nghị định số 70/2025/NĐ-CP được áp dụng, mọi hoạt động kinh doanh trên sàn TMĐT đều phải tuân thủ quy định mới về hóa đơn, chứng từ và lưu trữ dữ liệu điện tử. Việc này nhằm tăng tính minh bạch trong quản lý chi phí, giảm rủi ro về thuế, đặc biệt quan trọng đối với hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ đang kinh doanh online.

TS Võ Thy Trang (Khoa Kinh tế, Học viện Tài chính) cho rằng, toàn bộ quy trình xuất - nhận - lưu trữ - hạch toán hóa đơn điện tử cần phải theo chuẩn của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử phải có đầy đủ thông tin, được lưu trữ an toàn, dễ tra cứu và phản ánh đúng hàng hóa, thuế suất, thời điểm lập. Việc kiểm soát đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp giảm sai sót, rút ngắn thời gian kiểm tra thuế và thuận lợi trong kê khai, hoàn thuế.

Bà Trang cho rằng, có 4 điểm người bán cần lưu ý khi bán hàng trên sàn TMĐT, cụ thể:

Thứ nhất, quản lý hóa đơn đầu vào thật chặt: Đây là cơ sở để xác định chi phí hợp lệ và khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Mỗi đơn hàng cần có hóa đơn hợp lệ, không nhận hàng nếu hóa đơn thiếu hoặc sai thông tin. Việc đối chiếu ngay từ đầu giúp tránh sai lệch khi kê khai.

Thứ hai, hạn chế rủi ro mất hóa đơn đầu vào: Đây là lỗi phổ biến khiến nhiều doanh nghiệp bị loại chi phí hoặc không được khấu trừ thuế. Giải pháp là số hóa hóa đơn ngay khi nhận, đặt tên tệp theo quy tắc rõ ràng và lưu trữ tập trung để tra cứu dễ dàng.

Thứ ba, kiểm tra thông tin hóa đơn điện tử ngay khi nhận: Doanh nghiệp cần đối chiếu mã số thuế, ký hiệu, ngày lập, thuế suất, tổng tiền… để phát hiện sai sót sớm và yêu cầu điều chỉnh kịp thời, tránh dồn lỗi vào cuối kỳ.

Thứ tư, đảm bảo nhất quán giữa các chứng từ: Các loại chứng từ như hóa đơn, vận đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu phải trùng khớp về tên hàng, số lượng, đơn giá. Sự thống nhất này giúp rút ngắn thời gian hoàn thuế và hạn chế rủi ro khi thanh tra.

Theo các chuyên gia, để đảm bảo tuân thủ luật và nâng cao hiệu quả quản trị, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình 5 bước chuẩn trong hoạt động TMĐT: Mua hàng → Nhận hàng → Nhận hóa đơn → Kiểm tra hóa đơn điện tử → Hạch toán và lưu trữ.

Trong đó, bộ hồ sơ đầu vào cần đầy đủ hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán, biên bản nghiệm thu. Việc ứng dụng công nghệ OCR (nhận dạng ký tự quang học) giúp tự động đọc và trích xuất dữ liệu hóa đơn, phát hiện sai lệch về thuế suất, ngày tháng, hoặc số tiền.

Doanh nghiệp cũng nên tiến hành kiểm kê hàng tháng, chốt dữ liệu theo quý để kịp thời phát hiện rủi ro và điều chỉnh trước khi kê khai thuế.

Ngoài ra, cần phân quyền truy cập dữ liệu, lưu nhật ký thao tác nhằm đảm bảo minh bạch. Đồng bộ đơn hàng từ sàn về hệ thống kế toán giúp tránh bỏ sót hóa đơn đầu ra.

Việc đào tạo định kỳ cho nhân viên kế toán, vận hành cũng rất cần thiết. Cập nhật liên tục quy định mới giúp hạn chế sai sót và nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản trị tài chính TMĐT.

5 lợi ích từ quản lý hóa đơn, chứng từ đúng quy định

Theo các chuyên gia, việc quản lý hóa đơn, chứng từ đúng luật mang lại ít nhất 5 lợi ích lớn cho doanh nghiệp TMĐT, đó là dòng tiền minh bạch, dễ quản trị và dự báo; giảm chi phí ẩn do vi phạm hoặc bị truy thu thuế; rút ngắn thời gian hoàn thuế, quyết toán; nâng cao uy tín khi làm việc với ngân hàng, quỹ đầu tư, đối tác; dễ mở rộng quy mô kinh doanh mà không gây quá tải cho bộ phận kế toán.

Trong đó, hai yếu tố được xem là xương sống của quản trị tài chính TMĐT là quản lý hóa đơn đầu vào và kiểm tra thông tin hóa đơn điện tử. Đây là nền tảng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong toàn bộ hệ thống dữ liệu.

Không chỉ yêu cầu cao hơn về quản trị, thị trường TMĐT Việt Nam cũng đang tăng tốc mạnh mẽ trong những tháng cuối năm. Người tiêu dùng ngày càng ưa chuộng mua sắm trực tuyến, đặc biệt là các sản phẩm công nghệ phục vụ công việc và học tập.

Các thương hiệu lớn như Apple, Samsung, Xiaomi tiếp tục duy trì thị phần nhờ danh mục sản phẩm đa dạng, dịch vụ hậu mãi tốt và kênh phân phối trực tuyến ổn định. Theo dự báo, doanh số TMĐT quý IV/2025 có thể đạt khoảng 105 nghìn tỷ đồng, tăng 1,35% so với quý III/2025, với hơn 1 triệu sản phẩm được tiêu thụ.

Sức mua được kỳ vọng tăng mạnh nhờ các chiến dịch khuyến mãi lớn “11/11” và “12/12”, cùng xu hướng mua sắm qua livestream, giao hàng nhanh và hệ thống logistics đồng bộ.

Theo đánh giá của Metric, xu hướng chi tiêu trực tuyến của người Việt sẽ tiếp tục mở rộng trong giai đoạn cuối năm, đặc biệt ở nhóm sản phẩm công nghệ và thiết bị cá nhân.

TMĐT ngày càng trở thành kênh kinh doanh chủ lực, TS Võ Thy Trang cho rằng, việc tuân thủ quy định về hóa đơn và chứng từ không chỉ là yêu cầu pháp lý, mà còn là nền tảng để doanh nghiệp phát triển bền vững.

“Quản lý dữ liệu minh bạch, ứng dụng công nghệ số và chuẩn hóa quy trình giúp doanh nghiệp giảm rủi ro thuế, nâng hiệu quả vận hành và tăng niềm tin với khách hàng, đối tác”, TS Trang nhận định.