Quản trị dữ liệu theo chuẩn thời gian thực
Trong xu thế dịch chuyển chuỗi cung ứng toàn cầu, kho ngoại quan đóng vai trò là "trạm trung chuyển" chiến lược, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa dòng tiền thuế và linh hoạt trong phân phối hàng hóa. Tuy nhiên, mô hình quản lý kho truyền thống với sự phụ thuộc vào sự hiện diện trực tiếp của công chức hải quan và các thủ tục giấy tờ rời rạc đang dần trở thành nút thắt.
Để tháo gỡ khó khăn này, Thông tư số 121/2025/TT-BTC đã xác lập một khung pháp lý hiện đại, yêu cầu bắt buộc chuyển đổi sang hệ thống giám sát tự động gắn liền với nền tảng Hải quan số. Đây không chỉ là một quy định hành chính mà là bước ngoặt công nghệ, buộc các chủ kho ngoại quan phải nâng cấp hạ tầng kết nối trực tiếp dữ liệu từ hệ thống quản trị kho sang cơ quan Hải quan.
 |
| Công chức Hải quan Hà Nam (Chi cục Hải quan khu vực IV) kiểm tra hàng hóa nhập khẩu. Ảnh: H.Nụ |
Hệ thống giám sát tự động theo quy định mới tập trung vào việc định danh hàng hóa bằng mã vạch hoặc mã QR ngay từ khâu nhập kho. Mọi biến động về vị trí, số lượng, chủng loại hàng hóa đều được cập nhật vào hệ thống theo thời gian thực thay vì chờ đến cuối ngày báo cáo. Điều này loại bỏ hoàn toàn các sai lệch dữ liệu do nhập liệu thủ công và giúp cơ quan Hải quan nắm bắt được "trạng thái tĩnh" của kho bãi bất cứ lúc nào.
Đặc biệt, Thông tư số 121/2025/TT-BTC nhấn mạnh việc tích hợp hệ thống camera giám sát thông minh có khả năng nhận diện chuyển động và nhận dạng biển số xe tại các cổng vào/ra. Dữ liệu hình ảnh này được lưu trữ tập trung và cho phép cơ quan Hải quan truy cập từ xa, đảm bảo tính khách quan và minh bạch tuyệt đối trong công tác quản lý hàng hóa mà không cần làm gián đoạn các hoạt động bốc xếp của doanh nghiệp.
Đại diện Ban Giám sát quản lý về hải quan (Cục Hải quan) cho rằng, việc chuẩn hóa dữ liệu đầu vào theo quy định mới cũng giúp rút ngắn thời gian thông quan cho các lô hàng chuyển cửa khẩu từ cảng về kho ngoại quan. Khi thông tin hàng hóa đã được khai báo và phê duyệt trên hệ thống giám sát tự động, các rào cản về kiểm soát vật lý tại cổng kho sẽ được thay thế bằng việc đối soát dữ liệu điện tử nhanh chóng.
Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lưu kho bãi tại cảng biển và tăng tốc độ vòng quay hàng hóa. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh kho, hệ thống tự động hóa còn mang lại khả năng quản trị tồn kho chính xác, giảm thiểu thất thoát và nâng cao uy tín đối với các đối tác quốc tế trong việc đảm bảo an toàn hàng hóa theo tiêu chuẩn chuỗi cung ứng toàn cầu.
Tối ưu hóa chuỗi cung ứng
Một trong những ưu thế vượt trội của hệ thống giám sát tự động được quy định tại Thông tư số 121/2025/TT-BTC chính là khả năng liên thông dữ liệu giữa kho ngoại quan và các loại hình loại hình xuất nhập khẩu khác. Hệ thống mới cho phép tự động đối soát giữa tờ khai hải quan và lượng hàng thực tế nhập xuất kho mà không cần sự can thiệp thủ công từ phía doanh nghiệp.
Quy trình này hoạt động dựa trên cơ chế đồng bộ dữ liệu: ngay khi tờ khai được thông quan, lệnh xuất kho/nhập kho trên hệ thống giám sát tự động sẽ được kích hoạt. Sự khớp đúng về mặt dữ liệu là điều kiện tiên quyết để hệ thống phê duyệt cho phép hàng hóa ra vào kho, tạo ra một hàng rào kỹ thuật ngăn chặn các hành vi trục lợi hoặc thẩm thấu hàng hóa ra thị trường nội địa trái phép.
Thông tư số 121/2025/TT-BTC cũng mở rộng phạm vi áp dụng giám sát tự động cho các hoạt động gia cố, chia chọn, đóng gói lại tại kho ngoại quan. Mọi thao tác làm thay đổi tình trạng đóng gói của hàng hóa đều phải được ghi nhận và báo cáo tự động trên hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng các mục đích sử dụng kho ngoại quan mà không phải lo ngại về các sai sót trong báo cáo quyết toán sau này.
Hơn thế nữa, nền tảng giám sát tự động còn tích hợp các thuật toán phân tích rủi ro, cho phép cảnh báo sớm các trường hợp hàng hóa lưu kho quá thời hạn quy định hoặc các lô hàng có dấu hiệu vi phạm về sở hữu trí tuệ. Việc phát hiện sớm các rủi ro từ hệ thống giúp doanh nghiệp chủ động xử lý, tránh những hậu quả pháp lý nghiêm trọng.
Sự liên thông này còn mang lại lợi ích to lớn trong việc thực hiện các thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất kho để nhập khẩu vào nội địa hoặc tái xuất. Dữ liệu hàng hóa lưu kho đã được hệ thống giám sát tự động "xác nhận" là dữ liệu gốc tin cậy, giúp cơ quan Hải quan bỏ qua bước kiểm tra hồ sơ giấy trong nhiều trường hợp, đẩy nhanh tốc độ giải phóng hàng xuống mức thấp nhất.
Theo đại diện Ban Giám sát quản lý về hải quan, kho ngoại quan sẽ không còn là một khu vực kiểm soát biệt lập mà trở thành một điểm nút thông tin trong mạng lưới thương mại điện tử xuyên biên giới. Sự đầu tư bài bản vào hệ thống giám sát tự động theo đúng tiêu chuẩn của Thông tư số 121/2025/TT-BTC chính là chìa khóa để doanh nghiệp giành quyền ưu tiên, hưởng trọn vẹn các đặc quyền về thủ tục và nâng tầm cạnh tranh cho dịch vụ logistics tại Việt Nam trên bản đồ khu vực và thế giới.
Trong bối cảnh công nghệ đang tái định nghĩa lại mọi quy trình quản trị, việc chuyển đổi sang hệ thống giám sát tự động tại kho ngoại quan là xu thế tất yếu và không thể đảo ngược. Sự nhất quán giữa khung pháp lý kiến tạo của Bộ Tài chính và sự chủ động đầu tư công nghệ của doanh nghiệp sẽ tạo ra một hệ sinh thái kho bãi thông minh, minh bạch và hiệu quả. Doanh nghiệp cần nhìn nhận việc thực thi các quy định tại Thông tư số 121/2025/TT-BTC không chỉ là nhiệm vụ tuân thủ mà là cơ hội để hiện đại hóa năng lực quản trị, sẵn sàng cho những vận hội mới trong dòng chảy thương mại toàn cầu, đại diện Ban Giám sát quản lý về hải quan nhấn mạnh.
