Bí quyết để giảm chi phí tuân thủ khi xuất khẩu vào thị trường Mỹ

SCAN được coi là giải pháp tích cực giúp doanh nghiệp xuất khẩu vào thị trường Mỹ giảm bớt các cuộc đánh giá trùng lặp. Ảnh: Internet

Tiết kiệm hơn 15 triệu USD chi phí đánh giá

Chia sẻ thông tin về SCAN tại hội thảo Hội thảo quốc tế về Rủi ro, tuân thủ và đổi mới sáng tạo trong chuỗi cung ứng ngày 10/3, bà Jennifer Kissner, Chủ tịch Hội đồng quản trị SCAN cho biết, chương trình SCAN ra đời từ nhu cầu thực tế của các doanh nghiệp xuất khẩu vào thị trường Mỹ trong việc giảm bớt các cuộc đánh giá trùng lặp đối với nhà cung cấp.

Theo bà, vào năm 2014, khi làm việc cho một công ty sản xuất tại Mỹ, bà đã trao đổi với nhiều nhà nhập khẩu lớn của Mỹ về những khó khăn trong quá trình đánh giá nhà cung cấp ở nước ngoài. Các doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành nhiều cuộc kiểm tra và đánh giá trong cùng một năm.

Khi đó, nhiều doanh nghiệp đã quen thuộc với chương trình C-TPAT - chương trình Đối tác chống khủng bố của Hải quan Mỹ được xây dựng sau sự kiện ngày 11/9. Chương trình này nhằm đảm bảo rằng hàng hóa nhập khẩu vào Hoa Kỳ từ các nhà cung cấp nước ngoài không chứa các loại vũ khí hủy diệt hàng loạt.

Trong quá trình triển khai, các nhà nhập khẩu tại Mỹ thường tiến hành đánh giá các nhà cung cấp ở nước ngoài nhiều lần mỗi năm. Có những trường hợp một nhà cung cấp phải trải qua từ bốn đến năm cuộc đánh giá trong một năm, dù các cuộc đánh giá này sử dụng cùng một bộ tiêu chí nhưng lại do nhiều tổ chức khác nhau thực hiện. Điều này khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian và chi phí để phục vụ các đoàn đánh giá.

Từ thực tế đó, các nhà nhập khẩu lớn của Mỹ đã cùng xây dựng một chương trình đánh giá chung nhằm giúp nhà cung cấp chỉ cần thực hiện một cuộc đánh giá nhưng có thể chia sẻ kết quả cho nhiều khách hàng khác nhau. Đó là lý do chương trình SCAN được thành lập vào năm 2014.

Một trong những điểm quan trọng của SCAN là xây dựng cơ sở dữ liệu chung để lưu trữ và chia sẻ kết quả đánh giá.

“Nếu một nhà máy tại Việt Nam đã được đánh giá theo chương trình SCAN, kết quả đó có thể được chia sẻ với các thành viên khác trong mạng lưới. Điều này giúp giảm đáng kể số lượng các cuộc đánh giá trùng lặp mà doanh nghiệp phải thực hiện”, bà Jennifer Kissner nói.

Theo bà Jennifer Kissner, ban đầu chỉ có 5 công ty tham gia, đến nay SCAN đã phát triển lên 66 công ty thành viên, đại diện cho khối lượng hàng hóa nhập khẩu vào Hoa Kỳ trị giá hàng nghìn tỷ USD.

Tính đến nay, SCAN đã thực hiện hơn 38.000 cuộc đánh giá và có hơn 35.000 doanh nghiệp trong cơ sở dữ liệu của hệ thống. Khoảng 55% các cuộc đánh giá đã được chia sẻ giữa các thành viên và hoạt động đánh giá đã được triển khai tại 93 quốc gia.

Theo đại diện SCAN, một bước tiến quan trọng của tổ chức này là việc thiết lập quan hệ hợp tác với Hải quan Mỹ vào năm 2024. Thông thường cơ quan Hải quan sẽ trực tiếp đến các nhà máy ở nước ngoài để tiến hành đánh giá. Tuy nhiên, thông qua thỏa thuận hợp tác này, Hải quan Mỹ đã công nhận quy trình đánh giá của SCAN và có thể tham khảo kết quả đánh giá của SCAN khi xem xét các doanh nghiệp tham gia chương trình C-TPAT.

Bên cạnh hoạt động đánh giá, SCAN còn tổ chức các chương trình đào tạo cho doanh nghiệp thành viên, tập trung vào đánh giá rủi ro và các biện pháp khắc phục. Những chương trình này đã giúp nhiều nhà máy cải thiện mức độ tuân thủ và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Năm 2025, SCAN tiếp tục mở rộng mô hình thành viên, cho phép doanh nghiệp tự tiến hành đánh giá theo tiêu chuẩn của SCAN và chia sẻ kết quả với các đối tác mà họ lựa chọn. Điều này tạo thêm cơ hội cho nhiều nhà máy tham gia vào hệ thống.

“Việc tham gia SCAN mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm chi phí. Khi doanh nghiệp đã được đánh giá theo tiêu chuẩn SCAN, kết quả có thể được chia sẻ với nhiều khách hàng, từ đó giảm số lượng các cuộc đánh giá trùng lặp”, bà Jennifer Kissner nhấn mạnh.

Cùng với đó, bà Jennifer Kissner cũng cho biết, SCAN cũng có các chương trình hỗ trợ doanh nghiệp khắc phục những điểm chưa đạt trong quá trình đánh giá, qua đó cải thiện kết quả trong các lần đánh giá tiếp theo. Đồng thời, hệ thống của SCAN được thiết kế với cơ chế bảo mật chặt chẽ nhằm bảo vệ thông tin của doanh nghiệp.

Theo thống kê của SCAN, đến năm 2025 có khoảng 97% doanh nghiệp thành viên cho biết họ nhận được lợi ích từ các cuộc đánh giá của chương trình. Nhờ cơ chế chia sẻ kết quả, hơn 10.000 cuộc đánh giá đã được tiết kiệm, tương đương mức chi phí hơn 15 triệu USD.

Thuận lợi hơn trong tiếp cận các đơn hàng mới

Theo bà Jennifer Kissner, thông qua việc chia sẻ kết quả đánh giá, hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện tuân thủ và tăng cường hợp tác với các cơ quan quản lý, chương trình SCAN đã góp phần giúp chuỗi cung ứng trở nên an toàn hơn, đồng thời nâng cao vị thế của các nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng toàn cầu.

Chia sẻ từ thực tế doanh nghiệp, bà Rita Phạm, Công ty Makalot Garments Việt Nam - doanh nghiệp 100% vốn Đài Loan (Trung Quốc) cho biết, hiện nay, hoạt động của công ty chủ yếu là xuất khẩu, trong đó phần lớn khách hàng là các nhà nhập khẩu tại Mỹ.

Theo bà Rita Phạm, chính vì khách hàng chủ yếu đến từ thị trường Mỹ nên việc đáp ứng các yêu cầu và tiêu chuẩn về an ninh trong chuỗi cung ứng là yếu tố rất quan trọng và mang tính bắt buộc. Chỉ khi nhà máy đáp ứng được các tiêu chuẩn này thì việc xuất khẩu hàng hóa mới có thể diễn ra thuận lợi.

“Trước khi tham gia chương trình SCAN, nhà máy của chúng tôi cũng đã phải trải qua nhiều cuộc đánh giá về an ninh. Bởi đa số khách hàng tại Mỹ khi nhập khẩu đều yêu cầu phải có các đánh giá an ninh đối với nhà cung cấp. Do đó, mỗi năm nhà máy thường phải trải qua một vài cuộc đánh giá khác nhau để đảm bảo việc xuất hàng được thuận lợi,” bà Rita Phạm chia sẻ.

Tuy nhiên, sau khi tham gia chương trình SCAN, tần suất các cuộc đánh giá an ninh đối với nhà máy đã giảm đáng kể. Theo bà Rita Phạm, hiện nay hầu hết khách hàng của Makalot, đặc biệt là các khách hàng tại Mỹ, đều chấp nhận sử dụng chung báo cáo đánh giá của SCAN.

“Nhờ vậy, sau khi tham gia chương trình SCAN, số lượng các cuộc đánh giá an ninh tại nhà máy đã giảm xuống. Hiện nay, trung bình mỗi năm nhà máy chỉ cần thực hiện một cuộc đánh giá, thậm chí nếu kết quả đánh giá SCAN của nhà máy tốt thì hai năm mới cần đánh giá lại một lần,” bà Rita Phạm cho biết.

Điều này mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, giúp giảm chi phí cũng như giảm nguồn nhân lực phải bố trí để phục vụ các cuộc đánh giá của khách hàng. Trước đây, mỗi khách hàng thường có một bộ tiêu chí và quy trình đánh giá riêng, khiến doanh nghiệp phải tiếp nhiều đoàn kiểm tra khác nhau.

Bên cạnh đó, bà Rita Phạm cũng đánh giá cao tính minh bạch và rõ ràng trong cách vận hành của chương trình SCAN. Theo bà, quy trình đánh giá và hệ thống báo cáo của chương trình được thực hiện khá bài bản và minh bạch, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý.

“SCAN có một hệ thống trực tuyến, trong đó tất cả các báo cáo đánh giá đều được cập nhật và lưu trữ trên hệ thống. Doanh nghiệp và các đối tác có thể làm việc thông qua hệ thống này. Điều đó không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp tăng cường sự tin tưởng của các nhãn hàng và nhà nhập khẩu đối với nhà máy”, bà Rita Phạm cho biết.

Ngoài ra, đại diện Makalot cho biết, trong quá trình tìm hiểu nhà cung cấp mới, nhiều khách hàng khi biết nhà máy đã tham gia chương trình SCAN và có kết quả đánh giá từ SCAN thì thường có ấn tượng tích cực hơn. Thậm chí, trong một số trường hợp, khách hàng có thể không cần thực hiện thêm một cuộc đánh giá ban đầu trước khi đặt đơn hàng.

“Đây cũng là một lợi ích rất rõ ràng mà doanh nghiệp nhận thấy khi tham gia chương trình SCAN, bởi điều này giúp tăng mức độ tin cậy của khách hàng và tạo thuận lợi hơn trong việc tiếp cận các đơn hàng mới”, bà Rita Phạm nhận định.