Theo Thông tư, phạm vi điều chỉnh gồm 6 chương, 23 điều, quy định cụ thể các loại thông tin, dữ liệu được kết nối, quy trình khai thác, nguyên tắc sử dụng cũng như trách nhiệm của từng cơ quan trong hệ thống. Thông tư không điều chỉnh đối với thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước.
Đối tượng áp dụng bao gồm các bộ, cơ quan ngang bộ, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và các tổ chức, cá nhân tham gia quá trình kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Cổng Dịch vụ công quốc gia và các hệ thống, cơ sở dữ liệu của cơ quan nhà nước. Việc kết nối, chia sẻ dữ liệu được thực hiện nhằm phục vụ việc giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, nâng cao hiệu quả quản lý, góp phần cải thiện chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp.
Thông tư nhấn mạnh, các thông tin và dữ liệu được kết nối, chia sẻ phải bảo đảm tính pháp lý để tái sử dụng trong giải quyết thủ tục hành chính. Cơ quan quản lý dữ liệu chịu trách nhiệm về độ chính xác, đầy đủ và cập nhật của dữ liệu được chia sẻ. Các nguyên tắc bảo vệ dữ liệu của tổ chức, cá nhân phải được tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật.
 |
| Ảnh minh họa |
Một yêu cầu quan trọng được quy định tại Thông tư là các cơ quan, đơn vị và người có thẩm quyền không được yêu cầu cá nhân, tổ chức cung cấp lại các thông tin, dữ liệu đã có giá trị pháp lý và đã được chia sẻ từ các Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc từ Cổng Dịch vụ công quốc gia. Quy định này nhằm khắc phục tình trạng trùng lặp thông tin, giảm giấy tờ trong hồ sơ, tiết kiệm thời gian và chi phí cho người dân, doanh nghiệp.
Thông tin, dữ liệu kết nối giữa các hệ thống phải tự động cập nhật theo thời gian thực, bảo đảm tính đồng bộ và thống nhất. Đồng thời, dữ liệu phải đáp ứng các tiêu chuẩn bảo đảm an ninh, an toàn thông tin, được chuẩn hóa, mã hóa, ký số và có cơ chế phân quyền chặt chẽ. Các thông tin được chia sẻ phải bảo đảm tính toàn vẹn và có giá trị pháp lý tương đương với bản giấy.
Cùng với đó, dữ liệu được kết nối và chia sẻ giữa các hệ thống phải được lưu trữ dự phòng, bảo đảm an toàn trong mọi tình huống và có giá trị pháp lý như dữ liệu gốc.
Thông tư quy định rõ 08 loại thông tin, dữ liệu được chia sẻ từ Cổng Dịch vụ công quốc gia, gồm: (1) thông tin về thủ tục hành chính; (2) thông tin về phản ánh, kiến nghị; (3) dữ liệu về hồ sơ TTHC; (4) dữ liệu đăng nhập một lần; (5) đánh giá chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp; (6) dữ liệu thanh toán trực tuyến; (7) thông tin từ các hệ thống khác có kết nối với Cổng; và (8) dữ liệu theo yêu cầu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
Từ phía các Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của bộ, ngành, địa phương, Thông tư xác định 06 loại thông tin, dữ liệu được kết nối, bao gồm: dữ liệu về hồ sơ TTHC; dữ liệu phản ánh, kiến nghị; dữ liệu thanh toán hồ sơ; dữ liệu phát sinh từ quá trình số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết; dữ liệu được thống nhất trao đổi giữa các cơ quan với Văn phòng Chính phủ; và dữ liệu theo yêu cầu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
Thông tư cũng quy định 04 nhóm dữ liệu được chia sẻ từ các Cơ sở dữ liệu quốc gia và chuyên ngành, gồm: kết quả giải quyết thủ tục hành chính; dữ liệu liên quan đến đối tượng, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính; cấu trúc các trường dữ liệu trong cơ sở dữ liệu; và các thông tin khác phục vụ giải quyết thủ tục hành chính.
Các bộ, ngành và địa phương có trách nhiệm tiếp tục số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết, chuyển đổi thành dữ liệu điện tử và cập nhật vào các cơ sở dữ liệu theo quy định pháp luật chuyên ngành. Các trường thuộc tính cơ bản phục vụ giải quyết thủ tục hành chính phải được cung cấp và quản lý thống nhất trong Danh mục dùng chung của Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính.
Bên cạnh quy định về loại dữ liệu, Thông tư cũng nêu rõ điều kiện sử dụng thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính; nguyên tắc phối hợp khi khai thác dữ liệu; quy trình xử lý sự cố trong kết nối và chia sẻ dữ liệu; cũng như trách nhiệm của các bộ, ngành, địa phương trong triển khai thực hiện.
Thông tư số 04/2025/TT-VPCP có hiệu lực từ ngày 25/1/2026, tạo nền tảng pháp lý đồng bộ, góp phần thúc đẩy hiện đại hóa nền hành chính, tăng cường chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước và nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay.
