Hải quan khu vực IX đẩy mạnh số hóa từ quản lý phương tiện vận tải xuất nhập cảnh

Công chức Hải quan khu vực IX quét mã QR để quản lý phương tiện vận tải. Ảnh: Chi cục HQKV IX

Từ sáng kiến tại cửa khẩu đến triển khai phần mềm

Với đặc thù quản lý phương tiện vận tải xuất nhập cảnh tại các cửa khẩu đường bộ, Hải quan khu vực IX đã chủ động nghiên cứu, phát triển hai ứng dụng quản lý phương tiện gồm 2 ứng dụng: “Ứng dụng quản lý phương tiện vận tải Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoành Sơn” tại cửa khẩu quốc tế La Lay và “Ứng dụng quản lý phương tiện vận tải giao nhận hàng hóa khu vực biên giới”.

Các ứng dụng cho phép cấp mã QR quản lý riêng cho từng phương tiện, gắn với số tờ khai. Khi phương tiện qua làn kiểm tra, công chức có thể quét mã để cập nhật tự động lượt xuất cảnh, nhập cảnh; nhận cảnh báo đối với phương tiện sắp hết hạn hoặc đã quá hạn; cập nhật thông tin rủi ro và theo dõi lượng hàng hóa được trừ lùi theo tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu kèm bảng kê phương tiện giao nhận.

Kết quả thử nghiệm tại La Lay cho thấy, mã QR gắn với hồ sơ phương tiện có thể thay thế phần lớn thao tác nhập liệu thủ công, đặc biệt từ lượt xuất nhập cảnh thứ hai trở đi. Đây là cơ sở thực tiễn để tiếp tục nghiên cứu, hoàn thiện giải pháp theo hướng số hóa quy trình quản lý phương tiện vận tải qua biên giới.

Trên cơ sở đó, Cục Hải quan giao Ban Giám sát quản lý về hải quan chủ trì, phối hợp với Chi cục Hải quan khu vực IX nghiên cứu, nâng cấp và phát triển “Phần mềm quản lý, làm thủ tục đối với phương tiện vận tải xuất nhập cảnh”.

Tháng 12/2025, phần mềm được Cục Hải quan triển khai thí điểm tại một số cửa khẩu thuộc Chi cục Hải quan khu vực: VIII, IX và XX.

Đến ngày 19/5/2026, Cục Hải quan ban hành Công văn số 16446/CHQ-GSQL về việc mở rộng địa bàn triển khai phần mềm.

Tiếp đó, ngày 2/6/2026, Chi cục Hải quan khu vực IX ban hành Kế hoạch số 1114/KH-HQKV9 để tổ chức triển khai trên địa bàn quản lý. Kể từ ngày 5/6/2026, phần mềm được áp dụng chính thức tại 5 cửa khẩu gồm Lao Bảo, La Lay, Cha Lo, Cà Roòng (Quảng Trị) và A Đớt (TP. Huế).

Theo ghi nhận của Chi cục Hải quan khu vực IX, phần mềm bước đầu mang lại hiệu quả rõ rệt ở nhiều khâu nghiệp vụ, từ khai báo, cấp số tờ khai đến quản lý rủi ro, thu phí, thanh khoản và tổng hợp báo cáo.

Cụ thể, trước đây, người khai phải xuất trình hồ sơ giấy tại cửa khẩu để công chức Hải quan nhập thông tin thủ công vào hệ thống. Hiện nay, người khai có thể chủ động thực hiện khai báo trước qua nền tảng web hoặc ứng dụng, không phụ thuộc vào thời gian và địa điểm.

Tương tự, thay vì phải nhập liệu, in, ký, đóng dấu và giao tờ khai giấy như trước, hệ thống hiện tự động cấp số tờ khai và mã QR sau khi công chức Hải quan xác nhận thông tin.

Qua trao đổi, các công chức Hải quan tham gia triển khai phần mềm tại Chi cục Hải quan khu vực IX đều ghi nhận những chuyển biến tích cực trong quá trình xử lý nghiệp vụ. Công chức tập trung kiểm tra, xác nhận thông tin trên phần mềm; người khai và phương tiện được quản lý bằng mã QR xuyên suốt quá trình tạm nhập - tái xuất hoặc tạm xuất - tái nhập.

Tại các làn kiểm tra, giám sát, việc xác nhận được thực hiện thông qua quét mã QR, góp phần rút ngắn thao tác, giảm khối lượng công việc thủ công. Việc chuẩn hóa và tự động hóa quy trình cũng giúp hạn chế sai sót, giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực thi công vụ.

Công chức Hải quan khu vực IX hướng dẫn doanh nghiệp triển khai phần mềm quản lý phương tiện vận tải xuất nhập cảnh. Ảnh: Chi cục HQKV IX

Nhiều tính năng nổi bật, hướng tới kết nối liên thông

Thực tiễn triển khai tại Chi cục Hải quan khu vực IX cho thấy phần mềm có nhiều điểm khác biệt so với các công cụ quản lý trước đây, nổi bật ở khả năng số hóa quy trình, quản lý xuyên suốt vòng đời phương tiện và kết nối dữ liệu phục vụ nghiệp vụ.

Thứ nhất, chuyển từ mô hình công chức nhập liệu thay người khai sang mô hình người khai chủ động khai báo. Theo đó, thông tin được cập nhật từ chính đối tượng phát sinh, sau đó sử dụng xuyên suốt các bước nghiệp vụ tiếp theo, hạn chế tình trạng nhập lại cùng một dữ liệu nhiều lần.

Thứ hai, quản lý theo chu kỳ hoạt động của phương tiện thay vì từng lượt xuất nhập cảnh riêng lẻ. Hệ thống theo dõi toàn bộ quá trình tạm nhập - tái xuất hoặc tạm xuất - tái nhập trên cùng một tờ khai (Liên 1), đồng thời tự động thanh khoản khi kết thúc chu kỳ.

Thứ ba, mã QR đóng vai trò kết nối giữa hồ sơ điện tử và hoạt động kiểm tra tại làn. Giải pháp này đã được kiểm chứng qua giai đoạn thử nghiệm tại cửa khẩu quốc tế La Lay trước khi đưa phần mềm vào triển khai chính thức.

Thứ tư, phần mềm được xây dựng theo kiến trúc tập trung, sử dụng mô hình dịch vụ (Microservice Architecture), vận hành độc lập với hệ thống cũ sẵn sàng kết nối với hệ thống Hải quan số, Hệ thống quản lý hàng hóa tự động tại cảng, kho, bãi (VASSCM), nền tảng định danh điện tử VNeID và dịch vụ thanh toán của các tổ chức tài chính thông qua API Gateway/ESB.

Thứ năm, phần mềm tích hợp khai báo bảng kê hàng hóa nhập khẩu và danh sách hành khách trên cùng một hệ thống, khắc phục tình trạng phải sử dụng đồng thời nhiều hệ thống để thực hiện các nghiệp vụ liên quan, theo yêu cầu tại Công văn số 119/TCHQ-GSQL và Công văn số 1790/TCHQ-GSQL của Tổng cục Hải quan (nay là Cục Hải quan).

Việc triển khai Phần mềm quản lý, làm thủ tục đối với phương tiện vận tải xuất nhập cảnh tại Chi cục Hải quan khu vực IX là bước tiến trong ứng dụng công nghệ vào hoạt động nghiệp vụ tại cửa khẩu. Qua đó, từng bước giảm thao tác thủ công, nâng cao hiệu quả quản lý, giám sát và tạo thuận lợi cho doanh nghiệp, người khai hải quan trong quá trình thực hiện thủ tục.