Quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2025: Cá nhân trực tiếp quyết toán nộp hồ sơ ở đâu?

Công chức Thuế TP Hà Nội tiếp nhận hồ sơ của người nộp thuế. Ảnh: TTPHN.

Xác định đúng nơi nộp hồ sơ

Trong bối cảnh kỳ quyết toán thuế TNCN năm 2025 đang bước vào giai đoạn cao điểm, cơ quan Thuế cho biết, người nộp thuế cần đặc biệt lưu ý thời hạn nộp hồ sơ để tránh vi phạm quy định. Theo đó, đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập, thời hạn chậm nhất là ngày 31/3/2026. Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế, thời hạn chậm nhất là ngày 4/5/2026, do ngày 30/4 trùng với kỳ nghỉ lễ nên được gia hạn theo quy định. Tuy nhiên, trong trường hợp cá nhân có số thuế nộp thừa theo quyết toán, thì không bắt buộc phải nộp hồ sơ đúng thời hạn này.

Đại diện Ban Nghiệp vụ Thuế cho biết, việc xác định đúng nơi nộp hồ sơ quyết toán là yếu tố quan trọng giúp quá trình xử lý hồ sơ diễn ra thuận lợi. Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán, quy định về nơi nộp hồ sơ đã được sửa đổi, bổ sung theo hướng rõ ràng và thuận tiện hơn tại Nghị định số 126/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định số 373/2025/NĐ-CP. Theo đó, việc xác định nơi nộp hồ sơ được căn cứ vào hồ sơ khai thuế trong năm và nguồn thu nhập phát sinh của cá nhân. Cụ thể:

Trường hợp 1: Nếu cá nhân trong năm chỉ có thu nhập tại một nơi và đã trực tiếp khai thuế với cơ quan Thuế, chẳng hạn đã nộp tờ khai theo tháng hoặc quý, như tờ khai 02/KK-TNDN, thì khi quyết toán tiếp tục nộp hồ sơ tại chính cơ quan Thuế đã khai trong năm.

Ví dụ, một cá nhân trong năm chỉ có thu nhập do cơ quan, tổ chức chi trả và đã nộp tờ khai thuế trong năm cho Thuế TP. Hồ Chí Minh, thì khi quyết toán thuế TNCN cá nhân đó tiếp tục nộp hồ sơ tại cơ quan Thuế TP. Hồ Chí Minh.

Trường hợp 2: Cá nhân có từ 2 nguồn thu nhập trở lên, bao gồm cả thu nhập tự kê khai và thu nhập đã khấu trừ tại nguồn. Trong trường hợp này, hồ sơ sẽ được nộp tại cơ quan Thuế quản lý nguồn thu nhập lớn nhất trong năm. Nếu không xác định được nguồn thu nhập lớn nhất trong năm, cá nhân có thể lựa chọn nơi nộp hồ sơ quyết toán tại cơ quan Thuế quản lý trực tiếp tổ chức chi trả hoặc tại nơi cư trú.

Đơn cử như anh A vừa có thu nhập từ nước ngoài đã quyết toán thuế theo mẫu số 02/QTT-TNCN, vừa có thu nhập tiền lương tại Tập đoàn X đã khấu trừ thuế TNCN. Khi quyết toán thuế, anh A sẽ xác định nguồn thu nhập nào lớn nhất trong năm và nộp hồ sơ tai cơ quan quản lý nguồn thu nhập đó.

Trường hợp 3: Đối với cá nhân chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc diện khấu trừ thuế tại một nơi, thì hồ sơ quyết toán thuế TNCN được nộp tại cơ quan Thuế quản lý tổ chức trả thu nhập đó, kể cả trong trường hợp người lao động đã nghỉ việc nhưng không phát sinh thu nhập ở nơi khác trong năm.

Ví dụ: anh A làm việc tại một công ty do Thuế cơ sở 2 TP. Hà Nội quản lý. Đến tháng 9/2025, anh A đã nghỉ việc tại công ty. Từ tháng 9/2025 đến nay, anh A chưa làm việc tại đơn vị nào. Như vậy, anh A thuộc diện phải trực tiếp quyết toán thuế và nộp hồ sơ tại Thuế cơ sở 2 thuế TP Hà Nội – nơi quản lý công ty anh A làm việc trong năm 2025.

Trường hợp 4: Nếu cá nhân có thu nhập từ 2nơi trở lên và đều thuộc diện khấu trừ tại nguồn, thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế sẽ là cơ quan Thuế quản lý tổ chức trả thu nhập có mức thu nhập cao nhất trong năm.

Trường hợp 5: Đối với cá nhân có hồ sơ đề nghị giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn hoặc bệnh hiểm nghèo, thì hồ sơ quyết toán thuế được nộp tại cơ quan Thuế đã tiếp nhận hồ sơ đề nghị giảm thuế. Theo đó, cơ quan Thuế này sẽ thực hiện xử lý hồ sơ theo quy định.

Bên cạnh việc xác định nơi nộp hồ sơ, thành phần hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2025 đối với cá nhân trực tiếp quyết toán cũng đã được đơn giản hóa. Theo đại diện Ban Nghiệp vụ Thuế, cá nhân thực hiện quyết toán chỉ cần chuẩn bị tờ khai và phụ lục bảng kê 02-1 cùng các chứng từ liên quan. Trường hợp có nhu cầu tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nhưng chưa đăng ký, cá nhân có thể nộp kèm hồ sơ đăng ký người phụ thuộc tại thời điểm quyết toán.

Một điểm đáng chú ý là người nộp thuế không cần nộp chứng từ khấu trừ thuế trong trường hợp tổ chức trả thu nhập đã gửi dữ liệu điện tử cho cơ quan Thuế. Nếu tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động và không cấp được chứng từ, cơ quan Thuế sẽ căn cứ dữ liệu quản lý để xử lý hồ sơ thay cho cá nhân.

Có thể tra cứu và quyết toán qua eTax Mobile

Để việc quyết toán thuế TNCN năm 2025 diễn ra đúng quy định, hạn chế sai sót và đảm bảo quyền lợi cho người nộp thuế, Cục Thuế khuyến nghị cả tổ chức và cá nhân cần chủ động thực hiện đầy đủ trách nhiệm.

Việc nộp số thuế đã khấu trừ cần được thực hiện kịp thời, tránh tình trạng chậm nộp hoặc phát sinh nợ thuế ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động. Ảnh: TTPHN.

Đối với tổ chức chi trả thu nhập, việc khấu trừ, kê khai, nộp thuế và quyết toán cần được thực hiện đầy đủ, đồng thời hướng dẫn người lao động và tiếp nhận ủy quyền quyết toán khi đủ điều kiện. Số thuế đã khấu trừ phải được kê khai chính xác, bảo đảm thống nhất giữa các chỉ tiêu trên tờ khai quyết toán và tờ khai trong năm, phản ánh đúng số thuế thực tế đã nộp vào ngân sách nhà nước. Việc nộp số thuế đã khấu trừ cần được thực hiện kịp thời, tránh tình trạng chậm nộp hoặc phát sinh nợ thuế ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động.

Các tổ chức cũng cần cung cấp đầy đủ thông tin về thu nhập và số thuế đã khấu trừ cho người lao động theo tháng hoặc quý, cấp chứng từ khấu trừ theo quy định để cá nhân sử dụng khi quyết toán.

Khi kê khai, phải sử dụng chính xác mã số thuế, mã định danh cá nhân và thông tin người phụ thuộc nhằm bảo đảm dữ liệu được ghi nhận đúng trên hệ thống quản lý thuế.

Đồng thời, cơ quan Thuế nhấn mạnh việc kê khai phải trung thực, không sử dụng thông tin cá nhân để hạch toán chi phí tiền lương, tiền công khi không phát sinh chi trả, bởi đây là hành vi vi phạm và sẽ bị xử lý nghiêm.

Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công, cần chủ động rà soát toàn bộ thu nhập trong năm, bao gồm cả thu nhập từ nhiều nguồn nếu có, cùng với số thuế đã khấu trừ và các khoản giảm trừ để xác định đúng nghĩa vụ thuế của mình. Việc kiểm tra thông tin người phụ thuộc và các khoản giảm trừ cũng cần được thực hiện đầy đủ nhằm đảm bảo quyền lợi khi quyết toán hoặc hoàn thuế.

Để thuận tiện trong quá trình tra cứu và thực hiện quyết toán, cá nhân được khuyến khích sử dụng các ứng dụng thuế điện tử như eTax Mobile hoặc hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của ngành Thuế.

Đại diện Ban Nghiệp vụ Thuế lưu ý, hiện các ứng dụng này đã được nâng cấp, tích hợp chức năng hỗ trợ quyết toán và tờ khai gợi ý, cho phép hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu về thu nhập, nghĩa vụ thuế và điền sẵn các chỉ tiêu trên tờ khai. Người nộp thuế chỉ cần kiểm tra, xác nhận hoặc điều chỉnh nếu có chênh lệch trước khi nộp hồ sơ trực tuyến.

Ngoài ra, để hồ sơ hoàn thuế được xử lý tự động và nhanh chóng, cá nhân cần rà soát, cập nhật thông tin định danh của bản thân và người phụ thuộc bảo đảm trùng khớp với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; kiểm tra kỹ số liệu trên tờ khai, bao gồm tổng thu nhập, các khoản giảm trừ và số thuế đã khấu trừ; đồng thời cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng để nhận tiền hoàn thuế. Việc thực hiện quyết toán nên được tiến hành sau khi tổ chức trả thu nhập hoàn tất nghĩa vụ kê khai, nộp thuế để hệ thống có đầy đủ dữ liệu phục vụ xử lý tự động.

Dữ liệu hiển thị trên các ứng dụng điện tử được tổng hợp từ thông tin kê khai của các tổ chức trả thu nhập. Do đó, trong trường hợp đơn vị chi trả chưa thực hiện quyết toán hoặc kê khai chưa chính xác, kết quả tra cứu có thể bị ảnh hưởng và sẽ được cập nhật sau khi điều chỉnh.