Doanh nghiệp cần lập một bộ hồ sơ chuẩn để tránh bị "kẹt" ngay trước cửa khẩu

Ảnh minh họa có sự hỗ trợ bởi AI.

Phóng viên: Indonesia thắt chặt kiểm soát sản phẩm halal nhập khẩu từ nước ngoài, trong đó yêu cầu kiểm tra sự phù hợp của sản phẩm halal ngay tại nước xếp hàng hoặc nước xuất xứ trước khi hàng được vận chuyển. Ông nghĩ sao về sự thay đổi này?

ThS. La Quí Dương: Indonesia đang chuyển từ cách tiếp cận có chứng nhận hay không sang hàng thực tế có đúng với toàn bộ hồ sơ và trạng thái halal đã khai báo hay không. Đây là thay đổi mà doanh nghiệp xuất khẩu không nên xem nhẹ.

Trong giai đoạn đầu, nguy cơ phát sinh thời gian chờ và chi phí tuân thủ là điều doanh nghiệp cần phải tính trước. Đáng chú ý, các nhóm hàng Việt Nam như: bánh kẹo, sản phẩm ngũ cốc, rau quả chế biến và thủy sản chế biến đều có đặc điểm nhiều mã hàng, nhiều quy cách và chuỗi nguyên liệu tương đối phức tạp. Với những doanh nghiệp có chuỗi cung ứng nhiều tầng, mỗi lần thay đổi nguyên liệu, quy cách đóng gói hoặc mã sản phẩm đều có thể kéo theo yêu cầu rà soát lại dữ liệu. ThS. La Quí Dương

Trước đây, doanh nghiệp xuất khẩu thường hình dung yêu cầu halal chủ yếu ở khâu chứng nhận và nhãn hàng hóa. Giờ đây, phạm vi kiểm soát được kéo dài ra trước thời điểm hàng rời nước xuất khẩu.

Từ thực tiễn kinh doanh xuyên biên giới, điều này rất quan trọng. Một lô hàng có thể sản xuất đúng, có chứng nhận đúng, nhưng nếu dữ liệu trên hóa đơn, danh sách đóng gói, bao bì hoặc mã HS không thống nhất, doanh nghiệp vẫn có nguy cơ gặp trở ngại.

Điểm đáng chú ý là việc kiểm tra không chỉ nhìn vào giấy tờ. Cơ quan kiểm định được BPJPH (Cơ quan Tổ chức Đảm bảo Sản phẩm Halal trực thuộc Bộ Tôn giáo Indonesia) chỉ định phải đối chiếu hồ sơ với tình trạng thực tế của hàng hóa tại kho xếp hàng. Nội dung kiểm tra bao gồm loại sản phẩm, số chứng nhận hoặc đăng ký halal, mã HS, số lượng, mã sản xuất, ngày sản xuất, đơn vị tính và thông tin trên bao bì.

Phóng viên: Quy định mới của Indonesia sẽ tạo ra những thay đổi gì đối với hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp Việt Nam, từ khâu chuẩn bị hồ sơ, kiểm tra hàng hóa đến chi phí, thời gian giao hàng và sức cạnh tranh tại thị trường này?

ThS. La Quí Dương: Tôi cho rằng, tác động rõ nhất sẽ tập trung ở dữ liệu, thời gian kiểm tra và chi phí tuân thủ. Đây không đơn thuần là câu chuyện bổ sung một thủ tục halal, mà là yêu cầu doanh nghiệp phải kiểm soát chặt hơn toàn bộ quá trình trước khi hàng rời Việt Nam.

Trước hết là sự đồng bộ của dữ liệu. Doanh nghiệp phải chuẩn bị danh sách hàng hóa nhập khẩu kèm mã HS, chứng nhận hoặc số đăng ký halal, hóa đơn, danh sách đơn hàng và các thông tin liên quan đến sản phẩm. Phía nhập khẩu Indonesia cũng phải đáp ứng các yêu cầu về NIB, mã số thuế và hồ sơ liên quan. Quan trọng hơn, những thông tin này phải thống nhất với hàng hóa thực tế.

Điểm đáng lưu ý là việc kiểm tra được thực hiện trực tiếp tại kho xếp hàng trước khi vận chuyển. Vì vậy, nếu doanh nghiệp chỉ rà soát hồ sơ khi hàng đã sẵn sàng ra cảng thì có thể đã quá muộn. Một sai lệch về mã sản phẩm, số lượng, ngày sản xuất, mã HS hay thông tin trên bao bì đều có thể khiến lô hàng phải xử lý lại.

Cùng với đó là chi phí và thời gian tuân thủ. Doanh nghiệp cũng cần lựa chọn cơ quan kiểm định do BPJPH chỉ định, thanh toán phí và phối hợp cung cấp thông tin về thời gian kiểm tra. Theo quy định, sau khi thanh toán, nhà nhập khẩu hoặc nhà xuất khẩu phải cung cấp thông tin về thời gian thực hiện trong tối đa 30 ngày. Cơ quan kiểm định thực hiện việc đảm bảo trong tối đa 15 ngày kể từ khi nhận được thông tin và có thể xin gia hạn thêm tối đa 15 ngày nếu cần.

Điều này khiến yêu cầu halal gắn chặt hơn với logistics và thông quan. Báo cáo đảm bảo sản phẩm halal chỉ có giá trị cho một chuyến hàng hoặc một lần nhập khẩu theo dữ liệu trong báo cáo và được sử dụng trong hồ sơ khai báo hải quan, với dữ liệu được trao đổi điện tử với Hệ thống một cửa quốc gia Indonesia.

Trong giai đoạn đầu, nguy cơ phát sinh thời gian chờ và chi phí tuân thủ là điều doanh nghiệp cần phải tính trước. Đáng chú ý, các nhóm hàng Việt Nam như: bánh kẹo, sản phẩm ngũ cốc, rau quả chế biến và thủy sản chế biến đều có đặc điểm nhiều mã hàng, nhiều quy cách và chuỗi nguyên liệu tương đối phức tạp. Với những doanh nghiệp có chuỗi cung ứng nhiều tầng, mỗi lần thay đổi nguyên liệu, quy cách đóng gói hoặc mã sản phẩm đều có thể kéo theo yêu cầu rà soát lại dữ liệu.

Tuy nhiên, doanh nghiệp kiểm soát tốt dữ liệu, hồ sơ và quy trình nội bộ sẽ có lợi thế; doanh nghiệp còn phụ thuộc nhiều vào xử lý thủ công sẽ dễ phát sinh sai sót và chi phí hơn. Nói ngắn gọn, thách thức lớn nhất không nằm ở một tờ giấy halal riêng lẻ, mà ở khả năng bảo đảm hàng hóa, chứng từ và dữ liệu luôn thống nhất từ nhà máy đến kho xếp hàng, từ hồ sơ kiểm định đến thủ tục thông quan. Khi làm được điều đó, doanh nghiệp không chỉ giảm nguy cơ chậm giao hàng tại Indonesia mà còn nâng được năng lực đáp ứng những tiêu chuẩn ngày càng cao của thương mại xuyên biên giới.

Phóng viên: Vậy theo ông, doanh nghiệp Việt Nam cần làm gì ngay từ bây giờ để tránh bị động?

ThS. La Quí Dương: Tôi cho rằng, doanh nghiệp nên làm việc sớm với nhà nhập khẩu Indonesia để xác định chính xác sản phẩm nào thuộc diện phải chứng nhận halal, sản phẩm nào thuộc trường hợp được miễn và phải ghi thông tin không halal.

Quy định Indonesia nêu rõ các sản phẩm nhập khẩu, lưu thông và kinh doanh trên lãnh thổ nước này phải được chứng nhận halal; sản phẩm có nguồn gốc từ nguyên liệu bị cấm được miễn chứng nhận nhưng phải có thông tin “Không phải Halal”.

Tiếp đó, doanh nghiệp cần lập một bộ hồ sơ chuẩn cho từng nhóm sản phẩm. Trong đó, mã HS, tên hàng, mã sản phẩm, số lượng, ngày sản xuất, hóa đơn, packing list, chứng nhận halal và thông tin trên bao bì phải được kiểm tra chéo trước khi hàng được đóng và đưa đi.

Tôi khuyến nghị doanh nghiệp nên thống nhất một đầu mối chịu trách nhiệm về hồ sơ halal cho từng lô hàng. Không nên để bộ phận xuất khẩu, kế toán, kho, sản xuất và đối tác Indonesia sử dụng những bộ dữ liệu khác nhau.

Một việc quan trọng nữa là cần chủ động cùng nhà nhập khẩu lựa chọn cơ quan kiểm định phù hợp do BPJPH chỉ định. Theo quy định, nhà nhập khẩu là bên nộp hồ sơ và lựa chọn cơ quan kiểm định; cơ quan này sẽ xác minh hồ sơ trước khi triển khai kiểm tra.

Từ kinh nghiệm quan sát hoạt động xuất khẩu, tôi thấy những doanh nghiệp vượt qua được các thay đổi chính sách thường không phải là doanh nghiệp lớn nhất, mà là doanh nghiệp chuẩn bị sớm nhất.

Khi hồ sơ chuẩn, dữ liệu sạch và hàng hóa khớp với chứng từ, một thủ tục kiểm soát chặt hơn vẫn có thể được biến thành một quy trình vận hành có thể dự đoán và kiểm soát.

Phóng viên: Trân trọng cảm ơn ông!