Doanh nghiệp cần chủ động tích hợp hệ thống quản lý nội bộ với hệ thống dữ liệu hải quan

Ngày 30/6/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 167/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 08/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Hải quan về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan, có hiệu lực thi hành từ ngày 15/8/2025. Riêng các khoản 5, 6 và 19 Điều 1 Nghị định 167/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2025.

Theo đại diện Ban Quản lý giám sát về hải quan (Cục Hải quan), Nghị định 167/2025/NĐ-CP ra đời nhằm thúc đẩy mạnh mẽ công cuộc số hóa và đồng bộ hóa dữ liệu khai báo nhằm giảm thiểu sai sót, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan Hải quan trong công tác kiểm tra và giám sát.

Nghị định 167/2025/NĐ-CP là một bước tiến quan trọng trong nỗ lực của Chính phủ nhằm xây dựng môi trường hải quan hiện đại, an toàn và minh bạch. Để đạt được thành công, vai trò và trách nhiệm của DN không thể xem nhẹ, đòi hỏi sự chủ động, nghiêm túc trong việc tiếp nhận và triển khai quy định mới, góp phần phát triển kinh tế bền vững và hội nhập sâu rộng hơn vào chuỗi cung ứng toàn cầu, đại diện Ban Quản lý giám sát về hải quan nhấn mạnh.

Hải quan Hà Nam (Chi cục Hải quan khu vực IV) cử công chức kiểm tra hệ thống camera giám sát tại trụ sở DN. Ảnh: H.Nụ

Liên quan đến việc thực hiện các thủ tục hải quan, điểm đầu tiên là DN phải tuyệt đối tuân thủ pháp luật về hải quan và thuế. Điều này đồng nghĩa với việc không được vi phạm các hành vi nghiêm trọng như trốn thuế, buôn lậu, sản xuất, kinh doanh hàng cấm, vận chuyển trái phép hàng hóa hoặc tiền tệ qua biên giới. Những vi phạm có mức xử phạt vượt thẩm quyền Đội trưởng Hải quan sẽ khiến DN không đủ điều kiện được áp dụng các chính sách ưu tiên và có thể bị xử lý nghiêm khắc theo pháp luật.

Bên cạnh đó, DN phải nâng cao sự chính xác và minh bạch trong quá trình khai báo hải quan. Việc khai báo phải được thực hiện đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn trên nền tảng thủ tục hải quan điện tử.

Do đó, DN cần chủ động tích hợp hệ thống quản lý nội bộ với hệ thống dữ liệu hải quan và kiểm soát chặt chẽ thông tin khai báo. Hệ thống này phải đảm bảo việc giám sát, kiểm soát vận hành các hoạt động liên quan đến XNK, bao gồm lưu trữ hồ sơ, giám sát nội bộ, tổ chức đào tạo nhân viên về an ninh và xử lý kịp thời các bất thường phát sinh trong quá trình vận hành. Đồng thời, DN cần đảm bảo khả năng tài chính để hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với các cơ quan quản lý nhà nước và không để phát sinh nợ thuế tại thời điểm đánh giá.

Ngoài ra, hồ sơ và chứng từ liên quan đến hàng hóa XNK phải được DN lưu trữ đầy đủ và sẵn sàng cung cấp kịp thời khi cơ quan Hải quan yêu cầu. Việc này không chỉ giúp đáp ứng công tác kiểm tra sau thông quan mà còn hỗ trợ các hoạt động kiểm soát, thanh tra diễn ra thuận lợi, minh bạch.

Để đảm bảo an ninh và an toàn trong chuỗi cung ứng, DN phải có các biện pháp bảo đảm tính nguyên trạng của hàng hóa, kiểm soát việc tiếp cận hài hòa với hoạt động kinh doanh và ngăn ngừa các hành vi xâm nhập bất hợp pháp tại kho bãi và khu vực làm việc.

Hệ thống camera giám sát phải hoạt động liên tục 24/7, dữ liệu được lưu trữ tối thiểu 3 tháng nhằm đảm bảo an ninh tối ưu. Đặc biệt, an ninh công nghệ thông tin cần được quản lý nghiêm ngặt để bảo vệ dữ liệu DN khỏi các truy cập trái phép và đảm bảo tính toàn vẹn thông tin.

Đáng chú ý, DN cần có trách nhiệm đảm bảo tuyển dụng các vị trí quan trọng như giám đốc tổng, kế toán trưởng, trưởng phòng XNK… không có tiền án tiền sự hoặc đã được xóa án tích.

Đặc biệt, việc kiểm tra định kỳ đối với nhân viên làm việc tại các vị trí then chốt cũng phải được duy trì để ngăn chặn trường hợp nhân viên nghỉ việc hoặc người không có thẩm quyền truy cập vào hệ thống thông tin và cơ sở vật chất. Hợp đồng kinh doanh với các đối tác thương mại cần được xây dựng theo các điều khoản đảm bảo an ninh tương ứng với quy mô và tính chất hoạt động, nhằm bảo vệ nguyên trạng và tính chính xác của hàng hóa và dịch vụ liên quan.

Quy định này góp phần giúp DN phòng tránh các rủi ro pháp lý mà còn tạo cơ sở để hưởng chế độ ưu tiên trong hoạt động XNK. Đồng thời, góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của DN trên thị trường quốc tế và thúc đẩy quá trình cải cách hành chính trong lĩnh vực hải quan.