Số hóa hồ sơ hải quan và thương mại: Chiến lược và lộ trình hướng tới thương mại không giấy tờ

Nòng cốt của quá trình số hoá là xây dựng và trên khai Hệ thống một cửa quốc gia cho phép tích hợp, trao đổi dữ liệu giữa các doanh nghiệp và các cơ quan quản lý trong nước.

Song song đó, công nghệ chữ ký số, thực hiện xác minh tự động và các giải pháp mới nổi như chuỗi khối (blockchain) hay vận đơn điện tử đang mở ra cơ hội tạo dựng các chuỗi cung ứng số hóa toàn diện.

Hoạt động xuất nhập khẩu tại cảng container quốc tế Tân Cảng Hải Phòng (TC-HICT).

Tuy nhiên, để hiện thực hóa sáng kiến thương mại không giấy tờ (phi giấy tờ), các nước phải vượt qua nhiều thách thức về pháp lý, chính sách và triển khai, đặc biệt trong việc hài hòa tiêu chuẩn, công nhận lẫn nhau giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử và thu hẹp khoảng cách số giữa các doanh nghiệp.

Yêu cầu chiến lược của thương mại không giấy tờ

Yêu cầu chiến lược của thương mại không giấy tờ trước hết được thể hiện ở sự chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang dữ liệu số. Trong nhiều thế kỷ, thương mại quốc tế phụ thuộc nặng nề vào chứng từ giấy như: vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, tờ khai hải quan…

Sự phức tạp này kéo theo chi phí hành chính cao, chậm trễ và thiếu minh bạch trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Sự xuất hiện của thương mại không giấy tờ đánh dấu sự thay đổi căn bản về mô hình từ xử lý hồ sơ thủ công sang quản trị dữ liệu số.

Đây không chỉ là một xu hướng tất yếu của ngành thương mại mà còn trở thành yêu cầu toàn cầu, được khẳng định trong Hiệp định Tạo thuận lợi Thương mại (TFA) của Tổ chức Thương mại thế giới (WTO).

Cùng với đó, thương mại không giấy tờ mang lại lợi ích đa chiều cho các bên liên quan. Đối với doanh nghiệp, quá trình số hóa giúp giảm đáng kể chi phí in ấn, vận chuyển và lưu kho chứng từ, đồng thời rút ngắn thời gian thông quan và tăng cường tính minh bạch trong việc theo dõi, quản lý lô hàng.

Đối với cơ quan Hải quan, hệ thống điện tử cho phép tự động hóa quy trình xử lý hồ sơ, nâng cao năng lực kiểm soát và phát hiện gian lận nhanh chóng hơn, từ đó từng bước chuyển đổi vai trò từ “Người gác cổng” truyền thống sang vai trò mới “Người tạo thuận lợi” cho thương mại.

Về phía chính phủ, việc triển khai thương mại không giấy tờ góp phần gia tăng thu ngân sách, hỗ trợ hoạch định chính sách dựa trên dữ liệu đáng tin cậy và nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế.

Các yếu tố cốt lõi của quá trình số hóa hồ sơ hải quan và thương mại bao gồm: Chữ ký số, đóng vai trò xác thực hồ sơ điện tử và danh tính các bên tham gia; xác minh tự động, cho phép đối chiếu dữ liệu theo thời gian thực, thậm chí ứng dụng trí tuệ nhân tạo để phát hiện các dấu hiệu bất thường; cùng với đó là trao đổi dữ liệu liền mạch thông qua Hệ thống Cargo Community hay Hệ thống một cửa…

Tuy nhiên, quá trình số hóa hồ sơ hải quan và thương mại cũng đối mặt với nhiều thách thức về pháp lý, chính sách và triển khai thực tiễn như: khung pháp lý, do chưa công nhận lẫn nhau giữa một số quốc gia, vùng lãnh thổ…; về an ninh mạng và bảo mật dữ liệu, nguy cơ tấn công mạng, rò rỉ thông tin và vi phạm dữ liệu cá nhân…; khoảng cách số cũng là một rào cản lớn, khi nhiều doanh nghiệp vừa, nhỏ và siêu nhỏ gặp khó khăn về chi phí đầu tư cũng như hạn chế về năng lực công nghệ…

Kinh nghiệm quốc tế và khuyến nghị cho Hải quan Việt Nam

Nhiều nước trên thế giới đã triển khai thành công các hệ thống thương mại không giấy tờ với những kết quả ấn tượng.

Tại Singapore, hệ thống TradeNet đã giúp giảm thời gian xử lý thủ tục từ 15–20 ngày xuống chỉ còn 15 phút, đồng thời tiết kiệm cho nền kinh tế khoảng 1 tỷ USD mỗi năm.

Ở Hồng Kông (Trung Quốc), nền tảng Tradelink cung cấp dịch vụ quản lý thương mại trực tuyến kết hợp với thanh toán điện tử, qua đó tạo thuận lợi tối đa cho doanh nghiệp và cơ quan quản lý.

Tại Hàn Quốc phát triển Hệ thống UNI-PASS, cho phép thông quan 100% điện tử và rút ngắn thời gian hoàn tất thủ tục xuất khẩu từ hơn một ngày xuống chỉ còn 1,5 phút, trở thành một trong những mô hình hiện đại nhất thế giới.

Ở Hoa Kỳ, Hệ thống ACE (Automated Commercial Environment) đóng vai trò là nền tảng Một cửa điện tử quốc gia, cho phép truy cập dữ liệu theo thời gian thực, giảm mạnh số lượng giấy tờ cũng như chi phí phát sinh trong thương mại quốc tế.

Ở khu vực ASEAN, Cơ chế một cửa ASEAN (ASW) đang ngày càng chứng tỏ vai trò then chốt trong việc thúc đẩy thương mại nội khối bằng cách đơn giản hóa thủ tục hải quan và logistics…

Từ thực tiễn quốc tế và yêu cầu hội nhập, để thúc đẩy quá trình hiện đại hóa, Hải quan Việt Nam cần tập trung vào một số giải pháp trọng tâm như: tiếp tục hoàn thiện khung pháp lý; mở rộng Hệ thống một cửa quốc gia kết nối với các bộ, ngành, gắn kết chặt chẽ với Cơ chế một cửa ASEAN thế hệ mới, tiến tới kết nối với các đối tác thương mại lớn ngoài ASEAN của Việt Nam; nghiên cứu triển khai Cargo Community System (CCS); ứng dụng công nghệ đột phá, mới nổi; hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs); bảo đảm an ninh mạng và dữ liệu; tăng cường hợp tác quốc tế…