Lưu ý doanh nghiệp khi thông quan hàng hóa trong môi trường số

Chi cục Hải quan khu vực II ứng dụng kiểm tra hàng hóa qua máy soi. Ảnh: T.H

Ứng dụng hiệu quả công nghệ thông tin

Ngày 5/9, tại Hội thảo chuyên đề “Logistics xanh – xu hướng phát triển bền vững cho doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu” do Vụ Phát triển Thị trường Nước ngoài – Bộ Công Thương phối hợp cùng Trung tâm Xúc tiến Thương mại và Đầu tư TP. Hồ Chí Minh tổ chức, ông Bùi Tuấn Hải- Phó Chi cục trưởng Chi cục Hải quan khu vực II đã chia sẻ với cộng đồng doanh nghiệp về chuyển đổi số trong thủ tục hải quan đối với hàng hóa XNK và đưa ra những lưu ý cho doanh nghiệp logistics khi thông quan hàng hóa.

Theo ông Hải, ngành Hải quan đã triển khai những hệ thống hiện đại như hệ thống thông quan tự động (VNACCS/VCIS), Cơ chế một cửa, Hệ thống nộp thuế điện tử 24/7, VASSCM…

Ngoài các chương trình trên, Chi cục Hải quan khu vực II đã đưa vào sử dụng Hệ thống quản trị hải quan tập trung (HCAS) từ năm 2019, ứng dụng công nghệ trong quản lý hành chính nội bộ với chỉ đạo điều hành và hỗ trợ xử lý nghiệp vụ.

Thêm vào đó, Chi cục bám sát chủ đề năm 2025: “Chi cục Hải quan Khu vực II và cộng đồng doanh nghiệp là đối tác đồng hành, đổi mới hiệu quả, phát triển đột phá”, Chi cục đã xây dựng kế hoạch tổ chức đối thoại doanh nghiệp theo 2 cấp (cấp Chi cục và cấp Hải quan cửa khẩu/ngoài cửa khẩu). Đây là mô hình tổ chức đối thoại mới, có sự cải tiến so với trước đây.

Theo ông Hải, hình thức tổ chức đối thoại này sẽ giúp giải quyết các vấn đề vướng mắc của doanh nghiệp triệt để, tránh dồn quá nhiều vấn đề vào một hội nghị cũng như gây lãng phí thời gian chung của doanh nghiệp và cơ quan Hải quan.

Với mục tiêu thực hiện hiệu quả Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia, Chi cục Hải quan khu vực II đã thành lập Ban chỉ đạo, Tổ giúp việc Ban Chỉ đạo về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số của đơn vị.

Để thực hiện hóa các mục tiêu chiến lược đã đề ra theo định hướng của Ngành, Chi cục Hải quan khu vực II sẽ tập trung triển khai đồng bộ và quyết liệt năm chương trình hành động trọng tâm, cụ thể hóa bằng các kế hoạch khả thi, có lộ trình rõ ràng và phân công trách nhiệm cụ thể.

Ông Bùi Tuấn Hải- Phó Chi cục trưởng Chi cục Hải quan khu vực II chia sẻ tại hội thảo

Trước tiên, Chi cục chú trọng Chương trình hiện đại hóa thể chế và quy trình nghiệp vụ hải quan.

Tiếp đó, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số với mục tiêu 100% cán bộ công chức của Chi cục được trang bị và sử dụng thành thạo các hệ thống công nghệ thông tin.

Chi cục sẽ đảm bảo việc triển khai, vận hành hiệu quả Cổng thông tin một cửa quốc gia, phấn đấu 100% các thủ tục hành chính có nhu cầu sử dụng cao sẽ được Chi cục cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 4, thực hiện trên nhiều phương tiện truy cập và tích hợp lên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Chi cục cũng sẽ hoàn thành việc chuyển đổi 100% hồ sơ nghiệp vụ kiểm soát hải quan cơ bản sang dữ liệu điện tử, tiến tới số hóa.

Nhiều lưu ý cho doanh nghiệp

Theo ông Bùi Tuấn Hải, chuyển đổi số trong thủ tục hải quan không chỉ là một sự thay đổi về công nghệ, mà còn là một cuộc cách mạng mang lại những giá trị kinh tế và vận hành vô cùng to lớn cho cộng đồng doanh nghiệp xuất nhập khẩu và logistics.

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ và toàn diện trên mọi lĩnh vực, ông Hải lưu ý doanh nghiệp, thay vì tiếp cận một cách bị động, chờ đợi và phản ứng, các doanh nghiệp cần đóng vai trò tiên phong, đón đầu xu thế để duy trì năng lực cạnh tranh, nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng yêu cầu hội nhập kinh tế quốc tế.

Điều này đồng nghĩa với việc, để tận dụng tối đa các lợi ích từ các hệ thống số hóa, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật kịp thời các thay đổi mới nhất về quy định, phần mềm và quy trình nghiệp vụ do cơ quan Hải quan ban hành.

Đội ngũ nhân viên nghiệp vụ không chỉ cần nắm vững các quy trình thông quan truyền thống, mà còn phải thành thạo trong việc vận hành và sử dụng các hệ thống điện tử hiện đại.

Để việc thông quan hàng hóa diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, các doanh nghiệp logistics cần lưu ý một số điểm cụ thể, đặc biệt là trong môi trường đã được số hóa hoàn toàn.

Trước hết, việc nắm vững và cập nhật kịp thời các quy định của pháp luật là yếu tố hết sức quan trọng. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình nội bộ để theo dõi, cập nhật và phổ biến kịp thời các quy định mới đến các bộ phận có liên quan.

Việc thiếu thông tin hoặc không kịp thời cập nhật quy định có thể dẫn đến các sai sót trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan, như: khai báo sai mã số HS, áp dụng không đúng chính sách mặt hàng, hoặc không đáp ứng yêu cầu về giấy phép, kiểm tra chuyên ngành,… từ đó gây chậm trễ trong thông quan và phát sinh chi phí xử phạt không cần thiết.

Thứ hai, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chính xác và đầy đủ ngay từ sớm. Trong môi trường số, hồ sơ được khai báo và truyền tải qua mạng Internet. Một sai sót nhỏ trong dữ liệu trên tờ khai hải quan, dù là thiếu một chữ cái hay sai một con số, cũng có thể khiến hệ thống từ chối hoặc yêu cầu khai sửa, bổ sung. Việc sử dụng chứng từ điện tử và chữ ký số một cách thành thạo, kết hợp với việc kiểm tra chéo thông tin kỹ lưỡng trước khi gửi, sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro này.

Thứ ba, doanh nghiệp cần sử dụng hiệu quả các dịch vụ công trực tuyến. Thay vì chờ đợi kết quả thông quan hay phải đến cơ quan Hải quan để thực hiện thủ tục, doanh nghiệp có thể chủ động theo dõi trạng thái hồ sơ qua các cổng thông tin điện tử, đặc biệt là hệ thống nộp thuế điện tử 24/7. Việc hoàn thành nghĩa vụ thuế sớm và chính xác sẽ giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng, giảm thiểu chi phí lưu container và các chi phí liên quan.

Cuối cùng, doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với cơ quan Hải quan. Khi có bất kỳ vướng mắc nào phát sinh, chủ động liên hệ với cán bộ Hải quan phụ trách hoặc bộ phận hỗ trợ nghiệp vụ để được hướng dẫn và giải quyết kịp thời.

Cam kết với cộng đồng doanh nghiệp, Phó Chi cục trưởng Bùi Tuấn Hải cho rằng, đơn vị không ngừng cải thiện chất lượng dịch vụ, đơn giản hóa thủ tục và giải quyết mọi vướng mắc một cách nhanh chóng nhất nhằm xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, thuận lợi, hướng tới một nền kinh tế vững mạnh.