Khoản chi do người lao động mua hộ có thể tính vào chi phí được khấu trừ

Khoản chi do người lao động mua hộ có thể tính vào chi phí được khấu trừ. Ảnh minh họa: Duy Hưng.

Việc giao người lao động trực tiếp mua hàng thay doanh nghiệp không đồng nghĩa khoản chi sẽ mất quyền khấu trừ thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải bảo đảm toàn bộ quá trình ủy quyền, thanh toán và hoàn trả tiền được thực hiện đúng quy định.

Nội dung này được Thuế tỉnh Hưng Yên hướng dẫn tại Công văn số 12617/HYE-QLDN2 ngày 30/7/2026, trên cơ sở đề nghị của Công ty cổ phần Đầu tư và xây dựng số 18.3.

Căn cứ Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 và Nghị định số 181/2025/NĐ-CP, Thuế tỉnh Hưng yên cho bicơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế giá trị gia tăng.

Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho người lao động thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh chịu thuế, khoản thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ nếu việc ủy quyền được quy định trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ.

Người lao động phải thanh toán cho bên bán bằng phương thức không dùng tiền mặt. Sau đó, doanh nghiệp cũng phải hoàn trả khoản tiền cho người lao động bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt. Chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán không được coi là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định này.

Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp, khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên do người lao động mua hộ có thể được tính vào chi phí được trừ nếu thực tế phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh và được người lao động thanh toán bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt.

Hồ sơ phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo pháp luật về kế toán, hóa đơn; đồng thời có quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định của doanh nghiệp quy định việc ủy quyền, cho phép người lao động thanh toán khoản mua hàng. Khoản tiền này sau đó phải được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Như vậy, để bảo đảm quyền lợi về thuế, doanh nghiệp cần thiết lập rõ cơ chế ủy quyền, lưu giữ đầy đủ hồ sơ và kiểm soát phương thức thanh toán ngay từ thời điểm phát sinh giao dịch, thay vì chỉ hoàn thiện chứng từ khi kê khai hoặc quyết toán thuế.