Vi phạm hóa đơn điện tử có thể bị phạt đến 100 triệu đồng hoặc chuyển cơ quan điều tra

Chuyển hồ sơ sang cơ quan công an nếu có dấu hiệu tội phạm

Tại Hội nghị Đối thoại với các doanh nghiệp trọng điểm khu vực kinh tế tư nhân do Thuế TP. Hồ Chí Minh tổ chức ngày 31/10, bà Hoàng Thị Ngọc Phi - Trưởng phòng Quản lý doanh nghiệp số 2 (Thuế TP. Hồ Chí Minh) cho biết, hiện nay, vẫn còn nhiều trường hợp vi phạm liên quan đến hóa đơn điện tử (HĐĐT) như: Mua bán hóa đơn, sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng khống hóa đơn…

Bà Hoàng Thị Ngọc Phi - Trưởng phòng Quản lý doanh nghiệp số 2 nêu ra những cảnh báo về hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp. Ảnh: Đức Mỹ

Những hành vi vi phạm đều bị cơ quan thuế và các cơ quan chức năng phối hợp xử lý nghiêm theo pháp luật. Cơ quan thuế đã trao đổi những dấu hiệu và cảnh báo các doanh nghiệp cần nhận biết, chủ động phòng tránh nhằm hạn chế vi phạm.

Cụ thể, đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, bà Hoàng Thị Ngọc Phi cho biết, theo Khoản 7 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn không hợp pháp là hóa đơn giả, hóa đơn chưa được cấp mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn có nội dung không có thật.

Bà Hoàng Thị Ngọc Phi lưu ý, doanh nghiệp cần tuyệt đối không mua bán, cho mượn, sử dụng hóa đơn của đơn vị khác. Trường hợp phát hiện hóa đơn đầu vào nghi ngờ giả mạo, phải kịp thời báo cáo cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để được xác minh.

Trong nội bộ doanh nghiệp, nên thiết lập quy trình kiểm soát hóa đơn đầu vào - đầu ra, chỉ tiếp nhận hóa đơn có mã của cơ quan thuế và xác thực trên cổng thông tin của cơ quan thuế.

Đối với hành vi vi phạm về lập, phát hành và sử dụng hóa đơn, theo Điều 4 và Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP nêu rõ, doanh nghiệp có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc, đúng thời điểm, đúng giá trị và phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước khi phát hành.

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vi phạm các hành vi phổ biến như: Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; lập hóa đơn không đúng thời điểm (thường chậm sau thời điểm chuyển quyền sở hữu hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ); sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng hóa đơn của tổ chức khác; lập hóa đơn sai nội dung bắt buộc, như sai mã số thuế, đơn giá, thuế suất, hoặc sai tên hàng hóa, dịch vụ.

Về mức xử phạt, theo Điều 24 và Điều 25 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, các hành vi này bị xử phạt như sau: Phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm. Phạt tiền từ 20 triệu đồng đến 50 triệu đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn.

Với trường hợp lập sai sót hóa đơn (sai tên, địa chỉ, mã số thuế, giá trị hàng hóa…) nhưng không làm thay đổi nghĩa vụ thuế, người nộp thuế được phép lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo hướng dẫn tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Tuy nhiên, khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp phải chủ động thông báo với cơ quan thuế và thực hiện điều chỉnh theo quy định. Trường hợp chưa gửi hóa đơn cho người mua, có thể lập hóa đơn mới thay thế.

Nếu hóa đơn đã gửi, phải lập văn bản thỏa thuận với người mua và xuất hóa đơn điều chỉnh, đồng thời khai bổ sung hồ sơ thuế nếu có chênh lệch về nghĩa vụ. Việc tự phát hiện và khai bổ sung sớm trước khi cơ quan thuế kiểm tra là tình tiết giảm nhẹ khi xử lý vi phạm.

Lưu trữ và sử dụng hóa đơn đúng quy định

Đối với vi phạm về báo cáo, lưu trữ và sử dụng HĐĐT, tại Điều 30 và Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định, doanh nghiệp có nghĩa vụ lưu trữ dữ liệu HĐĐT tối thiểu 10 năm và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi được cơ quan thuế yêu cầu.

Nhiều doanh nghiệp nêu những vướng mắc liên quan đến việc kê khai, xuất hóa đơn và thời gian lưu trữ HĐĐT. Ảnh: Đức Mỹ

Với một số vi phạm phổ biến gồm: Không lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử (HĐĐT) dẫn đến mất dữ liệu, không cung cấp được khi kiểm tra; không báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo yêu cầu của cơ quan thuế; không hủy hóa đơn điện tử hết hiệu lực sử dụng hoặc bị thu hồi mã.

Về mức xử phạt, theo Điều 27 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP quy định, hành vi không nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đúng thời hạn hoặc không lưu trữ hóa đơn theo quy định có thể bị phạt từ 2 triệu đồng đến 6 triệu đồng.

Đề tránh sai sót, doanh nghiệp cần định kỳ sao lưu dữ liệu hóa đơn trên hệ thống nội bộ và trên nền tảng được cơ quan thuế chấp thuận. Khi thay đổi phần mềm hoặc nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT phải bảo đảm chuyển đổi và lưu giữ toàn bộ dữ liệu cũ, tránh rủi ro mất chứng từ điện tử.

Việc lưu trữ đúng quy định không chỉ phục vụ thanh kiểm tra thuế mà còn là chứng cứ pháp lý quan trọng khi phát sinh tranh chấp thương mại.

Ngoài ra, cơ quan thuế đang thực hiện phân loại các trường hợp rủi ro theo Điều 17 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP. Theo đó, đối với doanh nghiệp có hành vi vi phạm về hóa đơn như: Sử dụng hóa đơn khống, chậm khai, khai sai, không nộp báo cáo, không lưu trữ dữ liệu… sẽ bị xếp vào nhóm rủi ro cao, dẫn đến hệ quả không được gia hạn chữ ký số, tạm dừng sử dụng hóa đơn điện tử và tăng tần suất thanh kiểm tra thuế.