Tiền làm thêm giờ được miễn thuế thu nhập cá nhân: Doanh nghiệp phải có căn cứ chứng minh

Chính sách thuế thu nhập cá nhân mới đã làm rõ phạm vi miễn thuế đối với tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ. Ảnh: Hương Quỳnh.

Làm rõ điều kiện miễn thuế đối với tiền làm đêm, làm thêm giờ

Nghị định số 253/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật thuế TNCN số 109/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 1/7/2026.

Tuy nhiên, các quy định liên quan đến thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú được áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026.

Tài liệu giới thiệu của Cục Quản lý, giám sát chính sách thuế, phí và lệ phí cũng nêu trường hợp đã kê khai, nộp thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của kỳ tính thuế năm 2026 trước thời điểm Nghị định số 253/2026/NĐ-CP có hiệu lực thì không phải nộp lại hồ sơ khai thuế tháng, quý mà thực hiện điều chỉnh vào hồ sơ quyết toán thuế năm 2026.

Một điểm đáng chú ý của quy định mới là việc làm rõ phạm vi miễn thuế đối với tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ. Tại khoản 1 Điều 26 Nghị định số 253/2026/NĐ-CP, tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ tại nơi làm việc phù hợp với điều kiện và thời gian theo pháp luật về lao động được miễn thuế TNCN.

Quy định này không còn giới hạn việc miễn thuế chỉ áp dụng đối với phần tiền được trả cao hơn so với tiền lương làm việc trong giờ, ban ngày như cách hướng dẫn trước đây.

Tiền lương, tiền công tương ứng với thời gian làm việc ban đêm, làm thêm giờ đáp ứng điều kiện theo pháp luật lao động thuộc diện miễn thuế. Tuy nhiên, để khoản thu nhập này được xác định đúng là thu nhập miễn thuế, đơn vị trả thu nhập phải có căn cứ chứng minh.

Theo đó, tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập phải lập bảng kê phản ánh rõ thời gian làm đêm, làm thêm giờ tại nơi làm việc và khoản tiền lương làm đêm, làm thêm giờ đã trả cho người lao động. Bảng kê được lưu tại tổ chức, doanh nghiệp và xuất trình khi cơ quan Thuế yêu cầu.

Trường hợp không lập bảng kê riêng, doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm chứng minh khoản tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ thông qua bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động và các tài liệu hợp pháp khác.

Đây là điểm có ý nghĩa thực tế khá lớn, bởi việc xác định khoản thu nhập được miễn thuế không chỉ dừng ở cách tính trên bảng lương mà còn gắn với khả năng chứng minh thời gian và căn cứ phát sinh khoản chi.

Liên quan đến quy định này, Thuế TP. Đà Nẵng cũng cho biết, trường hợp người lao động làm việc ban đêm từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau tại nơi làm việc phù hợp với quy định của pháp luật lao động, thì tiền lương, tiền công trả cho thời gian này được miễn thuế TNCN. Đối với làm thêm giờ, khoản tiền lương, tiền công tương ứng với thời gian làm thêm giờ đáp ứng quy định cũng thuộc diện miễn thuế. Phần tiền trả vượt mức quy định của pháp luật thì tính vào thu nhập chịu thuế.

Mức tiền lương, tiền công làm thêm giờ và làm việc ban đêm được xác định theo pháp luật lao động.

Điều 98 Bộ luật Lao động quy định tiền lương làm thêm giờ tối thiểu bằng 150% vào ngày thường, 200% vào ngày nghỉ hằng tuần và 300% vào ngày lễ, Tết, ngày nghỉ có hưởng lương; người lao động làm việc vào ban đêm được trả thêm ít nhất 30% và trường hợp làm thêm giờ vào ban đêm còn được trả thêm 20% theo quy định.

Cùng với đó, Nghị định số 253/2026/NĐ-CP bổ sung quy định miễn thuế đối với tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép trong trường hợp thôi việc, mất việc phù hợp với điều kiện và mức tiền lương theo khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động và quy định đối với cán bộ, công chức, viên chức. Phần chi vượt mức quy định của pháp luật phải tính vào thu nhập chịu thuế.

Hiểu đúng giữa miễn thuế và thu nhập chịu thuế để tránh nhầm lẫn

Bên cạnh tiền làm đêm, làm thêm giờ, Nghị định số 253/2026/NĐ-CP còn làm rõ nhiều khoản phúc lợi, trợ cấp và lợi ích mà người lao động nhận được. Cụ thể, đối với khoản tiền ăn giữa ca, ăn trưa do người sử dụng lao động chi cho người lao động vượt quá 1,2 triệu đồng/người/tháng thuộc phần phải tính vào thu nhập chịu thuế.

Trong khi đó, nếu doanh nghiệp tổ chức bữa ăn giữa ca, ăn trưa bằng các hình thức như trực tiếp nấu ăn, mua suất ăn hoặc cấp phiếu ăn thì không tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân. Quy định về mức 1,2 triệu đồng/người/tháng được áp dụng từ ngày 1/7/2026.

Một thay đổi khác liên quan đến nhà ở do người sử dụng lao động xây dựng cho người lao động. Theo Lãnh đạo Cục Quản lý, giám sát chính sách thuế, để khuyến khích doanh nghiệp đầu tư xây dựng nhà ở, nhà lưu trú công nhân, cung cấp chỗ ở ổn định lâu dài cho người lao động theo chủ trương của Đảng, Nhà nước, Nghị định số 253/2026/NĐ-CP quy định rõ, không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN trong trường hợp người lao động được hưởng lợi ích từ nhà ở do người sử dụng lao động xây cho người lao động đang làm việc tại đơn vị.

Lợi ích từ nhà ở do người sử dụng lao động xây dựng để cung cấp cho người lao động đang làm việc tại đơn vị, bao gồm cả tiền điện, nước và các dịch vụ kèm theo nếu có, không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Như vậy, so với trước đây, chính sách thuế TNCN mới không giới hạn phạm vi chỉ đối với nhà ở tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, khu công nghiệp, đặc biệt khó khăn…

Trường hợp doanh nghiệp trả thay tiền thuê nhà, tiền điện, nước và các dịch vụ kèm theo cho người lao động, thì khoản lợi ích này vẫn được tính vào thu nhập chịu thuế theo quy định. Tuy nhiên, mức tính vào thu nhập chịu thuế đối với khoản này tối đa không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh tại đơn vị.

Từ góc độ tư vấn chính sách, đại diện Deloitte Việt Nam đánh giá, các quy định về thuế TNCN mới đã làm rõ hơn những nội dung còn vướng mắc trong thực tiễn, đồng thời kế thừa các quy định đang được thực hiện ổn định. Việc quy định cụ thể hơn về điều kiện, căn cứ và hồ sơ áp dụng được kỳ vọng giúp tăng tính minh bạch, hạn chế cách hiểu khác nhau giữa người nộp thuế và cơ quan thuế.

Theo đại diện Deloitte Việt Nam, trước những thay đổi này, doanh nghiệp cần chủ động rà soát các khoản thu nhập, phúc lợi và khoản chi trả cho người lao động để phân loại khoản được miễn thuế, khoản có thay đổi về phương pháp xác định thu nhập chịu thuế và những nội dung cần điều chỉnh trong khấu trừ, kê khai, quyết toán thuế.

Cùng với đó, doanh nghiệp cần cập nhật hệ thống quản lý nhân sự, tiền lương và thuế; rà soát quy trình nội bộ, biểu mẫu và cơ chế kiểm soát tuân thủ. Đối với các khoản thu nhập đặc thù như cổ phiếu thưởng, chương trình ESOP, thu nhập bằng ngoại tệ hoặc thu nhập có yếu tố xuyên biên giới, việc xác định đúng thời điểm phát sinh thu nhập và hồ sơ chứng minh càng cần được chú trọng.

Đặc biệt, với các khoản được miễn hoặc không tính vào thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp không nên chỉ dừng ở việc thiết lập mã khoản thu nhập trên phần mềm tiền lương.

Hồ sơ chứng minh điều kiện áp dụng là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp bảo vệ cách xử lý thuế khi cơ quan thuế kiểm tra. Vì vậy, việc chuẩn hóa bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động, quy chế phúc lợi, bảng kê và các chứng từ liên quan ngay từ năm 2026 sẽ giúp doanh nghiệp giảm đáng kể rủi ro trong quá trình kê khai và quyết toán thuế.