Những thủ tục cần lưu ý khi chuyển đổi hộ kinh doanh sang mô hình doanh nghiệp

Chuyển lên doanh nghiệp chìa khoá để người nộp thuế hoạt động minh bạch và bài bản hơn

Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp

Với quy trình thực hiện rõ ràng, minh bạch và sự hỗ trợ tích cực từ cơ quan thuế, các chủ HKD có thể dễ dàng hoàn tất các thủ tục cần thiết, sẵn sàng cho một giai đoạn phát triển chuyên nghiệp và bền vững hơn.

Khi HKD muốn chuyển đổi sang hoạt động theo mô hình DN thì cần thực hiện thủ tục chuyển đổi quy định tại Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Theo đó, hồ sơ đăng ký thành lập DN trên cơ sở chuyển đổi từ HKD sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình DN mà HKD lựa chọn chuyển đổi.

Đối với DN tư nhân: hồ sơ bao gồm Giấy đề nghị đăng ký DN; bản sao Giấy chứng nhận đăng ký HKD; Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ DN tư nhân (trừ trường hợp kê khai số định danh cá nhân).

Đối với Công ty hợp danh: hồ sơ yêu cầu gồm Giấy đề nghị đăng ký DN; Điều lệ công ty. Danh sách thành viên; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của DN (nếu có).

Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức tham gia (trừ trường hợp kê khai số định danh cá nhân). Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký HKD.

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài (nếu có).

Đối với Công ty trách nhiệm hữu hạn (một thành viên hoặc hai thành viên trở lên): hồ sơ bao gồm Giấy đề nghị đăng ký DN; điều lệ công ty; danh sách thành viên; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của DN (nếu có); Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức tham gia (trừ trường hợp kê khai số định danh cá nhân); Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký HKD. Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài (nếu có).

Đối với Công ty cổ phần: hồ sơ yêu cầu gồm Giấy đề nghị đăng ký DN; điều lệ công ty. Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của DN (nếu có). Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức tham gia (trừ trường hợp kê khai số định danh cá nhân). Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký HKD. Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài (nếu có).

Đặc biệt trường hợp DN được chuyển đổi từ HKD có nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài tham gia góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký theo Luật Đầu tư, hồ sơ phải có bản sao văn bản của cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài.

6 bước để chuyển đổi hộ kinh doanh sang DN

Theo đại diện Thuế TP. Hà Nội, khi HKD muốn chuyển đổi sang hoạt động theo mô hình DN, họ cần thực hiện các bước thủ tục chuyển đổi một cách rõ ràng.

Về địa điểm đăng ký: HKD sẽ nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi DN dự định đặt trụ sở chính. Việc nộp hồ sơ có thể được thực hiện trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký DN.

6 bước thực hiện chuyển đổi bao gồm:

1. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập DN theo loại hình lựa chọn (DN tư nhân, Công ty TNHH, Công ty Cổ phần hoặc Công ty Hợp danh).

2. Nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính.

3. Kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận đăng ký DN. Cơ quan Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ kiểm tra hồ sơ. Thời hạn giải quyết hồ sơ là 5 – 7 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, Cơ quan Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký DN cho HKD chuyển đổi. Ngược lại, nếu hồ sơ không hợp lệ, Cơ quan Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ ra thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do để DN chỉnh sửa và nộp lại từ đầu.

4. Gửi thông tin chấm dứt HKD. Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trong 02 ngày làm việc kể từ khi cấp Giấy chứng nhận đăng ký DN, Cơ quan Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ gửi thông tin để chấm dứt HKD.

5. Đăng tải thông tin đăng ký DN trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký DN.

6. Thực hiện các thủ tục liên quan về thuế, khắc dấu và công bố mẫu dấu (nếu có).

Thủ tục chấm dứt hoạt động HKD sau khi chuyển đổi

Sau khi Giấy chứng nhận đăng ký DN được cấp, HKD cũ sẽ được chấm dứt ngay. Trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký DN, cơ quan Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ gửi thông tin về việc thành lập DN trên cơ sở chuyển đổi từ HKD cho cơ quan Đăng ký kinh doanh cấp xã nơi HKD đặt trụ sở.

Cơ quan Đăng ký kinh doanh cấp xã có trách nhiệm gửi thông tin về việc chấm dứt HKD cho cơ quan Thuế. Đăng thông báo về việc HKD đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký DN. Cập nhật trạng thái pháp lý của HKD sang “đang làm thủ tục chấm dứt”.

Sau khi cơ quan Thuế xác nhận HKD đã hoàn thành nghĩa vụ thuế, cơ quan này sẽ gửi thông tin lại cho cơ quan Đăng ký kinh doanh cấp xã. Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được xác nhận từ cơ quan Thuế, cơ quan Đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ chuyển trạng thái pháp lý của HKD thành “đã chấm dứt hoạt động” trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký HKD.

Cơ quan thuế cũng lưu ý khi chuyển đổi, DN mới sẽ được cấp mã số mới theo giấy chứng nhận đăng ký DN.

Mã số thuế của người đại diện HKD, đại diện hộ gia đình, mã số thuế của cá nhân không bị chấm dứt hiệu lực và tiếp tục được sử dụng để thực hiện các nghĩa vụ thuế khác của cá nhân đó.

Về nghĩa vụ tài chính, HKD phải hoàn thành nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hoặc, HKD có thể có văn bản gửi cơ quan thuế cam kết DN nhỏ và vừa chuyển đổi từ HKD kế thừa toàn bộ nghĩa vụ thuế của HKD theo quy định của pháp luật về hỗ trợ DN nhỏ và vừa.

Tóm lại, thủ tục chuyển đổi dù gồm nhiều bước nhưng đều được quy định rõ ràng, minh bạch và cơ quan thuế luôn sẵn sàng hỗ trợ trong suốt quá trình thực hiện. Các HKD nên chủ động rà soát hồ sơ, lựa chọn loại hình DN phù hợp với quy mô và định hướng của mình để tận dụng tốt các chính sách hỗ trợ hiện hành, từ đó chuyển đổi thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả. Đây chính là chìa khóa để tăng cường khuôn khổ pháp lý và mở rộng tiềm năng phát triển của đơn vị kinh doanh.