Lập sai hóa đơn: Nhiều trường hợp không phải lập lại

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được tăng cường đối chiếu, xác thực thông tin trên nền tảng dữ liệu quốc gia.

Đăng ký hóa đơn điện tử phải đồng bộ, xác thực dữ liệu

Một trong những điểm mới đáng chú ý của Thông tư số 91/2026/TT-BTC là hoàn thiện quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng số hóa, tăng cường xác thực danh tính người nộp thuế và liên thông dữ liệu giữa các cơ sở dữ liệu quốc gia.

Theo hướng dẫn, trong thời hạn 1 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, Hệ thống thông tin quản lý thuế sẽ tự động đối chiếu thông tin của người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân với dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Hệ thống định danh, xác thực điện tử.

Thông tư số 91/2026/TT-BTC cũng quy định áp dụng công nghệ sinh trắc học trong quá trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

Nếu thông tin không khớp, Hệ thống thông tin quản lý thuế sẽ tự động gửi thông báo để người nộp thuế điều chỉnh, bổ sung. Trường hợp dữ liệu đã được đối chiếu chính xác, hệ thống sẽ gửi yêu cầu để người nộp thuế xác nhận thông tin thông qua địa chỉ thư điện tử hoặc số điện thoại đã đăng ký.

Đáng chú ý, nếu quá thời hạn mà người nộp thuế không xác nhận hoặc xác nhận không thành công, cơ quan thuế sẽ không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Đối với các trường hợp thuộc diện cần xác minh, người nộp thuế phải giải trình, bổ sung hồ sơ trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế.

So với quy định trước đây tại Thông tư số 78/2021/TT-BTC, quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 91/2026/TT-BTC được bổ sung thêm bước đối chiếu, xác thực thông tin của người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Hệ thống định danh, xác thực điện tử và các cơ sở dữ liệu liên quan.

Đồng thời, việc áp dụng công nghệ sinh trắc học trong xác thực danh tính sẽ nâng cao độ tin cậy của dữ liệu, góp phần ngăn chặn tình trạng sử dụng thông tin giả hoặc mượn danh để thành lập doanh nghiệp và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Bên cạnh việc tăng cường xác thực dữ liệu, Thông tư số 91/2026/TT-BTC cũng bổ sung các tiêu chí xác định người nộp thuế có rủi ro cao khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo đó, sau khi hoàn thành bước xác nhận thông tin trên hệ thống, người nộp thuế vẫn có thể bị xếp vào nhóm rủi ro cao nếu thuộc một trong các trường hợp như: người quản lý doanh nghiệp từng liên quan đến hành vi gian lận về hóa đơn; người quản lý thuộc danh sách giao dịch đáng ngờ theo quy định của pháp luật về phòng, chống rửa tiền; từng điều hành doanh nghiệp vi phạm pháp luật về thuế, hóa đơn hoặc bỏ địa chỉ kinh doanh; hoặc thuộc các dấu hiệu rủi ro khác do cơ quan thuế xác định theo quy định.

Đánh giá về quy định, ông Lê Văn Sơn, Tổng giám đốc Công ty TNHH Kế toán Kim Thủy, Trưởng ban Đào tạo Hội Tư vấn và Đại lý thuế TP. Hồ Chí Minh, điểm đáng chú ý nhất của Thông tư số 91/2026/TT-BTC không nằm ở việc bổ sung thêm một số tiêu chí xác định người nộp thuế có rủi ro cao, mà ở sự thay đổi trong tư duy quản lý.

Ông Lê Văn Sơn, Tổng giám đốc Công ty TNHH Kế toán Kim Thủy, Trưởng ban Đào tạo Hội Tư vấn và Đại lý thuế TP. Hồ Chí Minh

“Cơ quan Thuế không còn đánh giá rủi ro chỉ dựa trên hồ sơ của một doanh nghiệp, mà sử dụng dữ liệu về người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu, địa chỉ đăng ký, lịch sử tuân thủ và dữ liệu từ các cơ quan khác để xây dựng hồ sơ rủi ro. Đây là xu hướng quản lý hiện đại, phù hợp với định hướng quản lý thuế dựa trên dữ liệu và phân tích rủi ro, đồng thời cũng đặt ra yêu cầu cao hơn về tính minh bạch và tuân thủ của doanh nghiệp ngay từ khi bắt đầu hoạt động”, ông Lê Văn Sơn nhận định.

Với phương thức quản lý mới, ông Lê Văn Sơn cho rằng, khi thành lập doanh nghiệp hoặc thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần rà soát kỹ thông tin của người quản lý, địa chỉ trụ sở và tình trạng pháp lý của các doanh nghiệp có liên quan.

Đồng thời, cần duy trì lịch sử tuân thủ tốt về thuế và hóa đơn để tránh bị xếp vào nhóm người nộp thuế có rủi ro cao, từ đó hạn chế các thủ tục giải trình, xác minh hoặc các biện pháp quản lý chặt chẽ hơn từ cơ quan thuế.

Nhiều trường hợp hóa đơn điện tử lập sai không phải lập lại

Không chỉ siết chặt quy trình đăng ký, Thông tư số 91/2026/TT-BTC còn sửa đổi quy định về xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai theo hướng giảm thủ tục hành chính, tạo thuận lợi hơn cho doanh nghiệp trong quá trình kê khai, hạch toán.

Theo đó, nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về tên, địa chỉ của người mua hoặc một số nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung hàng hóa, dịch vụ, người bán không phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần thông báo cho người mua về sai sót và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT cho cơ quan Thuế theo quy định.

Quy định này được đánh giá sẽ tháo gỡ đáng kể vướng mắc cho doanh nghiệp bởi trên thực tế, nhiều sai sót phát sinh chỉ mang tính hành chính, như ghi thiếu hoặc sai địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính, đổi tên đơn vị hoặc lỗi nhập liệu. Nếu phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho những sai sót này sẽ làm phát sinh thêm nhiều thủ tục không cần thiết.

Đây cũng là điểm được sửa đổi theo hướng tạo thuận lợi hơn so với quy định trước đây tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Trước đây, khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, nhiều trường hợp doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, kể cả đối với những sai sót chỉ mang tính hành chính. Thông tư số 91/2026/TT-BTC đã phân loại rõ từng nhóm sai sót để áp dụng cách xử lý phù hợp.

Đối với các trường hợp sai về mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác, Thông tư cho phép doanh nghiệp lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung điều chỉnh cho hóa đơn nào; hóa đơn thay thế phải thể hiện rõ thông tin hóa đơn được thay thế trước khi gửi cho người mua hoặc cơ quan thuế cấp mã theo quy định.

Đáng chú ý, Thông tư số 91/2026/TT-BTC còn cho phép trường hợp trong cùng một tháng, người bán phát hiện nhiều hóa đơn của cùng một người mua cùng sai một nội dung thì được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc một hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn đã lập sai, kèm theo bảng kê các hóa đơn cần điều chỉnh hoặc thay thế theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.

Theo đánh giá, việc cho phép lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đối với nhiều hóa đơn cùng sai một nội dung trong cùng tháng sẽ giúp giảm đáng kể khối lượng chứng từ và thời gian xử lý của bộ phận kế toán.