Mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên cần hồ sơ gì để được trừ thuế?

Thuế tỉnh Ninh Bình vừa ban hành Công văn số 3716/NBI-QLDN2 hướng dẫn Công ty TNHH Youngone Nam Định quy định về hồ sơ của khoản chi được tính vào chi phí được trừ.

Thuế tỉnh Ninh Bình viện dẫn Luật thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) 2025, Thông tư số 20/2026/TT-BTC, Nghị định số 320/2025/NĐ-CP, Nghị định số 181/2025/NĐ-CP để hướng dẫn cho vấn đề thắc mắc của doanh nghiệp.

Theo đó, Điều 9 Luật thuế TNDN 2025 quy định doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu có đủ hoá đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.

Khoản chi từ 5 triệu đồng: Hồ sơ thế nào để được trừ thuế?

Bên cạnh đó, Điều 13 Thông tư số 20/2026/TT-BTC quy định đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên nếu đến thời điểm ghi nhận chi phí mà doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế trong trường hợp có hợp đồng mua và biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ và khi thanh toán doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và quy định về chuyển nhượng vốn tại Thông tư này áp dụng từ ngày Nghị định số 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành.

Theo quy định, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế GTGT.

Bên cạnh đó, theo Điều 26 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP, đối với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp có giá trị hàng hóa, dịch vụ mua từ 5 triệu đồng trở lên, cơ sở kinh doanh căn cứ vào hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ bằng văn bản, hóa đơn giá trị gia tăng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp để khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Trường hợp chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt do chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng, phụ lục hợp đồng thì cơ sở kinh doanh vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Trường hợp đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng, phụ lục hợp đồng, cơ sở kinh doanh không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì cơ sở kinh doanh phải kê khai, điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng, phụ lục hợp đồng.

Với trường hợp của Công ty TNHH Youngone Nam Định, Thuế tỉnh Ninh Bình hướng dẫn: trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên nếu đến thời điểm ghi nhận chi phí mà doanh nghiệp chưa thanh toán được quy định tại điểm c khoản 13 Điều 3 Thông tư số 20/2026/TT-BTC ngày 12/03/2026 của Bộ Tài chính thì quy định về hồ sơ phải có hợp đồng được áp dụng từ ngày Nghị định số 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành.

Cơ quan Thuế đề nghị doanh nghiệp căn cứ tình hình thực tế phát sinh tại đơn vị, nghiên cứu những quy định trích dẫn nêu trên, đối chiếu với các văn bản pháp luật về thuế để thực hiện.