Hộ kinh doanh “mắc kẹt” vì hóa đơn đầu vào: Thực trạng và giải pháp khả thi

Ảnh: minh họa.

Khi hóa đơn điện tử trở thành chuẩn bắt buộc

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung một số điều tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ) và Thông tư số 78/2021/TT-BTC (được thay thế bởi Thông tư số 32/2025/TT-BTC có hiệu lực từ 1/6/2025 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Nghị định số 70/2025/NĐ-CР) được ban hành, kỳ vọng là minh bạch hóa dòng hàng – dòng tiền, giảm gian lận, nâng hiệu quả quản lý.

Nhưng mặt đất thì gồ ghề: rất nhiều giao dịch đầu nguồn vẫn diễn ra ở chợ đầu mối, bến cá, làng nghề, hộ sản xuất nhỏ lẻ… vốn chưa sẵn sàng về định danh thuế, kỹ năng số và hạ tầng.

Kết quả là một bộ phận không nhỏ hộ kinh doanh rơi vào thế bí: mua hàng không có hóa đơn điện tử hợp lệ, chi phí không được chấp nhận, rủi ro truy thu tăng, và khả năng bán cho khách hàng tổ chức suy giảm. Độ “vênh” giữa chuẩn pháp lý và thực trạng thị trường thể hiện ở bốn điểm.

Thứ nhất, thị trường đầu nguồn chủ yếu giao dịch tiền mặt, nhiều đối tác không có mã số thuế hoặc không phát hành hóa đơn điện tử, chứng từ thường chỉ là phiếu cân, biên nhận viết tay.

Thứ hai, chi phí và năng lực tuân thủ tăng nhanh ở phía hộ kinh doanh (chữ ký số, phần mềm, đường truyền), trong khi nhà cung cấp đầu nguồn lại “không ra hóa đơn”, buộc người mua phải chạy đòi, tốn thời gian và chi phí cơ hội.

Thứ ba, rủi ro pháp lý hiện hữu: khoản mua “không chứng từ” dễ bị loại khi thanh tra, hộ kê khai thuế giá trị gia tăng không được khấu trừ, làm tăng thuế phải nộp.

Thứ tư, độ phủ hạ tầng số chưa đồng đều: nhiều chợ truyền thống, làng nghề, vùng nguyên liệu chưa có quầy dịch vụ hỗ trợ, người bán lớn tuổi hoặc bán theo mùa khó theo kịp quy trình phát hành hóa đơn.

Không có hóa đơn đầu vào, hộ kinh doanh khó tiếp cận các hợp đồng với doanh nghiệp, trường học, bệnh viện – nơi yêu cầu chứng từ hợp lệ. Năng lực cạnh tranh suy giảm, chuỗi nhỏ lẻ bị đứt mạch chuẩn hóa.

Ở phía Nhà nước, khi mắt xích đầu vào “mất dữ liệu”, mô hình phân tích rủi ro thuế thiếu khối lượng tới hạn, khó phát hiện bất thường theo chuỗi, mục tiêu số hóa quản lý bị trì trệ.

Nói cách khác, nếu không “bao trùm” được khâu đầu nguồn, hệ sinh thái hóa đơn điện tử khó đạt hiệu quả kỳ vọng.

Gỡ nút thắt về hóa đơn

Muốn gỡ nút thắt, phải thay đổi cách tiếp cận: vừa quản lý, vừa hỗ trợ; kiên định chuẩn mực nhưng linh hoạt về công cụ; dùng dấu vết số thay cho giấy tờ hình thức.

Gói giải pháp khả thi gồm sáu trụ cột, được thiết kế để đánh đúng động lực hành vi và hạ thấp chi phí cận biên của tuân thủ.

Trụ cột thứ nhất: cơ chế chứng từ thay thế có điều kiện. Bộ Tài chính cần ban hành “phiếu mua hàng điện tử” tích hợp mã xác thực của cơ quan thuế cho trường hợp hộ kinh doanh mua của cá nhân không kinh doanh.

Điều kiện tiên quyết là thanh toán qua ngân hàng hoặc mã QR, mô tả giao dịch theo danh mục hàng hóa chuẩn hóa. Trong hạn mức và tần suất nhất định, phiếu này được chấp nhận như chứng từ đầu vào hợp lệ để tính chi phí và, với trường hợp phù hợp, làm căn cứ khấu trừ.

Cách này không nới lỏng tiêu chuẩn, mà chuyển trọng tâm sang dấu vết số có thể kiểm chứng – “bảo chứng bằng dữ liệu” thay cho “kiểm soát bằng giấy”.

Trụ cột thứ hai: “cổng yêu cầu hóa đơn” tạo áp lực mềm và dữ liệu trung gian. Nền tảng trực tuyến cho phép hộ kinh doanh, sau khi đã thanh toán số, gửi yêu cầu phát hành hóa đơn tới nhà cung cấp.

Hệ thống tự động nhắc hạn, ghi nhận trạng thái và, nếu quá hạn, phản ánh vào điểm rủi ro tuân thủ của người bán. Đồng thời, dữ liệu từ cổng là đầu vào cho mô hình phân tích bất thường theo chuỗi, giúp cơ quan thuế phân loại đối tượng cần hỗ trợ hay kiểm tra, giảm phụ thuộc vào thanh tra trực tiếp tốn kém.

Trụ cột thứ ba: ủy nhiệm phát hành hóa đơn tại chợ đầu mối. Ban quản lý chợ hoặc hợp tác xã được ủy quyền vận hành quầy dịch vụ hóa đơn điện tử. Tiểu thương định danh một lần, ủy quyền để quầy phát hành hóa đơn theo giao dịch đã chuẩn hóa quy trình cân – đo – thanh toán. Tem nhãn, mã quầy và sổ nhật ký điện tử của chợ tạo cơ sở đối soát theo lô.

Chính sách này “đánh đúng điểm chạm”: nơi nào có giao dịch dày đặc, ở đó có dịch vụ số hóa chi phí thấp, kéo đại bộ phận người bán đầu nguồn vào hệ thống mà không đẩy thêm gánh nặng kỹ thuật.

Trụ cột thứ tư: chia sẻ chi phí chuyển đổi cho nhóm siêu nhỏ trong giai đoạn đầu. Có thể miễn 100% phí khởi tạo chữ ký số và giảm 50% phí phần mềm hóa đơn trong 12–24 tháng đối với người bán tại chợ đầu mối, bến cá, làng nghề; điều kiện đi kèm là phát hành hóa đơn cho mọi giao dịch từ ngưỡng giá trị nhất định và ưu tiên thanh toán không tiền mặt.

Nguồn lực có thể kết hợp ngân sách chương trình chuyển đổi số và thỏa thuận với nhà cung cấp giải pháp theo cơ chế mua sắm tập trung. Mục tiêu là “hạ bậc thang đầu tiên” để người bán bước vào, sau đó quy mô thị trường sẽ tự bù chi phí cố định.

Trụ cột thứ năm: pháp điển hóa vai trò của thanh toán không tiền mặt như bằng chứng hỗ trợ. Mọi giao dịch giữa hộ kinh doanh và nhà cung cấp nếu đã chuyển khoản, quét mã hoặc qua thiết bị chấp nhận thẻ với mô tả chuẩn đều được coi là bằng chứng bổ trợ cho chi phí trong thời gian chờ hóa đơn.

Hết thời hạn, nếu người bán vẫn không phát hành, hộ được quyền lập phiếu mua hàng điện tử thay thế. Cơ chế “có điều kiện – có thời hạn” vừa thúc đẩy thanh toán số, vừa không làm gãy mạch hạch toán vì lý do khách quan.

Trụ cột thứ sáu: minh bạch hóa danh tiếng tuân thủ để thị trường tự thưởng – phạt. Một “bảng tin nhà cung cấp uy tín” công khai tỷ lệ phát hành hóa đơn đúng hạn, tốc độ phản hồi yêu cầu, mức độ khớp dữ liệu giữa thanh toán và hóa đơn. Khi người mua ưu tiên nhà cung cấp uy tín, áp lực cạnh tranh sẽ kéo phần còn lại vào quỹ đạo tuân thủ mà không cần tăng cường cưỡng chế.

Các trụ cột trên gắn với một số kết quả có thể đo lường. Thí điểm 12 tháng ở các chợ đầu mối lớn có thể đưa tỷ lệ giao dịch có chứng từ hợp lệ lên 80–90% nhờ hiệu ứng kết hợp: cổng yêu cầu hóa đơn giúp tạo áp lực mềm; quầy dịch vụ ủy nhiệm làm giảm chi phí; công nhận thanh toán số cung cấp dấu vết ngay lập tức.

Tranh chấp khi kiểm tra thuế giảm, chi phí biên tuân thủ của hộ kinh doanh hạ xuống, còn cơ quan quản lý có dữ liệu theo lô để xây dựng “bản đồ rủi ro” chính xác hơn.

Về dài hạn, khi hộ kinh doanh có hồ sơ giao dịch minh bạch, họ đủ điều kiện tham gia các chuỗi cung ứng tổ chức, tiếp cận tín dụng chính thức, nâng cấp quản trị và có động lực chuyển thành doanh nghiệp nhỏ.

Quan trọng hơn, cách tiếp cận này giữ vững kỷ cương ngân sách nhưng nuôi dưỡng nguồn thu. Thay vì tăng mức phạt hay gia tăng thanh tra, Nhà nước đầu tư vào các “cầu nối số” để đưa khối giao dịch phi chính thức vào hệ thống: phiếu mua hàng điện tử có điều kiện; cổng yêu cầu hóa đơn; ủy nhiệm phát hành tại chợ; ưu đãi chi phí chuyển đổi; pháp điển hóa thanh toán số; bảng tin uy tín.

Đó là tinh thần “luật phải sống cùng đời sống”: chuẩn mực rõ ràng, công cụ phù hợp, lộ trình khả thi, dữ liệu làm gốc. Khi các cầu nối này hình thành, chuẩn hóa không đồng nghĩa với làm khó sinh kế, mà là tạo ra mặt bằng minh bạch mới, giảm không gian cho giao dịch ẩn và tăng tính chính danh của hệ thống thuế.

Bài toán hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh là nút thắt chuyển đổi số bao trùm. Vấn đề không nằm ở thiện chí của số đông, mà ở chỗ chính sách và hạ tầng chưa đủ linh hoạt để hấp thụ đặc thù giao dịch nhỏ lẻ, phân tán.

Đổi mới cách tiếp cận theo hướng “vừa quản lý, vừa hỗ trợ”, kiên trì chuẩn mực nhưng linh hoạt công cụ, lấy dữ liệu làm nền sẽ giúp hộ kinh doanh thoát khỏi tình trạng “mắc kẹt”, đồng thời tạo ra lợi ích ba bên: Nhà nước có nguồn thu bền vững với chi phí quản lý thấp hơn; thị trường có sân chơi minh bạch, chi phí giao dịch giảm; người dân – doanh nghiệp nhỏ có cơ hội lớn lên hợp pháp.

Khi những kết quả này được đo đếm bằng các chỉ tiêu như tỷ lệ giao dịch có chứng từ, thời gian phát hành hóa đơn, mức chấp nhận thanh toán số và số hộ chuyển lên doanh nghiệp theo từng năm tài khóa, chúng ta có thể nói tiến trình số hóa quản lý thuế đã đi đúng hướng: giữ kỷ cương, giảm ma sát, tăng niềm tin, thúc đẩy chính thức hóa khu vực hộ kinh doanh.