Đảm bảo công việc thông suốt, kịp thời và chính xác

Hoạt động nghiệp vụ tại Chi cục Hải quan Tà Lùng- Cục Hải quan Cao Bằng.

Trong tất cả các báo cáo sơ kết hay tổng kết của ngành Hải quan đánh giá về công tác văn phòng trong toàn Ngành thời gian qua cho thấy, thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình, Văn phòng đã làm tốt công tác tham mưu, đã chủ động đề xuất giúp lãnh đạo các cấp xây dựng theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác, xây dựng kịp thời các loại báo cáo định kỳ, đột xuất. Điều này đã giúp lãnh đạo Tổng cục và lãnh đạo các đơn vị Hải quan địa phương trong công tác chỉ đạo điều hành và đôn đốc các đơn vị thực hiện Quy chế làm việc của Tổng cục Hải quan cũng như của Hải quan địa phương.

Cùng với đó, văn phòng cũng đã thực hiện tốt vai trò đầu mối trong chỉ đạo, hướng dẫn và theo dõi việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong toàn Ngành đáp ứng yêu cầu quản lý hiện đại.

Đặc biệt, với trách nhiệm là đầu mối của tất cả các công văn đến và đi của toàn ngành Hải quan, văn phòng cũng đã thực hiện tốt được nhiệm vụ này. Với một khối lượng văn bản đến và đi rất lớn, năm 2010 văn phòng đã đóng dấu phát hành 9.520 số văn bản đi của Tổng cục Hải quan, 8.100 văn bản đi của các đơn vị sử dụng con dấu riêng và 360 văn bản đóng dấu Bộ Tài chính. Cùng với đó là công việc tiếp nhận, đăng ký 28.070 văn bản do các tổ chức, cá nhân gửi đến Tổng cục Hải quan và chuyển giao cho các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục trong ngày.

Chỉ riêng tại cơ quan Tổng cục, từ đầu năm tới nay, đơn vị văn phòng đã làm thủ tục tiếp nhận, xử lý và chuyển giao hàng chục nghìn văn bản đến; đóng dấu phát hành vài nghìn số văn bản đi của cơ quan... Những công việc tưởng như đơn giản, nhưng với khối lượng văn bản nhiều thì việc kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ thể thức văn bản đi, đến của các đơn vị trong toàn Ngành không phải chuyện dễ dàng, chỉ cần sai sót một khâu cũng sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới việc điều hành và quản lý của cơ quan Hải quan.

Thế nhưng, công việc này đã được văn phòng kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo được văn bản đi, đến của các đơn vị được thông suốt, kịp thời và chính xác..., góp phần vào việc điều hành, quản lý của ngành Hải quan được hiệu quả và thông suốt.

Bên cạnh đó, nhìn nhận về công tác hậu cần phục vụ các hội nghị, hội thảo cũng đã được các đơn vị văn phòng thực hiện tốt, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn trong cơ quan, công tác y tế, vệ sinh cảnh quan môi trường sạch đẹp…

Tuy nhiên, nhìn nhận một cách khách quan, công tác văn phòng cũng còn một số tồn tại. Do đội ngũ cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp thường xuyên có sự thay đổi dẫn đến khó khăn trong việc tiếp cận theo dõi, xử lý công việc; việc phổ biến các quy định mới về công tác văn thư nhất là về thể thức văn bản đôi khi chưa được kịp thời. Điều này đã khiến cho công tác văn phòng còn thiếu sát sao trong việc kiểm tra, đôn đốc các đơn vị triển khai ý kiến chỉ đạo, kết luận của Lãnh đạo Tổng cục, khiến cho công việc đôi lúc còn chậm. Bên cạnh đó, có tình trạng lúng túng khi triển khai một số quy định mới về công tác văn thư, lưu trữ. Một số đơn vị chưa thực hiện tốt chế độ báo cáo, giảm hồ sơ giấy tờ…

Những vướng mắc trên đã được lãnh đạo các đơn vị Văn phòng kịp thời khắc phục, đồng thời đã đưa ra những biện pháp để hạn chế được những sai sót, đảm bảo công tác văn phòng được chính xác và hiệu quả… Và những nỗ lực này của các đơn vị Văn phòng, đã được lãnh đạo Tổng cục và lãnh đạo các cục Hải quan địa phương ghi nhận và đánh giá cao.

Thu Trang